辦公室行政管理精細化的思路與對策研究

劉智信

辦公室行政管理精細化發展是推動企業穩定運行的必要手段，有助于行政工作模式適應現代化社會建設。本文先分析當前辦公室行政管理精細化工作中存在的不足，并提出細化崗位職責、創設管理目標、深化協同意識、樹立企業文化四個辦公室行政管理精細化的思路和對策。

辦公室行政管理相比于其他部門在工作性質、內容方面更加復雜，為提升其工作效率和質量，應朝著精細化的方向發展。企業應結合自身在發展過程中的實際情況制定辦公室行政管理精細化的對策，希望能夠降低工作中對人力資源的浪費，既能夠提升企業綜合實力，又能夠保證其經濟效益。

精細化工作中的問題

第一，考核管理量化性不足。考核管理的量化會直接影響辦公室行政管理的工作效率，在工作量化過程中，沒有結合實際工作內容，過于看重業務績效，忽視企業文化、工作風氣等方面的建設，導致辦公室行政管理工作缺乏實踐性。第二，管理目標不明確。多數辦公室行政管理工作都缺乏明確的目標，在績效考核制度設計的時候，沒有結合員工日常工作中的多種因素，崗位職責和責任目標不匹配的情況屢見不鮮。一旦在工作中遇到問題，責任推諉的情況時有發生，不利于辦公室行政管理的有序進行。第三，協同辦公系統不完善。現階段辦公室行政管理工作系統模塊設計存在缺陷，嚴重影響各部門工作人員對系統中數據的利用，降低部門之間信息溝通和傳遞的及時性，無法保證辦公室行政管理工作的精細化發展。

精細化工作的思路與對策

細化辦公室行政崗位職責

統一的考核標準是細化辦公室行政崗位職責的有效手段，能夠實現行政工作精細化的目標，約束工作人員日常行為規范，確保在工作中出現問題，能夠第一時間找到相關負責人并落實責任，盡快解決問題，提升工作效率和質量。首先，應明確責任制管理體系，確保辦公室行政工作人員的管理職能，避免因工作復雜、瑣碎而降低工作質量，還會影響其工作積極性。辦公室行政工作人員的日常工作應由專人整理并進行邏輯化拆分，確保對工作中的各個環節做以嚴格把控，降低工作中出現失誤的概率。同時，管理人員應站在宏觀的角度運籌帷幄，合理規劃辦公室各項事務，將責任落實到個人，降低對人力資源的浪費，助推辦公室行政工作的順利開展。

其次，要確保辦公室行政管理的標準化和流程化，根據行政工作的目標、內容、任務等因素為工作人員規劃工作界面。基于完善考核制度的前提下，對現有工作職責進行二次精細化處理，保證每項工作完成的質量和效率，并及時通過考核系統對行政工作人員的業務情況進行客觀評價，直接與每月薪資水平掛鉤，確保其能夠將更多的熱情投入到工作中，堅持認真負責的工作態度。同時，要定期向行政工作人員傳達近期的工作目標，且將其傳輸到內部辦公系統和制定責任說明書，通過多種方式幫助工作人員充分認識到自身職責權限。

最后，企業在開展辦公室行政管理精細化工作時，應先分析各個崗位的工作職能，做好行政工作人員的調度與管理，確保不同類型、職業素養、專業水平的工作人員能夠在相應的崗位發揮其最大作用，真正實現辦公室行政管理的精細化。另外，辦公室要強化對工作人員行政工作能力的指導，開展日常工作內容的量化考核，為控制整個工作進度的合理性提供便利，確保工作目標和工作進度的有序進行。

創設清晰明確的管理目標

傳統辦公室行政管理工作的目標不明確，在制定管理制度時無法保證其針對性，難以建立清晰的精細化工作管理模式，在一定程度上降低了辦公室行政管理工作的效率和質量。為此，辦公室行政管理人員應基于高效化的角度開展日常工作，轉變傳統模糊而落后的管理模式，明確精細化管理工作的目標，并對目標從細節方面進行量化，確保辦公室行政管理工作中的每個環節都能按照相應的流程進行，管理者可以對整個管理階段進行全面掌控，為考核辦公室行政管理工作人員業務績效實際情況提供助力。另外，管理者在創設辦公室行政管理目標時，應站在企業發展全局的角度，不能完全憑借其工作經驗和主觀感受去制定，需要在創新行政管理工作理念的同時，發揮辦公室行政管理精細化工作的連續性，助推企業的可持續發展。

深化辦公室協同工作意識

團隊合作意識是保證辦公室行政管理工作協同效果的關鍵因素，需管理者加強重視，注重團隊協作的精細化管理，確保各辦公室的行政管理工作人員在日常工作中能夠建立相互協調、合作與支持的工作關系，對于其他部門的工作能夠積極配合，保證辦公室行政工作的順利進行。第一，管理者應在企業內部宣傳協同工作意識的重要性，為各個部門的及時溝通、協商提供基本保障，將行政管理工作中的每個細節都落實到位。例如，行政管理部門在開展文件資料派發、整理的工作時，單靠自己的力量是無法完成如此龐大工作量的，需要多個部門積極合作，由行政部門牽頭對工作內容進行細化，并落實于各個部門，確保各項資源的合理使用，在控制工作資金成本的同時，提升辦公室行政管理工作效率。

第二，辦公室行政管理人員應提高自身對企業的歸屬感和認同感，在工作中構建積極認真負責的態度，基于全責分明的前提下落實日常工作內容，在潛移默化中培養工作人員的職業規劃意識，為辦公室行政管理的精細化發展奠定基礎。同時，要強化工作人員的服務意識，創設堅定不移的工作作風，在日常工作中積極弘揚黨中央下發的政治思想，摒棄傳統工作模式中管理者“高高在上”指揮的情況，而是要深入員工中去幫助他們解決實際問題，強化管理者指導的作用，保證辦公室行政管理精細化的實施效果。

發揮企業文化的重要作用

企業文化是其發展建設的靈魂，會直接影響企業能否在激烈市場競爭中站穩腳跟，有助于在日常工作中形成良好的風氣，推動辦公室行政管理工作人員思想觀念從傳統向服務型方向轉變。第一，管理者應充分了解辦公室行政管理部門中每一名員工的性格、態度、專業等因素，并能夠根據其實際情況進行崗位調整，使崗位和員工的工作能力最大限度的契合，幫助其養成精細化工作的習慣。同時，可鼓勵辦公室工作人員對日常行政工作內容進行記錄和總結，在統一規章制度的基礎下分解細化工作內容，在每月例會上對自己上月的工作情況進行總結，發現自身問題，并制定下個月的工作目標，將其與員工績效考核相結合，可以更加直觀而清晰的觀察到辦公室行政管理員工對精細化工作的落實情況。

第二，在日常工作中，應堅持“放大抓小”的理念，從細節方面對辦公室行政管理工作進行約束，全面提升其管理效果和工作效率[3]。其中，“放大”是指管理層應該拓寬在實際工作中對行政管理人員職責范圍的約束，在企業制定市場工作方案和宣傳推廣方案時，可與其共同商議，鼓勵辦公室行政管理工作人員放手去做，而管理者則是站在統籌的角度對具體工作細節進行監督，有助于培養在精細化行政工作中表現更加優秀的員工。

綜上所述，辦公室作為企業行政管理的重要部門，具有工作內容繁瑣、責任大的特征，在日常工作中，管理者要深化行政工作人員對精細化管理的認識，全面提高其行政管理水平，有效處理行政工作中存在的細節問題，實現辦公室行政管理的科學化和精細化，助推企業的長遠發展。

（西藏大學）