新形勢下醫院檔案管理現代化的問題及相應對策分析

黃 凱

（湖北省孝感市中心醫院，湖北 孝感 432000）

隨著我國經濟社會的飛速發展，醫院管理越來越受到社會重視，特別是伴隨現代化技術的普及，醫院檔案管理面臨著更多機遇和挑戰。隨著我國新式醫療衛生體制改革的逐步落實，政府對新醫改的實施效果日益關注，也對醫院的管理工作提出了更高的要求，特別是醫院的檔案管理工作。作為一種特殊的信息資源，檔案管理在醫院整體運營體系中占據較大比重。顧名詞義，醫院檔案管理指的是對醫院各項活動行程的歷史記錄進行搜集、分類、匯總，形式豐富多樣，包括文件、圖表、音像、磁盤等不同種類，一方面可以為臨床醫學提供參考依據，另一方面可以作為史料來源，見證醫院的建設經過。因此，加強醫院檔案管理，結合現代化手段，使其日常運營更具科學化和合理性，是必要之舉。

1 檔案管理工作對醫院發展建設的重要意義概述

1.1 醫療衛生檔案能夠對醫院管理和發展起到推動作用：檔案管理屬于對無形資產的管理，醫療檔案是醫院資產中的一部分，對醫院建設發展和管理工作具有精神推動作用。因為醫療檔案涉及醫院建設的各個環節，包括管理、臨床、經營和科研等，要對每個環節的數據進行精準記錄，供內部需要和外部服務。這就說明，醫院檔案資料內涵豐富，且醫用價值高，是智力資源和科研潛力的綜合，只有檔案管理工作不斷完善，檔案儲存不斷豐富，才能激發醫院職工的集體榮譽感和工作積極性，共同為醫學知識的創新和醫院管理的科學化做出貢獻[1]。

1.2 醫院檔案是管理工作的主要信息支撐和來源：醫療衛生檔案存在的必要性在于能夠真實記錄醫院各部門、崗位的信息往復和過程，將醫院的各項工作記錄進行永恒保存，為醫院工作者研究疾病本質、探求醫學內在規律提供科學依據，從而對醫院過去、現在和未來的醫藥發展現狀有所掌握，能夠采取有效措施切實提升當前醫院內部的醫療技術水平和服務質量，對醫院制定長期發展規劃戰略和工作部署大有幫助[2]。

2 當前醫院檔案管理現代化存在的問題及應對策略

2.1 存在問題概述：首先，醫院的檔案管理機制不健全，各項參考標準不統一。當前，檔案管理操作不規范是檔案管理機制不健全的主要表現。例如，檔案管理工作在實際中主要涉及三個科室——職能科室、使用科室和檔案室，但是這三者之間存在責任落實不到位，分工不明確的現象，且由于各部門檔案被分離管理，致使信息的完整性和連續性無法保障，出現重復搜集資料、浪費資源的現象。其次，醫院缺少專業的管理人員。調查顯示，大部分醫院的檔案管理人員均不是專業人員，而是由行政部門或護理專業轉行而來，對該項工作缺少專業精神，工作緩慢，且檔案管理這一崗位的人員流動性大，員工法制意識淡薄[3]。第三，醫院檔案管理的現代化水準不高。傳統檔案管理工作提倡手工提取數據，出錯率高，準確性低。但盡管使用現代化手段，如引入先進的醫療設備和檔案管理技術，但醫院對此并不重視，未及時安排專業人員對醫療設備存儲的檔案進行監控管理，丟失現象極為嚴重。第四，當前醫院檔案管理工作存在重管輕用現象。醫院在對檔案進行搜集整理歸類后，很少再重復利用，信息資源得不到及時開發，一些極為寶貴、對醫療事業大有幫助的病例或臨床試驗存檔被浪費，影響醫院整體醫療水平的提升[4]。第五，醫院領導層對檔案管理工作不重視，檔案歸檔內容模糊無界限。影響檔案管理工作穩步提升的主要因素之一就是院內領導層對此的不重視，且管理理念落后，甚至給人一種檔案管理“形同虛設”之感。另外，醫院為檔案管理工作指定的標準過于陳舊，管理工作者在整理資料時存在盲目性和隨意性，一些具有重大醫療價值的檔案反被湮滅。且檔案歸檔不及時，部分紙質卷宗破損嚴重，無法進行正常電子收錄等。

2.2 相應對策分析：首先，醫院內部要健全檔案管理制度體系，規范現有管理模式[5]。可以從以下幾個方面入手：其一，為檔案管理制定保管期限和對員工的考核獎懲機制，如果逾期不對檔案進行重新分類保管或者工作中存在懈怠行為，均要被處罰。其二，醫院在選擇檔案管理專業人員時要綜合考量，盡量聘用從事該崗位工作時間長且經驗豐富的人員組成檔案管理小組，并且每個小組要增加一名技術人員，用于對參與檔案管理工作的技術設備進行及時維修保養。定期為這些小組組織專業培訓活動，邀請其他科室積極對檔案管理工作建言獻策，實現對檔案管理規章制度的規范化、有序化處理。其次，提高檔案管理專業人員的業務水準，強化其管理意識，同時積極引進現代化檔案管理技術。檔案管理，并非將各科室的所有日常記錄搜集羅列然后進行保存如此簡單，而是要力求讓這些檔案資料更加科學、規范，還要經過一系列的分類整理和重要性分析，使得這項工作更具制度化。這對檔案管理人員的專業水準有較高要求[6]。要想提升醫院檔案管理工作的整體水平，醫院就要不斷組織業務培訓，并且對檔案管理人員進行階段性考核。另外，檔案管理的現代化指的是利用計算機等網絡信息科學技術為管理工作提供方便，為醫院節省大量的人力、物力和財力。但是電子檔案不能完全代替傳統紙質檔案，要將二者加以巧妙結合，如人事檔案、病歷檔案、科研成果等可以在電子備份之后，預留好紙質部分，便于及時查驗。

3 結束語

總而言之，在醫療衛生改革背景下，現代化信息技術的輔助作用在醫院檔案管理工作中日益凸顯，檔案管理人員要不斷提升自身綜合素質，完善自我，醫院管理層要積極探索檔案管理工作的先進性，分析當前檔案管理工作存在的不足，及時加以改正，以此提升醫院的整體運營水平，幫助醫院樹立良好的發展形象。