高校檔案管理的公共服務應用研究

黃惠欣

（百色學院工商管理學院 廣西百色 533000）

一、高校檔案管理的內涵

高校檔案管理使過去的死檔案，變成在高校教育、教學、建設、科研中有較高利用價值的活檔案。為使檔案資料得到有效、充分的利用，管理人員應積極采用縮微照像及電子計算器檢索等新技術，以逐步實現科學、高效的檔案管理。高校檔案管理在學校業務的各個方面都扮演極為重要的角色與作用，特別是在高校審核評估與校園文化建設兩個方面。

二、高校檔案管理的目的

中國大陸大學校院檔案管理工作的業務準則，系依據中國國家檔案局與教育部共同訂定高等學校檔案管理辦法之相關規定，進而明確規范教師之教學與研究檔案，應集中于檔案部門統一集中管理，明確規范大學檔案的范圍、歸檔時間、依學校規模成立檔案館或綜合檔案室等。因此，大學檔案管理工作與職責相當明確。[1]

三、高校檔案管理的重要性

高校檔案管理業務是高校服務的重要工作職能部分，扮著大學高等教育事業的大力進展，高校檔案管理工作的推進也有極大的進步。高校檔案編研及檔案管理工作的落實，使得大陸高校在教育、教學、科研、服務質量上不斷提高，為高校管理水平的日益進步提供了有力的保證。

高校檔案信息化，是高校檔案信息資源中的技術提升部分，更是黨和國家的珍貴財富，是推動中國社會文明進步的珍貴資源。高等學校是傳播知識、培養人才的場所，高校檔案中的科學研究類檔案信息及博士、碩士學位論文中的很大一部分，都代表了相關學科研究的最新動態。隨著人們對于文化資產保存的重視與信息科技的發達，檔案的取得、儲存、創新、分享與應用也越來越多樣化。在機構檔案文化中，組織結構、專業知能、價值愿景也漸趨多元性，而藉由合作、關懷、激勵、協助，使各機關檔案管理業務緊密地將檔案管理單位、業務單位與信息單位串聯在一起，共同配合、協助，加上首長的支持，使其能順利推展。[2]

四、高校檔案管理的應用

不論是從法律層面，如政府信息公開法，或學術共享的層面來看，高校應發揮教育資源共享的功能，讓更多人可以利用學校檔案，讓死檔案變成活檔案，延伸檔案的生命歷程。對于學術研究、歷史考證方面，高校檔案的應用價值遠勝于一般行政檔案，應充分發揮應用的功能。例如，高校某科系的成立，在該領域中如同其發展史之一環，相關研究更具學術價值，檔案的應用價值不可言喻。

（1）學校文化之保存：學校檔案管理的基本任務就是搜集與保存學校無論行政或教學所需的各種信息，以學校文化為收藏核心，或由收藏形成學校文化，保存重要校史資料，典藏學校珍貴的記憶與回憶。校史館、檔案館的建設，是學校文化保存的呈現與具體成果，更是學校對外的窗口。通過這樣的窗口，外人得以一窺學校的面貌，亦成為學校公共關系、宣傳行銷的利器之一。

（2）有助于自我評鑒：由檔案或數據資料，形成智庫或知識庫，有助于學校自我評鑒或發展決策時，作為參考依據。正所謂鑒古知今，有系統的整理，讓檔案成為信息、信息形成知識、知識轉化成智慧。就如同劉邦進咸陽一役取得檔案資料般，學校善用檔案資料，分析數據，知己知彼，百戰百勝。

（3）社會服務目的和職責：學校應與社會構建橋梁：由知識的擴大傳遞，打破學校圍墻的藩籬，與社會結合，并強化產、官、學的合作，讓學校教育與社會、產業更貼近。這樣不會產生人才培育有落差的情形，也讓學校資源被更多人所利用，以博物館之姿呈現社會大眾面前，寓教于樂，發揮社會教育功能。[3]

（4）知識之傳播：高校校院中蘊藏著許多推動社會文明進步的寶貴資源。高校校院是傳播知識、培養人才的場所，其檔案如博士、碩士學位論文，都代表相關學科研究的最新動態與新知識，廣為傳播，可以讓更多人得以利用，也便于利用。

（5）成立大學校院檔案管理學會：檔案主管機關強調實務訓練，專業學會則提供廣泛專業學理和實務職能，支持檔案管理人員發展專業。在現有檔案專業學校教育不足之情形下，學會之成立，正可補足此部分。而在國外，如美國、澳大利亞，大學校院檔案管理學會在檔案管理工作中都占有重要地位，甚至引領檔案管理工作，并給予會員相當多的專業發展與協助。但學會的成立相當不易，筆者建議應由檔案管理局或教育部加以輔導與協助，促進國內大學校院檔案管理學會之成立，并可擔負國內檔案專業認證之相關工作，提供檔案管理專業協助，與國際間檔案學會進行交流。[4]

五、研究總結

高校校院檔案不僅是學校的資產，也是一種社會的公共資源，享有這種資源是社會公眾的權利。高校校院應該善盡社會教育之職責，讓更多人享用其資源，從中傳達出學校文化，發展學校特色與奠定學術地位。因此，高校校院對于檔案管理要轉變思想和更新服務觀念，建構出全校師生，甚至是地方民眾共享知識之窗口，發揮其應有功能。

建立大學檔案管理人員認證機制。由于國內缺乏檔案管理人員的培訓渠道，相關系所及課程開設情形并不普遍，加上各學校行政人員普遍面臨職務輪調的壓力，檔案工作好不容易熟悉，可能又面臨新人接手問題，影響其專業性。筆者建議可由檔案管理局或教育部建立大學檔案管理認證機制，或規定從事檔案管理工作人員每年需接受多少小時專業課程，建設檔案管理工作的專業性，健全檔案管理工作，亦可提升檔案管理工作的專業地位。