探討信息化時代機關事業單位檔案管理的創新

馮瑞

摘要：在社會和經濟快速發展的今天，事業單位是促進我國經濟發展必不可少的一部分，對我國的現代化建設作出了重大貢獻。文章從機關事業單位檔案管理的創新意義，對檔案管理存在的問題進行了初步分析，提出了信息時代檔案管理創新的措施，希望對檔案管理工作有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化時代

引言

檔案管理工作離不開檔案，隨著事業單位的不斷發展及改革進程的不斷推進，其缺陷日益暴露，檔案不全的問題、不完善的內容和檔案管理工作問題還有待解決?；ヂ摼W技術的發展推動了信息時代的到來。信息數字化對人們的生活、工作、生活、學習起到很大的推動作用，一定程度上促進了檔案管理方式的變革和檔案管理水平的提高。

一，機關事業單位檔案管理的創新意義

1.符合時代要求

每個時代都有自己的特點，信息時代也不例外，在這個時代的條件下，大量的檔案無疑會使管理更加容易，現有的管理方法比較陳舊，受人為因素影響較大，為了改變這種狀況，必須引入信息技術。在信息時代，檔案信息平臺和技術可以大大提高工作效率，而不是手工操作。目前，檔案更加真實、完整，為組織單位提供可靠的支持，以應對信息時代的挑戰。

2.規范檔案管理

檔案管理過程中經常發生違規行為，因此，事業機關單位內部缺乏有效的管理模式。信息技術的應用有助于形成和發展一種新的模式，即最大限度地減少人為因素的影響，大大降低管理難度，以完成這項復雜的質量保證任務，檔案管理人員必須按照系統要求履行職能，當然，實現這一目標需要一個過程，首先，信息技術與檔案管理沒有充分融合，無法充分發揮技術優勢，在多邊努力中，融合步伐加快，檔案管理人員擺脫了繁重的工作，開始思考如何進一步開發檔案管理流程，隨著建設水平的提高，檔案管理工作越來越規范化。

3.提高工作效率

隨著時間的推移，檔案資料將繼續增多，不僅數量增多，種類也會豐富，這無疑會使工作更加復雜，必須利用信息技術的潛力來完成這項任務。將文件集成、數據分析和信息檢索等主要功能轉移到信息平臺，不僅可以減少工作量（由檔案管理員實施），而且還可以提高效率。

二、信息化時代下機關事業單位檔案管理工作現狀

1.檔案信息收集渠道單一

考慮到檔案管理信息化的發展趨勢，服務單位可以對檔案進行信息化管理，首先要廣泛、全面地收集檔案資料，獲取更多有價值的檔案資料，支持檔案資料的后續處理、規劃和使用，目前，盡管積極努力更新檔案管理信息，但檔案信息的收集仍然受到關注，而且，信息收集渠道一般仍以紙質形式呈現，即使紙質檔案材料可以通過掃描等方式轉換為電子檔案，當檔案數據不完整時，不可能在其他方面提供太多的幫助，這顯然不符合部門檔案管理的目標。此外，由于財務、技術等因素，一些組織單位往往無法使用硬件，部門工作人員對檔案認識不足，軟件開發滯后，這也給檔案數據的收集帶來了嚴重困難。

2.檔案信息價值發揮受限

有效利用檔案，通過收集、處理和整理，檔案的歸檔和保管可以在實踐中充分揭示檔案的價值，促進檔案管理的真正提高，從而實現檔案管理的基本目標。但在本組織各單位檔案管理的現階段，由于檔案本身不完整、不準確、不真實，必須適時進行檔案管理，檔案保存的效率自然不足。

3.信息安全問題日漸凸顯

在信息時代，信息技術的應用雖然可以為檔案工作作出巨大貢獻，但也可能導致一些信息安全風險，如泄密、數據丟失等。目前，許多部門和單位在檔案管理中對信息安全重視不夠，在信息安全方面采取了相對溫和的預防措施。這樣會造成嚴重后果，如系統漏洞、網絡病毒傳播等。例如，在處理個人事務時，一些員工會收到個人文件，這對員工的人身安全構成嚴重威脅。

三、信息化時代檔案管理新思路

1.轉變檔案管理觀念

與信息時代的傳統檔案管理不同，信息時代的檔案管理工作需要在觀念和內容上進行全面的改革和創新，傳統的檔案管理方法只是管理。信息技術極大地提高了信息共享和傳遞的速度，在這種情況下，隨著對檔案資料的要求越來越簡單，檔案機構必須改變檔案管理的態度，將傳統的檔案服務轉變為檔案服務，已成為管理檔案信息化進程的理念，如充分發揮信息技術優勢，為經濟單位提供高質量的電子資料，方便檔案存取，擴大檔案服務。

2.提高檔案工作人員的綜合素質

當前，檔案管理者在本單位的發展中發揮著極其重要的作用，這不僅關系到檔案信息化的進程，同時也關系到其信息工作的質量。要提高檔案質量，首先要加強檔案管理人才的培養，單位定期或不定期的培訓和認證可以使他們更快地提高知識水平。檔案工作者還可以利用專家組取得的方法，不斷探索檔案信息化領域的新途徑、新思路，有效提高檔案信息化工作質量。

3.建立健全檔案信息化制度

檔案管理必須創新，而完善的管理制度和信息化是基礎和前提，因此，機關事業單位必須建立健全的管理制度和標準化的信息系統，樹立管理和管理的標桿，對不合格的員工和人員實行嚴厲的處罰，確保檔案的有效管理，目前我國電子檔案系統還停留在文件處理階段，要加強數據庫研究，建立專業檔案數據庫，進一步優化電子檔案。

4.強化信息安全管理

隨著事業單位的不斷發展和改革進程的不斷推進，其缺陷日益暴露，檔案不全的問題、不完善的內容和檔案管理工作還有待解決。計算機技術的發展帶來了信息時代的到來。信息、數字化對人們的生活、工作、學習起到很大的推動作用，一定程度上促進了檔案管理方式的變革和檔案管理水平的提高。

結語

綜上所述，事業單位的檔案信息化建設越來越受到重視，檔案工作人員要認真分析檔案管理過程中所遇到的問題，積極探索檔案信息化的具體思路和方法，鼓勵信息檔案管理創新，使檔案工作更好地為社會經濟目標服務。

參考文獻

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