大數據時代下高校校史檔案資源利用平臺構建研究

崔淑芳

摘? 要：本文立足于大數據時代背景，探討利用大數據技術構建數據庫平臺，并提出利用數據平臺開發利用校史檔案資源的路徑。

關鍵詞：大數據;校史檔案;數據庫;資源利用

整理校史不僅是對學校發展過程的梳理，同時也是對高校悠久的歷史文化和精神的傳承、發揚。因此，校史整理是一項十分嚴謹的工作，必須是在查閱大量史料的基礎之上才可以撰寫，而且入選校史的資料都經過精挑細選的。[1]許多高校對于校史檔案的歸檔范圍作了明確的規定，很多高校都要求必須具有現實查證作用的資料才能歸檔為校史檔案。

對入選校史檔案的人物、事件都是經過篩選和梳理的，并不是所有的高校檔案都能夠歸為校史檔案，這二者之間并不能畫等號。長時間以來，高校檔案工作在高校整體工作中處于邊緣位置，而且檔案工作基本都是停留在管理階段。校史檔案作為高校寶貴的檔案資源，并沒有被充分利用，自身優勢沒有被充分發揮出來。

在大數據時代背景下，高校校史檔案越來越豐富，所以高校檔案部門應該充分利用大數據技術，構建相應的數據平臺，從而加強對校史檔案資源的開發和利用，推動校史檔案工作更好地發展。

1 傳統校史檔案的整理和利用情況

從當前眾多高校校史整理情況來看，校史檔案資源主要源于高校檔案館館藏資料、校友捐贈、對散落在社會上的資料收集和考證后所形成的資料這三類形式。

一是高校檔案館的館藏資源。高校檔案可以看作是學校發展歷史和文化傳播的載體，而校史檔案是經過精心篩選之后形成的，所以是高校檔案的內涵所在。檔案的本質特征要求必須是對學校發生的事情的客觀的記載，學校檔案館館藏資料是最真實的記錄，所以校史檔案必然要以學校館藏資源為依據。

二是退休教師、校友捐贈。一所高校經過多年的發展，培養了一屆屆畢業生，也有大批教師退休。這些教師和學生手上也掌握了大量關于學校歷史的資料，通過向他們征集可以獲得重要的聲像、文字材料，這些都是重要的實物檔案。

三是對散落在社會上的資料考證后形成的資料。一所學校歷經幾十年甚至上百年的發展，因為很多歷史原因，可能導致某些珍貴的檔案遺失。尤其是那些百年名校，在新中國成立之前因為受到戰爭的影響而導致檔案遺失，新中國成立后因為十年浩劫也可能遺失大量資料在民間，所以向社會征集校史資料也是常用的做法。但是，這些資料征集之后還需要進行鑒定，只有經過鑒定確保無誤的資料才能夠用到校史檔案的編研中。

高校校史檔案是非常重要的檔案資源，加強對校史檔案的開發和利用，有利于發揮檔案的價值。從當前很多高校的做法來看，校史檔案的利用途徑主要包括三個方面。

一是用于服務用戶多元化的需求。對于從事高校校史撰寫工作者來說，可以根據服務對象撰寫出不同主題的校史檔案。譬如可以根據學校歷史上發生的某一重大事件而重點描寫、細化，由此形成專題檔案;亦或者就學校的舊聞、趣事、回憶而撰寫成校史檔案，以此來吸引更多的師生對學校過往歷史的關注，將學校生動的形象再次呈現在人們面前。[2]隨著社會的發展，高校校史檔案服務對象會更加多元化，這就需要高校檔案館加強和社會的互動，在互動的過程中挖掘更有價值的素材來進行研究，這也是高校檔案館提升管理水平的一種路徑。

二是采用多種方式來開發校史檔案。首先是將校史檔案中與展覽主題最為接近的部分，或者是校史檔案中最精華的部分展出來，開展一種富有特色的展覽活動;其次就是借助于各種渠道傳播校史檔案中的信息。在新媒體社會，借助新媒體技術，能夠最快將校史檔案中的成果、事跡等內容推送到社會中去;再就是將有相當價值的文獻檔案匯集成冊進行專題出版。通過多種形式開發校史檔案，有利于學校和社會之間的溝通，產生良好的社會反響。

三是利用信息技術開發校史檔案。校史檔案一般不涉及到保密內容，可以最大限度地向社會公開。譬如學校可以在網站上展示校史檔案其中的重要部分，或者校史編撰的動態，這樣可以讓更多的人關注學校的動態。而這個過程則需要對校史檔案相關信息的著錄、標引等方面進行加工，還要編制相應的檢索工具，從而實現校史檔案的信息化，便于用戶查閱和瀏覽，發揮校史檔案的價值。

2 大數據技術對檔案利用產生的重要影響

大數據技術對社會眾多領域都產生了影響，對檔案工作更是產生了非常重要的影響，帶來了更多的變革和挑戰。

一是縮短了檔案和用戶之間的距離。通過大數據技術能夠實現多個數據庫之間的聯通，實現資源共享。[3]對于傳統的實體檔案來說，無論是鑒定還是管理都相對比較復雜，但將實體檔案進行數字化加工之后，鑒定就只需要把握方向，而管理更多是依靠計算機。[4]因此，利用大數據技術可以簡化大量檔案資源的保存方式，便于查詢和使用，還大大增加了檔案資源的開發力度。

二是為用戶提供個性化的服務。用戶在查閱和使用檔案之后會留下查詢記錄，大數據技術可以將這些軌跡整合起來，便于為用戶下次查詢提供特定的服務。還可以利用大數據技術獲知用戶查閱檔案的目的、訪問平臺的數據等方面內容，并由此預測用戶的興趣愛好，從而實現及時跟蹤和定制服務的目標。[5]

三是有利于檔案編研活動的開展。有了大數據的支持，檔案編研系統進一步升級，廣大用戶不僅可以突破時間和空間的限制，還能夠借助大數據詳細了解檔案發展及檔案館的館藏情況，相比較過去檔案管理的方式，用戶可以獲得更多自己想要的資源和信息。

3 高校校史檔案資源利用平臺構建路徑

校史檔案屬于檔案的重要組成部分，要加強校史檔案資源的利用，則必須要設計數據庫，打造平臺，從而為用戶提供更多的服務。

從很多學校的校史檔案資源來看，基本都是非結構化的數據，比如一些文檔、文本，或者是照片、視頻、音頻等。描述校史檔案資源的更多是元數據和結構化的數據，這可以借助二維表結構的邏輯來表達實現，這就是平時所說的目錄數據。要打造檔案資源利用平臺，基于節約成本的需求，即便是非結構化的檔案也同樣能夠直接通過文件的形式來存儲。

基于以上分析，校史檔案資源庫主要包括了文檔數據庫和二維數據庫，在數據庫中建立關系表之后，則可以把二者REC_id、REC_add建立長期聯系。[6]

首先是要分析元數據。元數據主要是描述文件形成的背景、具體內容以及文件的結構和管理過程的數據。換句話說，元數據也就是和數據相關的數據，或者說是和數據相關的結構化數據。以校史檔案資源為例來說，譬如征集信息的過程中采訪到一篇口述的稿件，而描寫這篇稿件的背景及內容的信息就是元數據，其中包括稿件涉及的人物、事情等多個要素。從上文分析的校史檔案來源就能夠得出不同的元數據，這樣有利于平臺的建設和管理，可以利用同一元數據標準來進行描述。

其次是數據庫的設計。這里所說的數據庫指的是校史檔案資源庫的目錄數據庫，其中主要包括系統表、元數據信息表、用戶表以及文檔關系表等等，而利用關系型數據庫則可以實現元數據及相關信息。根據實踐需要設計相關的字段。

最后是確定電子文檔的存儲。校史檔案資源涉及到的數據都是電子文件，必須是以文件的形式存儲到服務器中，實現的過程主要包括以下幾個步驟：

第一步，建立FTP服務器，提前設置好賬號和電子文件存儲的路徑;第二步，在平臺的系統中建立校史檔案資源的數據表;第三步，在著錄文件信息時會在數據庫系統中生成記錄，同時也會生成唯一的ID號;第四步，利用平臺上傳文件時，電子文件則借助于FTP服務器上傳到已經設定好的存儲目錄中，系統并且會記錄文件目錄的ID號，還可以記錄文件的名稱、大小等相關信息;第五步，平臺系統借助原文關系表中的Rec_id和門類表實現信息的關聯，通過目錄直接檢索所需信息。

4 結語

校史檔案作為一種特殊的檔案類型，記錄了高校發展的歷程和重要時刻，是高校檔案工作的重要組成部分。同時，校史檔案資源內容非常豐富，其中很多資源具備開發和利用的價值。在傳統的檔案管理模式下，人們查閱校史檔案需要到檔案館，通過繁瑣的檢索程序才能夠獲得有效的信息。在大數據時代，可以利用大數據技術構建校史檔案資源開發利用的平臺，廣大用戶借助平臺可以查閱大量的校史信息。

構建校史檔案資源數據庫的主要目的是為了開發校史檔案資源。通過平臺開發利用校史檔案資源就像是將原本散落的珍珠串聯起來的過程，將學校校史信息主動呈現在廣大用戶面前，方便其查閱和瀏覽，以此達到發揮校史檔案資源價值的目的。因此，前期校史檔案的資料的收集、撰寫都只是量變的過程，而建立校史檔案資源數據平臺、充分開發利用校史檔案資源則是一個質變過程，這對高校的發展也能起到很好的宣傳作用。

參考文獻：

[1]王燕.試論高校校史檔案管理的作用及其開發利用方略[J].三門峽職業技術學院學報，2010（3）：87.

[2]許萍.高校校史檔案的管理與利用[J].太原城市職業技術學院學報，2012（7）：95.

[3]王黎.大數據背景下檔案文化資源的開發與應用[J].山西檔案，2018（4）：31.

[4]郎健華.挖掘檔案文化資源推進檔案文化建設[J].浙江檔案，2011（8）：56.

[5]趙之詠，張照余，黃青.檔案文化資源商業化開發路徑探索[J].檔案學研究，2017（1）：32.

[6]尹艷梅.校史檔案資源庫建設與資源開發[J].電子技術與軟件工程，2017（12）：179.

（作者單位：河南護理職業學院 來稿日期：2019-12-12）