PDCA循環在醫院醫療管理檔案管理中的應用分析

倪濤

摘 要：醫院的檔案庫與數據庫中記載有醫院在發展、科研、醫護工作者信息與患者信息等各個方面的信息數據。對于醫院檔案的管理工作也是醫院在管理中的一項重要工作，目前PDCA循環理論應用在管理中已經見到了顯著的成效，在醫院的檔案管理中也可以應用進來。本文對醫院檔案管理當中存在的一些問題進行分析，并提出幾點應用PDCA循環理論的策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;PDCA循環理論;醫療檔案

前言：PDCA循環理論中的四個字母分別代表了計劃（plan）、實施（do）、檢查（check）、總結（action）。這是一個完整的管理流程，具有周而復始的特點，能夠對檔案與信息數據進行更加系統的全面管理。在醫院檔案管理工作中應用PDCA循環，使檔案管理工作中暴露出的問題被不斷發現和解決，然后保留相關經驗，這對于提高醫院檔案管理水平，提升醫院管理工作的內在質量來說，具有重要的作用。

一、PDCA循環理念綜述

1.PDCA循環的含義

PDCA循環理論是由“PDS循環”管理模型進行了進一步的細化與完善后最終確立的一種管理模式，由于這種管理理論的提出者是美國的管理學家戴明，這種具有循環特性的管理模式也被稱作“戴明環”。目前，PDCA循環理論已經廣泛地應用在各類企業的管理工作中，對于標準化管理和管理質量的提升都有顯著的效果。在管理應用的實踐中，使用PDCA循環理論能夠有效地將單位的管理水平提升上來，它具有一套完整的內在管理體系，能夠在管理過程中有序地進行循環，獲得階梯式提升的良好效果。在醫院及逆行醫療檔案管理的過程中也可以充分將這種管理模式應用進來，幫助醫院優化自身的管理體系，對管理流程進行補充和完善，提升醫療檔案在醫院運營與開展工作中的便利程度。引用PDCA循環理論對于醫院的資源整合以及科學的分析和管理也有著重要意義，主要體現在醫療檔案架構的逐漸完善中，對于領導層而言，有了完整的檔案管理結構也能提高決策的準確度和科學性[1]。

2.PDCA循環理論內涵

PDCA循環理論的內涵體現在它的四個實施階段中，具體順序是先對管理進行計劃，然后落實到運行流程中，再對實施管理的過程進行檢查，最后將管理中可能存在的問題進行分析整理與總結。在這過程中PDCA循環理論的科學性與理論優勢得到了充分的體現，它是一個連續且不斷循環的過程，從檢查到整理不斷循環往復，最終將管理不斷完善，這種管理模式遵循一個固定的軌跡。

計劃指的是在這一階段的工作中如何制定管理目標，在現有的發展環境中如何對這一階段的管理工作進行規定，計劃階段既是一個循環的開始，又是對上一個循環的延續。執行階段則是對計劃階段中提出的管理目標執行工作的過程，是按照計劃將管理工作落實下去的階段。檢查是在一階段的檔案管理工作完成后進行查漏補缺的流程，這一階段中要進行具有系統性和有目的性的檢查，針對重要數據和復雜的信息進行更加具有針對性的檢查，將運行中存在的問題統一整合，發送到下一個階段，也就是處理階段。在處理階段的工作中，要對上幾個階段中發現的問題進行統一的處理和解決，并對下一階段的計劃做出調整[2]。

3.PDCA管理法的意義

在過去的醫療檔案管理流程中，許多檔案所需信息無法在第一時間進行整合與系統地回收，醫院中的檔案分析工作效率低下，歸檔與上架分析質量也得不到有效的保障。而應用PDCA循環理論到管理流程中可以有效解決這個問題，檔案管理的流程變得更加順暢，管理的效率與質量都能得到相應的提升，對于各類信息的錄入速度也能得到提升，數據獲取的流程變得更加清晰，及時性也得到了保證。大部分的檔案整理工作能夠在當天完成，對醫院中其他各項工作的快速響應也提供了檔案和數據的支撐，因此也能降低醫療糾紛事件的發生概率，對于醫療失誤發生的可能性也有降低的作用。

4.PDCA循環的應用價值分析

醫護工作者需要有較高的專業性，醫院自身也屬于特殊服務行列，在醫院的檔案管理中存在著大量專業的科研數據與患者的個人信息數據，醫院中使用的各類設備及藥品等的存儲數據都包含在檔案管理的范疇中，這樣大量的數據要處理起來是十分復雜的嗎，檔案分析的工作存在很大難度。但是應用PDCA循環理論能夠使檔案管理過程中的發現問題速度得到提高，相應地解決問題的能力就得到了增強。且由于PDCA循環是一個不斷重復的過程，能夠在醫院長久的發展過程中，使檔案管理工作不斷完善。在完成每一次循環以后，醫院檔案管理的質量就上升一些，在這樣的過程中醫院對于檔案信息的管理能力不斷被完善。所以，它能夠促使醫院的檔案工作不斷創新，與時代的發展變化相符合，不斷解決問題，以實現既定目標。除此之外，PDCA循環的可操作性較高，資源的檔案管理工作中能夠得到過分的應用。這是由于它在設定目標時，具有幾個明顯的特征，比如明確性、實際性、時限性與可衡量性，并且PDCA循環并不是在一次循環周期中改善所有問題，而是在不斷重復的過程中發現問題，逐步解決問題，這也使得PDCA循環模式在醫院檔案管理工作中能夠更加長久地得到應用，并在應用的過程中有效地促進醫院檔案管理工作質量的提升[3]。

二、醫療檔案管理中存在的問題

1.檔案儲存問題

病患的病例中存在許多圖片信息，設備與藥品中存在許多數據信息，這使得醫院中的檔案管理是對多種不同類型信息的整合。但許多醫院在檔案管理過程中對數據的分類處理與整合并不規范，對檔案的管理方式也缺乏科學性。這就使得許多數據以不同格式共處在檔案庫中，加大了查找與應用的難度。同時也使得檔案的準確性與時效性不能得到保障，為醫院的管理工作帶來了不少麻煩。

2.檔案調用問題

目前來看，大部分醫院在檔案管理過程中已經應用了信息技術手段，幫助醫護工作者進行更加高效的檔案提取與查找，但在實際工作的過程中仍然有不少醫護工作者更傾向于使用傳統的檢索與查找模式，缺乏專業指導使得他們的檔案調取速度遠遠趕不上檔案需要的緊急程度，對醫院工作的開展造成了阻礙[4]。

3.垃圾數據過多

醫院的檔案庫由于吸納的檔案數據信息種類過多，分類又不夠明確，常常導致無用的垃圾信息和過時的不再適用的信息與有用的信息混合存儲在數據庫與檔案庫中，不僅占用了有限的空間，也影響著檔案數據庫的良好運行。人為操作的不規范舉動也是造成垃圾信息過多的一大重要因素。垃圾數據與新數據混合存儲為檢索和調取檔案增添了不少麻煩。

4.安全系數不足

在許多醫院的檔案系統中都存在安全系數不足的問題，這也和醫院開始使用信息化的管理手段存在一定的關系。大多數醫院的檔案管理中忽視了防火墻和安全手段的應用，僅靠計算機完成醫療信息分析工作帶來的一大弊端就體現在信息數據的安全性得不到保障上。大部分使用信息技術進行檔案歸納的醫院使用的管理系統存在老舊、長時間未進行更新與維修的問題這使醫院自身的檔案數據長時間暴露在危險的環境之中，甚至部分醫院完全不注意信息安全保護工作，使得醫護人員和患者的個人信息出現泄露，檔案管理的效率也有所下降。

三、在醫療檔案管理中應用PDCA循環的策略

1.計劃階段（Plan階段）

這一階段中要求醫院對檔案的整理與管理進行科學的制度規定，關于如何收集信息、如何整合信息，對數據和圖像進行什么樣的分類等進行嚴格的劃分，將科研的檔案數據與其他工作的檔案數據進行明顯的區分，哪些信息需要詳細記錄，哪些需要簡要整合，以及各類信息的存儲處理優先級都是計劃階段需要完成的工作。以醫院中進行某項科研活動時的檔案歸納為例，科研活動的每一個環節都應當被記錄在案，包括科研的調查階段、試驗階段、成果階段等，這些過程中成功或失敗的數據記錄不僅要保存原件還要有復制件，具體如何進行收納和整理就是計劃階段要做好的工作之一。

在醫院檔案管理的全過程中，對信息的收集是整合信息的前提，要將這一環節看做管理工作中的核心環節，對檔案的歸納與匯集范圍要進行明確，這樣才能確保檔案管理的內在基礎不受擾亂。

在這一階段中的具體工作流程可以再度細化為三個部分。第一是對歸檔方案的制定，要進行明確的具有可行性的歸檔模式劃分，要對信息數據的種類與各自的特點進行明確，確保在實際的信息采集與歸檔工作中各部門能夠協同合作。第二是對數據信息的收集與整理，在這部分工作中需要工作人員將收集得到的數據信息根據實際的指導方法進行合理地歸檔收納，對不同科室的信息分門別類地整理。最后，要對所有信息進行更加系統地分類，對于科研檔案和管理檔案以及一些文書資料都要統計與分類，并做好清晰的標注[5]。

2.執行階段（Do階段）

在計劃確立之后就要應用到具體的管理工作中來，計劃流程的下一步是執行流程。在醫院的檔案管理工作中，要對計劃階段中確立好的計劃進行復盤，并嚴格執行。先前確立好的制度也要嚴格有效地落到實處，落實到工作的每一個環節中。確保每一個工作人員明白這一階段的工作是什么，怎么做，如何處理以及進行更加科學地反饋和工作提交。在檔案管理過程中要根據計劃的制定將檔案中收集到的信息數據進行合理的分類，分類的原則是要有結構性和類別區分明顯，不應出現分類模糊、信息歸類不明確等問題。為了進一步加強醫院科研檔案管理工作，建議相應的管理部門要加強員工的檔案管理規范規則培訓工作，定期組織醫院檔案管理系統化的學習，組織一些相應的知識競賽活動等，強化工作人員的業務水平，使工作人員熟悉掌握科研檔案管理的規范和流程。

此外在檔案管理的實施過程中醫院可以通過頒布一些分類與整合的制度來時刻提醒工作人員應當如何工作，例如針對本院檔案的信息重要性頒布切實的《保密制度》和《檔案查找與借閱條例》等，對人員的檔案調用與查閱進行制度上的規范。醫院中的信息網絡安全性也要通過信息技術手段進行切實的保障，可以引入更加先進的防火墻和信息安保系統對信息與檔案數據的安全性進行維護，防止丟失與被不法分子盜用。

3.檢查階段（Check階段）

在將計劃落實到管理工作中之后就要進行細致的檢查，通過檢查才能發現問題并找出解決對策，可以說檢查工作對于整個檔案管理運行流程都能起到一種監督的作用。尤其PDCA循環中存在著周而復始的特性，檢查流程不斷被執行，能夠使管理工作被不斷完善不斷優化，最終達到一種螺旋提升的效果。在醫院中，檔案數量龐大，檔案中的信息類別多，這些都使得檔案館管理過程中需要并必須有一套完整且科學的檢查流程。進行有效的檢查工作能夠幫助管理者及時發展工作中存在的問題，并及時與其他部門共同商議解決對策，在檢查過程中，管理者需要將檔案管理中的每一個流程落實到個人，方便進行追責與問責。

檢查既要有周期地進行，也要不定期地隨機抽查，通過這樣的方式時刻確保檔案管理的工作行之有效。檔案管理工作中可能存在的數據信息不完整、數據與實際有偏差、信息損壞、信息虛假等問題在發現后要及時修改或補充，并對問題發生的原因進行調查，力求將問題的解決一步到位。檢查與管理的負責人員對待檢查工作要有責任心和信念感，不可粗心大意或得過且過，醫院的管理階層要建立起專業的檔案信息檢查團隊，確保檢查流程有完善的理論支撐，有科學可行的具體檢查舉措。

4.處理階段（Action階段）

在這一階段中，對于上一階段中已經發現的各種問題都要提出切實的解決辦法，有關工作人員在檢查后要及時將結果反饋到處理中心，對于存在的問題要統籌分析，進行拆解，追根溯源，查清問題的源頭。領導者在對檢查結果進行全面的分析后不僅要提出切實的解決方案，也要對下一階段的計劃工作進行調整與改進。做到按時限辦理，逐步提升三日歸檔率與當日辦理率。

此外，對于辦公室工作人員，需做好相關實踐經驗的總結工作，使檔案管理工作更好的銜接于下一個質量循環當中。也要將檔案管理的實際情況與下一次循環的內容有機融合，通過內自省與問題解決方案的共同討論尋找到計劃中的完善與改進的可能。通過逐級檢查與反饋上報將下一階段的管理標準不斷優化，綜合提升醫院在管理方面的效率與質量，使醫院的檔案管理工作逐漸走向科學化、標準化、流程化，為醫院的良好發展打下堅實的基礎。

四、總結

綜上所述，在醫療檔案的管理過程中，應用PDCA循環理論對醫院的檔案管理和數據分析整理有著重要的意義，對醫院的管理工作提高效率的質量起到至關重要的作用。當PDCA循環出現在醫院檔案管理工作以后，檔案管理工作變得更加規范化和科學化能確保醫院檔案管理工作與時代發展變化趨勢相符合，提高醫院檔案管理工作質量，促進醫院的可持續發展。

參考文獻：

[1]馬偉建，徐昊，李磊.醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用分析[J].中國衛生標準管理，2019：17-20.

[2]陳懋.PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用淺析[J].辦公室業務，2019：127.

[3]曹雯君.病案管理中應用PDCA循環法的實踐分析及研究[J].世界最新醫學信息文摘，2019：182-184.

[4]徐燕;王瑩;曹茜鳳.“互聯網+”聯合PDCA循環在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2019：114-115.

[5]黃英男.運用PDCA循環改進醫院檔案管理制度和流程[J].蘭臺內外，2018：34.