提升事業單位人事檔案管理水平的策略分析

寧佳琦 于持盈

摘要：自國家經濟體制深化改革以來，我國已經成為目前全球最大的發展中國家，隨著經濟的迅速發展，對事業單位的工作效率及管理要求也在不斷提升，檔案管理作為事業單位日常管理工作中的重要組成，檔案管理質量關系到事業單位未來發展和決策。因此，必須加強事業單位的檔案管理力度，不斷提升檔案管理質量，以更嚴謹的態度更好的對事業單位的檔案文件進行保管。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理水平;提高策略

前言：

檔案作為重要的資料，見證了事業單位從始至今各個階段的發展過程，尤其是人事檔案，完整的呈現了事業單位建設過程中資源的利用、投入與產出，以及人力的變遷過程。事業單位的檔案管理牽涉到國家政策文件以及機密公文的保密工作，具有高度的嚴謹性，規范性。盡管近年來事業單位的檔案管理水平得到了大幅度的提升，但仍然存在著較大的進步空間。本文就當前事業單位人事檔案管理存在的問題進行分析，并提出幾點解決對策，以供參考。

1.事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

當前，事業單位檔案管理工作中存在的問題是多方面的，具體體現在幾個方面：一是決策層對檔案管理工作的重視度不夠，事業單位的檔案管理工作是一項系統性的大工程，其過程是動態的，因為檔案管理貫穿了整個事業單位的生命周期。這其中牽涉了大量的文件、圖片、手冊、人事資料、項目往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時間順序、按項目先后、按過程分門別類的進行分類、歸納與整理。然而多數企業還停留在檔案管理不是過文件整理的層面上，認為只要收集起來，放進文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負責收集的人員素質水平差異，對于變更的、補充的資料沒有及時進行歸納或是更換，就導致后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可;二是對檔案管理工作隊伍建設的關注與重視度不夠，檔案管理工作人員的專業素質有待提高，檔案管理是一門具體的專業，管理人員的能力水平與管理成果之間有著必然的聯系，多數事業單位都是從內部調動人員負責檔案管理工作，具有專業檔案管理背景的管理人才比例小，這就導致其對檔案管理的流程、具體實施的措施并不熟悉;三是管理觀念落后，創新力不足，隨著信息數據化的時代特征越來越明顯，檔案管理的綜合性也越來越強，資料整理工作也需要與時俱進。然而，目前事業單位檔案管理觀念相對落后，檔案管理制度缺乏彈性、管理方法相對簡單，只是用統一的標準規范資料整理過程，機械重復且千篇一律的工作模式和流程一成不變;四是檔案管理機制及信息化水平有待提高，隨著科技的進步，各行各業都利用大數據以及信息技術進行內部管理質量與效率的提升。基于此，單位也涌現了大量需要更新的信息與資料。然而檔案管理并未積極跟上時代發展的腳步，對信息化的應用不夠全面，導致檔案管理工作處于被動狀態。軟件集成功能不強，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時快速有效完成，資料整理不完整、不規范等現象時有發生，種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

2.提升事業單位人事檔案管理水平的策略

2.1加強檔案管理隊伍的專業能力建設

為了使檔案管理更好的適應新時代的發展趨勢，必須從理論與實踐兩方面來提高管理人員的能力素質，首先要有目的組織檔案管理人員進行各種交流培訓，頭腦風暴，以此來促進理念更新，加大對相關檔案管理法規的學習，不定期與同行交流，積極借鑒優秀同行的管理理念，學習先進的管理模式，并在此基礎上結合單位實際進行創新，使檔案管理更具實效性。其次要進一步強化和鞏固檔案管理技能，強化計算機操作和電子檔案系統軟件的培訓，強化檔案管理人員的實操能力。最后要科學評估人才，合理地引進專業的檔案管理人才，通過嚴謹細致的工作更好的保證入庫檔案質量，使檔案管理發揮出最大的價值。

2.2加大投入，推進檔案管理的信息化建設

事業單位的檔案管理工作的信息化建設必須要跟上大數據時代的發展要求，所以要積極利用先進的信息技術、大數據技術，以及有效的方法和手段，進行設備和技術革新，通過推行檔案信息電子化來實現檔案資料數字化管理。一是要落實檔案管理部門統一規劃、統一部署，統一監督的原則;二是要加大對硬件設備的投資，淘汰老舊的電腦、掃描儀等設備;

2.3強化檔案的安全管理

眾所周知，事業單位牽涉到大量政策性、保密性極強的文件。所以，必須把檔案安全管理放在首位，從加強人員管理、完善制度建立、加強技術防范等三方面來落實檔案的安全管理，一是聲明檔案管理的風險防范性，提高管理人員的道德與法律意識;二是建立完善的檔案安全應急管理制度，根據存在的隱患進行必要的防護，確保檔案管理系統的安全、高效運行;三是通過計算機網絡防火墻與監控設備加強安全系統的建設，在信息技術高度發達的今時今日，在切實體驗網絡帶來便利的同時，也要采取有效的措施識別與防范安全風險。通過對檔案資料訪問的各個模塊限進行使用權設置;對檔案管理系統的運行狀態進行有效監測;對外部及內部風險進行有效識別;四對對故障進行分析與及時排除，以此確保檔案管理工作有序安全開展。

3.結束語

檔案是見證事業單位歷史變遷發展的重要憑證，也是日常管理工作中不可或缺的組成部分。在經濟高速發展的新態勢下，傳統的檔案管理模式顯然已經無法滿足新時代發展下事業單位日常管理工作的實際需要。因此，事業單位的檔案管理工作也要積極順應時代發展的變化，不斷的轉變思路，提高對檔案管理重要性的認識，積極創新檔案管理模式。通過加大檔案管理人員培訓力度、建立健全檔案管理制度、應用先進的信息技術等手段，通過技術、人員、制度三方面來切實提升檔案管理水平，為事業單位的可持續發展保駕護航。

參考文獻

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