高職院校學生學籍管理信息化的思考研究

王姝蘊

(南通職業大學 江蘇南通 226001)

引言

我國在信息化革命的浪潮中，通過科技的不斷突破，信息化技術水平也日益提升。高職院校的學籍管理一直是一項繁瑣、復雜的工作，尤其是學籍檔案的保存有諸多的弊端。我國各行各業在信息化趨勢下，將高職院校檔案管理信息化，成為了適應當下發展的重要路徑。檔案管理信息化不但能夠減少檔案的遺失與損毀，還能夠根據工作進行流轉，對學生日后的工作意義重大。

一、高職院校學籍檔案管理信息化的意義

我國當前的高職院校中，學籍檔案的管理尤為重要，是其進行教育管理的基礎性工作。但是，學籍檔案的管理具有很大的難度，導致當前高職院校在此方面的管理水平不高。當前形勢下，我國隨著計算機技術的發展，各行各業都在逐步實現信息化管理，高職院校也不例外，加強對學生學籍檔案的管理，充分利用信息技術已成為大勢所趨。運用計算機對學籍檔案進行管理，不但可以提高精確性，還可以提高運算速度和文件整理的速度，工作效率是人工整理的數倍。我國當前的高職院校，大多數還停留在人工整理學籍檔案的發展階段，不但耗費的人力、物力，而且人工整理的速度較慢。由于操作人員的疏忽和疲憊，還容易導致錯誤的計算結果。信息技術的引入，使得高職院校學籍檔案管理變得更加便利，對學籍檔案的整理、計算的流程也由以前的繁瑣局面，充分實現了簡化，省去大量的紙質資料，提高效率的同時，無論人力、物力都實現了節約。我國通過進行信息化建設管理，使當前高職院校的學籍檔案管理更加智能化，管理效率也得到了很大提升。[1]

二、高職院校學籍檔案管理信息化的發展情況

當今，我國信息技術發展迅速，各行各業也不斷從中受益，陸續開始推行信息化管理，以提高自身的管理效率。目前，高職院校在推行信息化管理中存在較大難度。首先，高職院校負責人應轉變管理理念。一些負責人的思想觀念并沒有實現與時俱進，對學籍檔案方面的管理，還停留在過去傳統落后的管理觀念上；其次，高職院校重視程度不夠。許多高職院校對學生學籍檔案的管理，多由人工整理文件的方式進行，在充足的勞動力條件下，可以滿足當前管理的需要。因此，并沒有大力推行信息化管理；最后，操作人員的專業素養有待提升。當前，高職院校在學籍檔案的管理方面存在一些年齡較大，資歷較老的職工，他們對檔案管理這項工作兢兢業業、一絲不茍。但是，由于年齡較大，對信息技術的掌握能力較差，也難以提升工作效率。[2]

三、應屆畢業生學籍信息的信息化策略

應屆畢業生的學籍信息對畢業證書、學位證書的發放具有重要的參考價值。同時，考慮到學生就業及相關的時間節點問題，此類資料的信息化除了應充分保證準確性之外，還要考慮到時間性，盡量將信息的錄入、核對、校驗等環節所耗費的時間控制，以預留出富裕時間。學校在具體的工作中，如果前期沒有完整的信息化模式，可以考慮優先開發錄入程序，通知相關的應屆畢業生，自行錄入畢業核查所需要的基本資料。這樣，可以在短時間內迅速構建起海量的信息化資料網絡。同時，學校需要對學生的學歷信息進行準確的記錄，避免出現記錄錯誤。學生基本信息，如年齡、性別、身份證號等信息的核查，可以考慮通過與戶籍管理相關部門聯網實現校對。

四、應屆新生學籍信息的信息化策略

應屆新生的學籍信息相比較應屆畢業生而言，其在時間方面的嚴謹性要求降低。因此，應注重其基本信息的錄入。由于我國現階段多已經實現公民基本信息的系統錄入管理，此類信息可以考慮與相關的數據庫進行聯網來獲取。同時，考慮到信息的真實性，學校可以選擇合適的時期，組織學生對自己的基本信息進行核驗。在該過程中，學校應著重注意數據的隱私性，采取一對一，而非多對一的核驗方式。以此，保障學生的隱私權利。為保證信息的準確性，學生進行信息修改時，應首先提交可以證明已經錄入相關信息有誤的材料，并且由專業人員，而非學生本人進入系統進行修改。

五、學生信息改動的信息化策略

學生在讀書期間會通過參加多種課、內外活動鍛煉自我，提高自身能力。在此過程中，學籍內容也能夠起到較好的記錄作用。同時，學校需要對學生的學籍內容進行完整的記錄，使得學籍信息能夠進行統一的打包，一旦出現學生的學籍變動，可以以整體打包的形式發送到下一學籍管理單位，減少了學籍變動過程中的復雜性。除此之外，學生在讀期間的違紀行為，也應及時記錄以起到警示作用。相比較于獎勵類信息，此類信息應構建起完整的信息反饋機制，由相關監督人員在將懲罰信息公示，且無異議之后，直接錄入系統。

六、總結

信息化的技術以操作便捷化、安全化備受關注，高職院校在改革的背景下，將其應用于高職院校的學籍檔案管理是大勢所趨。高職院校的學籍檔案信息化意義重大，不但簡化了高職院校對學籍管理的復雜性，對學生日后的發展也能起到良好的促進作用。當學生在進行工作變更時，信息化的檔案管理也能夠作為學歷證明的重要組成部分。雖然，現階段部分高職院校學籍管理的信息化仍然存在一定的問題。但是，隨著技術的發展，一定能夠逐步完善。