智能化檔案管理在醫院檔案管理中的應用

陳偉偉

摘要：隨著計算機技術在各行各業的廣泛應用，醫院檔案管理也由傳統的紙質化、人工化向智能化、電子化轉變。應用先進的計算機技術對檔案進行信息的存儲、掃描、查詢、傳輸、處理、共享，不僅提高了工作效率，還避免了傳統紙質檔案在查找時需要花費一定時間以及年久老化腐爛的弊端，因此醫院檔案管理智能化有利于檔案管理的規范、高效，節省大量時間和人力的同時，還提高了檔案的利用率，為醫院后續工作的有序開展提供參考依據。本文旨在探討智能化檔案管理在醫院檔案管理中的有效應用

關鍵詞：檔案;智能化管理;醫院;有效應用

檔案管理是所有企事業單位管理工作中極為重要的組成部分，醫院檔案相較于一般檔案而言，其性質更加特殊，還包含有患者的病例資料等。醫院作為診斷與治療疾病的醫療機構，每天會有許多患者就診、住院治療，隨之產生大量患者資料，應用計算機技術來管理可實現檔案的規范存儲、快速查詢，為患者的救治爭取寶貴時間，具有傳統紙質檔案管理所無法比擬的優勢。因此，智能化檔案管理不僅符合時代發展的趨勢，還能滿足醫院管理工作的需要。以下闡述智能化檔案管理應用于醫院檔案管理中的優勢，研究其在醫院檔案管理中的有效應用，分析智能化檔案管理在醫院檔案管理中的應用現狀，探討推動醫院智能化檔案管理發展的有效舉措。

1、智能化檔案管理應用于醫院檔案管理中的優勢

現代電子科技的飛速發展，使得計算機技術得到大范圍普及和應用，傳統檔案管理模式已無法適應21世紀社會發展的需求，醫院檔案管理也應與時俱進，向智能化、電子化方向發展，實現檔案管理工作的規范、高效、便利。因此在醫院檔案管理中應用智能化管理其重要性不言而喻，具有多方面的優勢，具體說來，主要體現在以下幾方面：

1.1有利于提高檔案管理的工作效率

傳統檔案管理方式采取手工操作，對紙質檔案進行收集、分類、存檔等一系列程序，整個過程瑣碎繁雜，需要花費大量時間和精力來完成，且檔案資料查閱時又需人工查找，費時費力不說，有些紙質資料因為存放時間過長，出現紙質破損造成資料不全。應用智能化檔案管理很好地解決了這些難題。利用計算機技術、網絡技術、圖像掃描技術等現代電子技術，不僅可快速存儲大量檔案信息，還能通過檢索功能迅速查找需要的檔案資料，為檔案資料的處理與信息的查詢獲取提供極大便利。此外，紙質資料經掃描后再存儲于計算機內，可確保檔案資料的齊全，而不用擔心出現以往紙質資料年久風化的問題。大幅提高檔案管理的工作效率，實現醫院檔案管理的現代化、自動化。

1.2有利于實現檔案信息資源的共享

應用智能化檔案管理將檔案信息以軟件自動錄入并保持格式一致，生成電子信息文檔，再依托計算機網絡組建成數字化檔案管理系統，后續需要調閱時可借助計算機終端直接查找、隨時調閱數字化文檔，可同時滿足多人足不出戶調閱同一份檔案的需要，實現檔案信息資源的共享，同時還能確保紙質檔案的完好，延長原件壽命。而不用象以往借閱檔案必須到檔案室去查找翻閱，且原件經多人借閱和翻閱易出現損壞【1】。如此，醫院領導、各科室因工作需要可隨時調閱相關的檔案資料，減輕檔案管理人員及閱檔人員雙方的工作量，節省雙方時間，提高檔案利用率，有利于院內各科室之間保證信息資源的互通互聯。

2、智能化檔案管理在醫院檔案管理中的有效應用

2.1檔案信息存儲的應用

醫院檔案管理涉及人事、行政、醫療、黨群、財務等多個方面的檔案信息，如若以傳統人工方式進行管理和儲存，不僅耗時耗力，還易因人為因素發生信息錯誤，無法保證檔案信息的準確性，且存放過程中易出現原件檔案的破損、風化、霉變等現象，影響檔案資料的完整性和安全性。借助智能化檔案管理，可對上述多方面的檔案信息進行存儲，利用智能設備錄入和存儲檔案信息，生成電子檔案，檔案資料得到保存的同時也自動存儲到網絡空間【2】。電子檔案可存儲于計算機、磁盤、光盤，在云計算時代，電子檔案可采用云存儲方式保存于云端的網絡空間。在此基礎上，借助多種軟件系統，讓醫院的檔案信息實現資源的共享化、自動化、智能化。

2.2檔案收集、整理的應用

檔案收集模塊的應用，可使醫院收到的相關文件資料實現在線收集，并將電子文件資料等自動掛接到相應的目錄條。再通過收發文管理，將數據信息轉化為檔案數據，既可完成醫院辦公收發文，又能與檔案轉化功能合并，實現檔案資料的收集。檔案整理模塊的應用，可對之前檔案模塊收集的歸檔數據進行整理，如新增、修改、生成檔號、加鎖等操作，若加鎖數據需修改應先解鎖。收集整理的檔案數據可通過編目及打印功能完成預覽、打印、修改、另存等操作。

2.3檔案檢索、檔案管理、檔案鑒定的應用

智能化檔案管理中包含文字、圖片、聲音等多種形式的文獻檢索檔案，檢索利用模塊的應用，可借助該功能輸入關鍵詞或對同時滿足多項條件的數據進行自定義條件檢索，也或選擇電子全文檢索對需查閱的檔案信息進行一體化檢索，即可迅速獲取檔案信息。利用管理模塊的應用，可對檔案的借閱利用進行管理，如“借閱申請審批單”的新增、修改、標記借閱完畢均可通過該模塊來完成【3】。檔案鑒定模塊的應用，可對到期移交檔案、到期銷毀檔案進行到期鑒定，即重新鑒定保管期限。檔案信息是否公開，則借助開放鑒定功能來完成。

3、分析計算機技術在醫院綜合檔案室檔案管理工作中的應用現狀

3.1對智能化檔案管理認識不足

智能化檔案管理雖然具有方便、快速等優勢，但仍有個別人對紙質檔案念念不忘，覺得電子化檔案不是原件，不能算做真正的檔案，對智能化檔案管理的認識不足，存在誤區。而部分醫院管理者雖然支持智能化檔案管理，積極購買和配備計算機等相關設施，建立計算網絡系統，但對于檔案的智能化管理和利用卻不夠重視，在這種觀念影響下，檔案管理員對于已形成的檔案信息利用率不夠，也疏于建設檔案庫房，以致出現電子檔案保存不當或存放錯誤的現象。