檔案資料信息化管理的思考與探索

韓麗梅

（吉林省松原市財政局 吉林松原 138000）

檔案是具有保存價值的原始記錄資料[1]。傳統的檔案資料的收集、整理、歸檔等管理方式效率低，且容易丟失和損壞[2]。信息化的檔案資料管理是指通過計算機等信息技術來實現檔案資料的數字化，能夠有效節約大量資源，便于資料的整理和保存。因此，實現檔案資料的信息化管理既是現代信息化社會發展的必然趨勢和基本要求，更是提高檔案資料管理工作水平的重要途徑。無論是檔案管理部門，還是管理人員，都應與時俱進，以科學的方針政策為指導，積極改進并革新管理的方式和手段，從而達到既定的工作目標。

一、打好基礎，加強信息化管理人才隊伍建設

檔案資料管理人員良好的專業素質和信息素養能夠為信息化管理提供智力支撐。因此，檔案信息化管理建設要加強信息化管理人才隊伍建設，為信息化管理打好基礎。一方面，檔案管理部門可以組織專業化的培訓工作，開展信息管理專業講座，管理人員也應通過各種方式學習、掌握檔案管理的有關條例和專業知識，不斷提升自身的業務能力、操作技能及信息素養，為檔案信息化建設提供智力支撐；另一方面，檔案管理部門應擴大管理人才隊伍，從外部引進專業、優秀人才，注入更多更新鮮的血液，進而從整體上提升管理隊伍的水平。例如，檔案資料管理部門可以對管理人員做好定期培訓工作，提高檔案資料管理人員的工作能力，督促他們熟練掌握檔案的開發過程，嚴格執行文件的收集、排序、分類、排列、編號、編目等工作。在檔案資料管理中加強信息化管理人才隊伍建設，將為檔案資料信息化管理工作奠定堅實基礎。

二、把握關鍵，建立數字化的檔案信息數據庫

檔案信息化管理的目標和重點在于能夠讓檔案的查閱者、利用者從廣泛的檔案資料中直接、快速地找到自己所需要的檔案。建立數字化的檔案信息數據庫能夠實現這一目標、突出這一重點。因此，實現檔案資料的共享是檔案資料信息化管理的關鍵所在。首先，檔案管理部門和人員需要利用信息技術和計算機技術來促進紙質檔案向數字化的轉變和錄入；其次，按照科學的標準和依據，對經過信息化、數字化處理的檔案資料進行優化處理，建立數字化檔案的基本目錄數據庫，使檔案信息一目了然，保證檔案資料的利用者能夠明確查找方向，提高查找效率，也能夠有效減少辦公系統運行期間對內存的需求；最后，根據數字化檔案的主要內容來大致分類，主要劃分為幾個不同的專題，在此基礎上建立數據庫，保證數據庫的開放性，以方便不同部門間的檔案互通和共享，提高檔案資料的利用效率。例如，為了完善信息化檔案管理，檔案資料管理人員應建立數字化的檔案信息數據庫，對紙質檔案完整地進行電子掃描，并將所有文件都輸入到新建立的數據庫中。在數據庫的建設過程中，檔案管理人員要根據檔案的時間、種類及不同的任務進行劃分。待使用、查找時，查閱者輸入關鍵詞便可查找到相關內容。

三、抓牢核心，構建檔案資料信息化管理系統

建立信息化管理系統是信息化管理建設的核心和本質，檔案資料也不例外。只有這樣，才能實現管理方式和載體的轉變，在本質上提升檔案管理、利用的效率。因此，檔案管理部門重點要根據現實工作情況，研究、開發出檔案管理軟件，構建收集、整理、傳遞、存儲、查閱等一體化的檔案信息化管理系統，減少檔案管理所耗費的時間和資源，促進檔案管理的科學化。此外，檔案管理部門必須加強和保障檔案資料管理系統的安全，加密每一份電子檔案，設置電子檔案的啟用權限，做好電子檔案的備份工作，進而使檔案資料信息化管理向著更加科學、高效的方向發展。例如，為了使檔案資料管理與時俱進，檔案管理部門可以專門設置檔案資源在線管理系統，整合分散式檔案資源，統一標準、統一平臺，提供在線實時查詢服務，做好檔案及時查詢、隨時上傳的功能。這樣構建檔案資料信息化管理系統，有效實現了檔案資料的及時性、便捷性、共享性管理。

總之，信息時代的到來對檔案資料管理工作既是機遇，又是挑戰。推進檔案資料信息化是檔案資料管理工作應對信息時代挑戰、抓住良好機遇的重要途徑。因此，檔案管理部門和管理人員要充分認識到傳統檔案資料管理方式的不足，做到與時俱進、大膽思考、勇于探索、不斷創新，積極地改進、革新檔案管理的方法，切實推進檔案資料信息化建設，提升檔案資料管理水平，讓檔案資料更好地發揮作用，體現價值。