信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索

石海英

（吉林省洮南市司法局社區(qū)矯正中心，吉林白城137100）

在機關(guān)單位，檔案管理工作屬于一項基礎(chǔ)性的工作，但是其重要性卻不容忽視。基于信息化背景，檔案管理要求運用信息化的技術(shù)手段，對檔案資料做好分類管理，通過信息化登記手段，合理地完善登記入冊的相關(guān)檔案，讓檔案管理這項工作可更好地滿足單位發(fā)展需求，便于檔案管理工作為機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極推動作用。這不但對機關(guān)單位整體管理質(zhì)量的提高有積極影響，也是單位發(fā)展中保持活力的一個技術(shù)保證。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化概述

基于信息化背景，檔案管理建設(shè)要求統(tǒng)一地規(guī)劃并管理好檔案，借助信息化技術(shù)做好檔案工作中的歸類整理，使檔案管理朝著現(xiàn)代化管理持續(xù)發(fā)展。整體而言，檔案管理信息化是把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)化成電子檔案等，通過信息技術(shù)功能，就檔案信息做好必要的記錄及整理分析。然而，這項工作并不是一蹴而就的，而是要求機關(guān)單位長期持續(xù)地開展。

2 檔案管理中加強信息化建設(shè)的技術(shù)優(yōu)勢

2.1 確保檔案工作的效率

針對機關(guān)事業(yè)單位來說，檔案管理這項工作的內(nèi)容極為繁雜，工作對象的規(guī)模十分龐大，牽涉到機關(guān)單位的各個方面。若是離開信息化的支持，不管是檔案整理還是保存，工作量都是非常大的。借助于信息化設(shè)備的功能，檔案管理的相關(guān)部門可以更好地開展工作，提高效率，使檔案整理以及保存的工作質(zhì)量更高，從而節(jié)約人、財、物力。

2.2 方便快捷，減少磨損，有利于社區(qū)矯正人員原始檔案保護和利用

隨著各領(lǐng)域計算機技術(shù)的引進和廣泛應(yīng)用，無紙化辦公得以推進，將紙質(zhì)文檔直接存儲為可以機讀的數(shù)字文檔，并與原始紙質(zhì)文檔共同構(gòu)成檔案信息庫，使檔案信息庫由傳統(tǒng)、單一的以紙質(zhì)文檔為載體轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文檔與數(shù)字文檔相結(jié)合的多形式并存。社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化減少人為因素的磨損，在查閱相關(guān)信息時更加方便快捷地同時還有效地保護和利用了原始檔案。

2.3 突破時空限制，有利于實現(xiàn)社區(qū)矯正人員信息資源的高度共享

傳統(tǒng)的社區(qū)矯正檔案以紙質(zhì)檔案為主，大部分操作是檔案管理人員手工操作具有一定的滯后性，相對比較耗時耗力。由于時間和空間的限制，在某區(qū)域內(nèi)查閱相關(guān)社區(qū)矯正人員檔案都需要花費大量的人力、物力、財力，也嚴重地影響了了解信息檔案的效率。通過對社區(qū)矯正檔案數(shù)字化，一方面有效地使檔案整理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化在提取、保存、更改等方面更加快捷；另一方面有利于消除不利因素，方便與上級、同級業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)資源的高度共享。

3 信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 將管理性質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)性質(zhì)

現(xiàn)代化信息時代的背景下，人們的要求逐漸提高，特別是對檔案管理材料在使用中的便捷性程度，所以，檔案管理部門一定要將原來傳統(tǒng)的工作性質(zhì)進行轉(zhuǎn)變，不再是單純的管理工作性質(zhì)，而是越來越多地以服務(wù)作為工作的理念來完成工作任務(wù)。由于信息化的進程不斷地被推進，人們越來越多的需求使得檔案資料以及相關(guān)信息內(nèi)容的種類也進一步得到豐富，這對于在檔案的獲取速度方面也提出了新的標準，在這種情況下，檔案管理部門的工作人員，一定要加強自身在管理服務(wù)方面的提升力度。

3.2 將被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾?/h3>

過去的檔案管理材料采用的是紙質(zhì)材料，在內(nèi)容與形式上都是相對比較枯燥的，而在現(xiàn)代信息化時代背景下的檔案管理工作中，所面臨的檔案管理材料是多樣化的電子材料，相關(guān)管理人員要想有效地使自身檔案管理服務(wù)的質(zhì)量得到提升，使人們在相關(guān)領(lǐng)域的各種要求都能夠得到滿足，一定要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的被動性，要由原來的被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾怼Ｍ瑫r，檔案管理部門的工作人員還必須將不斷加強檔案服務(wù)，能夠針對相關(guān)的檔案隨時隨地進行實行查詢，這樣才能更好地將信息化檔案管理的便捷性進行體現(xiàn)。

4 信息化時代創(chuàng)新檔案管理的有效對策

4.1 推動檔案信息化發(fā)展

在過往的檔案管理里面，紙質(zhì)版的檔案是很常見的。然而，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)出現(xiàn)并持續(xù)發(fā)展、信息化廣泛運用的背景下，保管紙質(zhì)的檔案可能因為潮濕天氣等相關(guān)影響，導(dǎo)致其缺陷逐漸顯露，加上紙質(zhì)的檔案如果存放太久，內(nèi)部紙質(zhì)則將變得非常干燥，這樣一來，可能引起檔案庫消防方面的隱患，使檔案庫里面保存的很多資料信息都受到損壞，而紙質(zhì)的檔案還存在著難以復(fù)原的問題。紙質(zhì)的檔案進行入庫保存，其步驟顯得較為復(fù)雜，在需要時，查找也會耗費不少時間和精力。所以，在機關(guān)事業(yè)單位里面，檔案管理這項工作需要通過一些科技手段來實現(xiàn)管理上的創(chuàng)新，以便提升這項工作信息化的水平[3]。現(xiàn)階段，檔案管理需要嚴格遵守有關(guān)規(guī)章制度，做好檔案信息工作的有效推行。針對檔案工作中的搜集、整理與錄入等都要嚴格地把好關(guān)，依靠信息管理系統(tǒng)來完成資料信息方面的錄入與登記。比方說，在事業(yè)單位推進其檔案信息化的時候，管理人員借助于計算機技術(shù)，給檔案有效地建立起搜索引擎。如此一來，只要搜索檔案相關(guān)關(guān)鍵詞，便能快速地找出檔案相關(guān)登記信息。做好檔案登記和搜索，不僅能在檔案查找里面節(jié)省很多時間，找到指定的檔案，還能通過計算機搜索引擎，在單位內(nèi)部有效地建立起信息化的管理系統(tǒng)[4]。借助于云共享信息化的手段來完成檔案上傳、儲存等方面的管理，使單位重要檔案得到及時地補全與完善，讓檔案信息化完成必要的資源共享，便于內(nèi)部人士更好地搜索并且查看檔案資料，極大地提高了檔案利用率，讓檔案資料能夠盡可能地發(fā)揮出其使用價值。

4.2 .建立健全社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化的法律法規(guī)體系

社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化是當今信息時代發(fā)展的迫切需要更，是不斷完善社區(qū)矯正人員工作和做好監(jiān)督、教育、幫扶社區(qū)服刑人員的現(xiàn)實要求。為此社區(qū)矯正部門應(yīng)樹立依法治檔的理念建立健全社區(qū)矯正人員檔案管理數(shù)字化的法律法規(guī)體系為科學、規(guī)范、系統(tǒng)地管理社區(qū)矯正人員檔案工作提供強有力的法律支持。如可以在將來出臺一系列的關(guān)于社區(qū)矯正人員工作的法律法規(guī)。其中包括《社區(qū)矯正檔案管理法》。在《社區(qū)矯正檔案管理法》中對社區(qū)矯正檔案管理的數(shù)字化作詳細的規(guī)定，以便于操作規(guī)范化、程序統(tǒng)一化。針對執(zhí)行檔案、工作檔案、處罰類檔案和減刑檔案等不同類別檔案的要求制定不同的管理規(guī)范；針對市縣司法局、鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所對社區(qū)矯正工作不同的管理權(quán)限，明確各級矯正機構(gòu)檔案管理的職責分和要求；針對不同類別的矯正人員在不同階段的刑罰執(zhí)行要求制定相應(yīng)的檔案，收集歸檔的要求特別是要對社區(qū)矯正檔案人員管理中的特殊問題和關(guān)鍵問題予以詳細說明。在涉及保密方面由于社區(qū)矯正人員檔案中的很多內(nèi)容涉及服刑人員的個人隱私是受到法律保護的，除了按照法律規(guī)定的程序進行查看和調(diào)取外，是不應(yīng)向外公開的，比如未成年社區(qū)服刑人員的個人隱私等，因此，在社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化過程中應(yīng)著重進行區(qū)分。

4.3 健全檔案信息化的體系

在機關(guān)單位里面，檔案管理實施信息化建設(shè)的時候，應(yīng)當善于同互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效地結(jié)合，使這項技術(shù)在檔案管理中體現(xiàn)出應(yīng)有的促進作用。同時，正確認識到檔案管理當中提高信息化水平能夠起到的作用，可以讓檔案管理方面的成本有效減少，人力消耗也會更少，對于檔案管理效率提升有積極的影響。通過完善信息化體系，構(gòu)建一套健全的檔案管理模式，能夠讓這項工作收到更好的效果。在實踐中，以這樣的管理體系可促進工作積極性與主動性的提高，使過去被動式的管理方式得以轉(zhuǎn)變[6]。例如，管理人員把更新檔案之后的相關(guān)信息，通過信息技術(shù)手段，上傳至網(wǎng)絡(luò)，借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的消息提醒功能，使內(nèi)部員工及時收到相關(guān)的更新通知，以便更好地瀏覽和查閱所需的資料信息。通過該管理體系，內(nèi)部員工能更好地監(jiān)督檔案管理，使該部門的服務(wù)工作可以合理延伸。此外，充分運用信息化的數(shù)據(jù)庫，還可使紙質(zhì)材料方面的需求減少，既可防止紙質(zhì)資源浪費現(xiàn)象，也可優(yōu)化公共空間，對于機關(guān)單位管理的環(huán)境優(yōu)化也有積極影響。

4.4 實現(xiàn)管理模式的科學轉(zhuǎn)變

在機關(guān)單位，傳統(tǒng)檔案管理就是一項性質(zhì)較為單純的管理工作，在服務(wù)意識等方面不夠重視。在信息化時代下，信息的分享與傳遞只要數(shù)秒就能實現(xiàn)。如此一來，檔案信息服務(wù)的便捷性就成為人們所重視的一個特征。這要求機關(guān)單位合理地轉(zhuǎn)變管理模式，優(yōu)化原來檔案工作性質(zhì)，把服務(wù)職能在檔案管理中充分地體現(xiàn)出來，并通過相關(guān)服務(wù)理念來對工作進行科學指導(dǎo)[7]。管理人員能夠借助信息技術(shù)優(yōu)勢，給服務(wù)對象提供良好的資料查詢等服務(wù)，并做好檔案資料的分類管理，使檔案信息工作的質(zhì)量得到很好的提高[8]。有鑒于此，通過檔案管理方面的職能轉(zhuǎn)變，不但可以增強人員的服務(wù)意識，還能提高效率，使管理工作量極大地減少，既滿足檔案需求者要求，也提高了工作質(zhì)量，使檔案實際運用價值得到體現(xiàn)[9-10]。

4.5 加強對社區(qū)矯正檔案數(shù)字化過程的質(zhì)量控制

社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是檔案信息化的過程，更重要的是數(shù)字化的成果。因此，要確保成果的質(zhì)量就必須對社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化過程進行質(zhì)量控制[11]。筆者建議應(yīng)從人、對象和工具進行控制。從人的角度來看，影響社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化質(zhì)量的關(guān)鍵在于工作人員的素質(zhì)、能力以及分工狀況。做好社區(qū)人員矯正檔案數(shù)字化質(zhì)量控制工作需要做好團隊組建和團隊管理，避免人為的因素影響數(shù)字化質(zhì)量。如加強對工作人員的培訓(xùn)、監(jiān)督、考核合理分工各負其責強化制度保障等[12-13]。從對象來看把握好社區(qū)矯正人員檔案數(shù)字化的原件和掃描件合理確定、整理數(shù)字化對象，確保檔案原件的準確和安全。就工具而言要保證軟硬件齊全、標準規(guī)范統(tǒng)一操作流程化、固定化、檢查動態(tài)化、及時化。從這3個方面來實現(xiàn)社區(qū)矯正檔案數(shù)字化過程質(zhì)量控制，以實現(xiàn)最終成果的高質(zhì)量。

5 結(jié)語

綜上所述，目前的機關(guān)單位在開展檔案工作時，需要積極運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，科學地創(chuàng)新這項工作。檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提高，還需要管理人員重視計算機水平的提升，重視業(yè)務(wù)素養(yǎng)，及時地轉(zhuǎn)變檔案管理思想，讓業(yè)務(wù)能力可以更好地滿足檔案信息化需求，以便讓檔案服務(wù)形式更加豐富，促進機關(guān)單位管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。