合同全生命周期閉環管理實踐的探討

田宇

[摘 要] 本課題研究旨在對采購合同從起草、簽定、履行、履行合約過程中出現的矛盾及其解決方法、合同的終止等貫穿合同始末的整個管理過程，在該過程當中每個參與者都分工明確、各守其職，是采購部門所采取的一種比較高效、合理的合同管理模式，該模式通常被人們稱之為全生命周期管理方法。實現對物資采購合同的系統管理，規范合同付款，保障履約質量，加強法律和經營管理，滿足了企業各個部門在合同方面的管理需求，同時建立了完整的、基于現代化網絡信息技術和集成技術的合同共享管理平臺，這也有效增強了企業財務的集中管理和企業財務內部的有效控制。

[關鍵詞] 合同管理；采購部門；全生命周期；集成共享；閉環

中圖分類號：F426.5 文獻標識碼：A

一、研究的目的及意義

企業從事商務活動，都離不開合同。從合同談判、成立、約定的履行和管理，最后到修訂、更新和持續分析整個合同管理的過程，涵蓋了企業管理的各個主要部分。如今，是一個以信息化技術助力企業生產運營與管理發展的新時代。現代化信息技術融合先進的管理理念可以構建一個高質量的、功能全面的合同管理系統，通過這個合同管理系統可以為企業的生產運營與管理發展提供科學的決策、計劃以及控制等依據。當前，國際領域的很多企業都建立了自己的端到端的現代化合同管理系統，實現了合同管理的信息化、統一化、高效化、規范化、標準化和科學化，同時也實現了合同法律法規、合同數據管理、合同資金需求預測等的共享和其他信息系統工具的集成與融合。

二、研究與實踐內容

（一）合同全生命周期流程梳理

合同管理的全生命周期流程是是從合同制定的準備工作、合同內容的起草工作、合同擬好后的審批工作、合同定稿后的簽訂工作再到合同履行及其歸檔的一個全過程。

1.合同準備

合同制定之前的準備階段過程中的第一個重點環節是針對所要使用的合同示范文本采取科學、合理、可行的管理措施。建立合同示范文本制度，每年選擇恰當的時間不定期地針對合同范本數據庫當中的合同范本內容信息結合實際情況對其進行改進與完善。對合同示范文本進行審查，合同管理系統數據庫當中的合同范本內容時刻都能夠符合當下企業生產運營與管理發展的要求[1]。

2.合同起草和審核

合同起草是根據系統固化的合同示范文本進行創建。

合同審核是對合同前置的審批流程及約定的條款內容進行全面把關，防范合同風險。充分利用信息化手段，將各部和各層級人員的審查職責固化到系統中，在合同管理系統中設置審核時間的提醒功能，以督促審核任務的及時完成。

3.合同簽訂與用章

合同的簽訂按照合同金額和業務授權審批層級，兼顧了普遍性和特殊性。

在合同用章方面，使用物理簽章和電子印章兩種方式。

4.合同履行

按照合同內容當中的條款和要求履行合同是一個動態、變化的復雜過程，同時也是一個非常難以進行有效控制的過程，因為在實際操作過程當中，很容易由于受到外界各種因素的改變而使得實際情況發生改變。但利用信息化手段可實現對合同的履行監控，通過合同管理系統與SRM系統、ERP系統的數據關聯，實現了系統間“一點錄入、全程跟蹤”。

（二）合同全生命周期模式構建

1.運用科學的管理方法

通過運用“將復雜的事情變得簡單化，將簡單的事情進行流程化，將流程化的事情實現定量化，將定量的事情轉化為信息化”的科學管理方法，構建符合企業生產運營和管理發展要求以及新時代社會發展趨勢的合同全生命周期管理模式。

2.明確規范化的合同組織體系

規范的合同管理體系必須要有一個統一管理的領導和一個忠于職守、負責、盡職的職工隊伍，同時還要有團隊合作和顧全大局的意識以及能夠切實有效地做到相互監督、共同發展。

3.完善科學化的合同管理制度體系

科學的管理制度是合同能夠順利履行的重要保障。因此，要結合實際情況和發展要求建立一個科學的合同全生命周期管理制度，有效確保合同各項條款的有效履行。

4.優化合同全生命周期管理流程

合同管理過程當中的每一個環節都不能夠省略，尤其要特別注重合同細節部分的內容，要細化分工、明確職責，促進合同的高效履行。

三、研究方法

（一）合同管理現狀及存在問題

在2017年之前，神東由于SRM合同管理系統與法務系統不集成，所有合同在SRM系統審批后進行簽訂，不進入法務系統審批，法務管控不到位；在ERP系統中，財務在發票核驗時以合同信息為準，到付款環節，以供應商為單位進行集中付款，造成無法了解合同付款及質保金支付情況；財務付款通常根據當月付款計劃按供應商掛賬金額的一定比例進行付款，不能完全遵守合同約定的付款比例，存在法律風險[2]。

合同全生命周期管理過程中，與合同相關的商務、財務環節上都存在著棘手的問題，如合同與付款未形成閉環、合同管理的規則和策略未進行信息化管理、無統一的合同管理平臺不能制定合同信息全流程貫穿的評價指標等。

（二）形成的調研結論

1.SRM中所有合同都需流轉到法律系統審批和合同的履行。

2.各類合同實現MDM統一賦碼：所有合同由MDM系統統一賦碼，此編碼作為各個系統之間流轉的唯一標識。

3.審批實現SRM與法律系統協同管理：即物資部門在SRM系統中進行審核，完成最后一級審核后，流轉到法律系統進行后續審批。

4.付款的時候必須發起付款申請。

5.非集成業務（指直接財務處理的采購業務）掛帳時由業務員在法律系統中發起掛帳申請。

四、研究成果

2017年年初，集團的合同全業務生命周期閉環管理正式上線，實現了法律系統對全級次組織、全類型合同（勞動合同除外）的線上全過程閉環管理。