信息化時代提升國企檔案管理的思路

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中國石化作為大型國企，積累了大量的歷史檔案資料，隨著時間的推移，每年新增的檔案也數量巨大，檔案的門類日益豐富。為適應時代發展，中國石化集中力量開發了飛揚檔案管理系統，將整個系統的檔案電子化后全部納入平臺，做到信息的安全可靠和共享利用。但檔案信息管理系統在應用過程中還存在一些問題，需要在實際工作中加以改進與完善。

檔案信息化管理存在的問題

一是對檔案信息化工作重視接受程度不高。由于檔案管理在許多單位屬于辦公室輔助工作，故檔案信息化工作基本停留在完成上傳信息的階段，缺少后期的跟進、推廣和利用普及。雖然實現了紙質檔案的數字化，但是查檔人員仍然信任紙質查檔，心理上不太信任電子檔案。

二是檔案信息系統本身的不足和局限。飛揚檔案系統由于開發時的局限，很多設置不夠合理，給檔案導入及查詢帶來不便，影響工作效率。檔案系統是由計算機人員開發，所以部分設置和檔案的歸檔要求有差異。比如在分類上多了具體科室的類目，即永久、30年、10年之后，另加“黨群管理、行政管理、經營管理、科技管理”等科目，使得整個系統繁冗、不靈活。

三是檔案信息化管理專業人才缺乏。檔案信息化進程，對檔案管理人員的個人素質和能力提出了更高的要求。檔案員不但要熟悉檔案管理知識，也要懂計算機和網絡技術，對上線的檔案系統要深入了解，熟練運用，需要懂檔案管理和計算機操作的復合型人才。目前不少企業檔案員更換頻繁，年齡偏大，對計算機網絡技術不熟悉，缺乏熟練使用檔案信息系統的能力。

提升企業檔案管理水平的措施

樹立大檔案觀和大服務觀。石化企業檔案管理存在的問題，根本原因在于對檔案管理的重視不夠。要秉承“對檔案負責、對企業負責、對歷史負責”的理念，將檔案工作放到和其他工作一樣重要的高度來認識，重視檔案的管理和應用。檔案信息化改革的最終目的是更好地為企業發展服務。在企業內部，應做好全員的檔案信息化工作的宣傳教育，引導員工積極參與到企業檔案的信息化建設中來，加快企業檔案的信息化建設進程。

加強檔案管理隊伍建設。一是檔案管理需要專業的檔案人才。二是檔案管理系統的專業化。要加強對既精通檔案業務又懂計算機應用的復合型人才的培養，選聘年輕、學歷高、適應能力強的員工從事檔案管理工作。加強對檔案業務人員的培訓，鼓勵員工學習深造考檔案員證，考檔案職稱，切實提高一線檔案工作人員的業務能力。

建立健全檔案信息化建設的制度規范。完善各項制度，提高信息化檔案的規范程度。統一明確檔案信息化處理的格式、字體、命名方式、文檔大小等的要求。同時，聯合信息部門對聲像、電子檔案資料的移交格式做出標準規定，保證檔案信息化后的兼容性、數據與存儲格式的一致性。建立和完善電子文件信息化、檔案庫房、檔案系統操作、紙質檔案數字化掃描等一系列標準體系，為整個信息化工作及其他兄弟單位的信息化進程提供模板借鑒。

重視檔案信息化基礎設施建設，將信息系統的操作應用升級落到實處。在硬件設施建設中，加大對信息化設備的投入，包括配置高質量的掃描儀、電腦、打印機、相機等設備。軟件設施方面，做好石化企業OA辦公網與檔案系統的對接，確保每份電子原文件的及時歸檔。

全面梳理檔案系統存在的問題、操作中的難點和缺點，適時對系統進行升級，提高系統的功能性和靈活性。系統的升級要根據企業的現階段實際情況設計提升框架，保證檔案系統的功能既適合企業發展的現狀，又要著眼未來，適應企業發展的趨勢需要。全面推進網上電子檔案的查詢利用工作，提高工作效率。