淺談如何提升辦公室檔案文書管理的實效性

陳新德

檔案文書是社會發(fā)展的記載，是事件處理進程的記錄，具體到一個單位的檔案文書則是該單位發(fā)展歷程的具體展現(xiàn)。規(guī)范完善的文書管理不僅可以有效反映事物的發(fā)展歷程，記載著人員和單位的成長，更能給管理及科學(xué)決策提供實實在在的依據(jù)。因此，辦公室檔案文書管理是單位工作的重要組成。

檔案文書的收集整理以及歸檔無疑是一項極具技術(shù)性與技巧性的工作。尤其是近年來，隨著經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展和信息化水平的不斷提升，文書檔案管理在每一個單位受到愈來愈多的重視，也在單位發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，完善和科學(xué)的開展檔案文書管理，努力保證檔案文書的完整和真實，優(yōu)化檔案文書管理的實效，最大限度的凸顯檔案文書在經(jīng)濟社會發(fā)展中的功效應(yīng)是我們廣大辦公室檔案文書從業(yè)人員需要思考和面對的課題。

1 潛心研究，把握檔案文書管理工作的特點

檔案文書管理是一項細致繁瑣的工作，枯燥乏味，需要我們從事該項工作的人員靜下心，潛心研究，細心細致的開展工作，同時把握工作的特點，從而為開創(chuàng)性開展工作打開局面。

1.1 注重收集，做好積累，如實記載

檔案文書一般是記載發(fā)生的人、事以及事件的過程，或者將相關(guān)的文件、書報、物品進行科學(xué)歸檔，分門別類，條分縷析的存置于檔案室中。檔案文書管理主要工作就是“收集”、“分類”、“編目”、“存放”、“借閱登記”等;同時，在檔案記載的過程中一定要確保真實，如實記錄事件的過程;在檔案存放的過程中做好資料的完整性和安全性，避免出現(xiàn)檔案的流失及誤存。事實上，檔案管理的最重要作用即事件過程的記載，便于后人研究和借鑒資料，做出正確分析和判斷，為新政的出臺提供科學(xué)準確的依據(jù)。試想，如果檔案文書遺失抑或出現(xiàn)了背離檔案安全、真實的事件，則檔案管理則完全喪失了其應(yīng)有的價值和意義。

1.2 內(nèi)容豐富，形式多樣，科學(xué)歸檔

檔案文書管理是單位工作的重要組成，是完善單位工作體系中不可或缺的一環(huán)，檔案文書管理是單位各項工作的有效真實的反映以及真實的記錄。因此，檔案文書的載形式自然也就豐富多彩，如單位各層級之間所簽訂的協(xié)議、合同、責任狀以及單位出臺的各類文件、上級下發(fā)的文件等等。此外，在信息化時代中應(yīng)運而生的電子文本、電子合同等。可見，檔案文書不僅內(nèi)容豐富，形式也多種多樣，需要我們在工作開展的過程中與時俱進，既做好各級各類檔案的收集歸檔，更要面對新時期新的媒體資源做好檔案的整理工作。

1.3 檔案文書、相輔相成，相得益彰

文書管理的效率和質(zhì)量是檔案管理質(zhì)量優(yōu)劣的前提和基礎(chǔ)，是檔案管理中的最基本的環(huán)節(jié)。只有形成健全完整的資料文件，才可能造就完整健全的檔案，只有夯實文書處理工作，才能為檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，檔案要求的精細化又反過來促進文書工作更加規(guī)范。檔案工作需要對歸檔的文件重新篩查，文件名是否齊全，設(shè)置是否規(guī)范;組卷是否科學(xué)，期限是否準確等等。事實上，檔案工作是文書工作的總體要求，是對文書建設(shè)全方位的二次規(guī)范。通過檔案歸檔，能夠讓我們再一次審視文件材料是否完善，是否系統(tǒng)、是否完整等，無疑是對文書處理、文件整理起到了積極的促進作用，是對文書和文件管理的再次升華。

2 科學(xué)管理，優(yōu)化辦公室人員檔案文書管理的方法

檔案管理是一門精、細、繁的工作，特別是一些單位，往往從事該項工作的人員還兼有其它事物，如果我們不能運用科學(xué)有效的方法，不能從思想上重視這一特殊而又異常重要的工作，則難免導(dǎo)致檔案文書管理陷入雜亂無章的無序狀態(tài)，不僅不能因檔案文書管理促進單位整體工作，反而成為掣肘整體工作的瓶頸。

2.1 思想重視，著眼長遠，科學(xué)謀劃

所謂態(tài)度決定一切。思想上不予重視，事情就不可能辦好。同樣，對于辦公室檔案文書管理更是如此，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)往往注重單位的整體社會效益以及具體事物的處理，對這種看似不影響單位工作的“軟事務(wù)”建設(shè)往往采取消極應(yīng)付的態(tài)度，在平時的工作中忽視檔案建設(shè)工作，如果再加上我們具體從事該項工作的人員疏于收集、懶于整理，則必然導(dǎo)致單位的檔案文書建設(shè)陷入雜亂無序的狀態(tài)，利用檔案建設(shè)助推單位發(fā)展，為單位科學(xué)謀劃、科學(xué)決策也必然成為一句空話。因此，做好檔案文書管理的首要任務(wù)是思想重視，樹立建設(shè)“軟事務(wù)”助力事業(yè)發(fā)展、科學(xué)決策的意識，要有對事業(yè)、對工作真正負責的精神，切勿有“只管今朝，不問明日”的消極懈怠的思想。

2.2 制定制度，完善設(shè)施，提升水平

文書檔案管理是一個單位管理工作的重要組成。單位領(lǐng)導(dǎo)除了思想上要給予高度重視之外，還要不斷引導(dǎo)完善充實檔案管理制度，配置好檔案管理所需要的硬件設(shè)施，并要求對單位的檔案文書管理制度切實落到實處，從而促進單位檔案文書管理不斷邁上新臺階，使檔案文書管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，真正提高檔案文書管理的水平和質(zhì)量。此外，要持續(xù)提高檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化水平，建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、細心細致、對事業(yè)高度負責的從業(yè)人員隊伍，為他們盡可能提供較好的環(huán)境和工作條件，使他們沒有后顧之憂，全身心投入檔案文書管理工作中。此外，要真正引導(dǎo)相關(guān)人員從內(nèi)心深處樹立做好檔案文書工作的責任意識，發(fā)揚實干精神，悉心做好文書資料的收集、完善和歸檔工作，統(tǒng)一有序保管，從而為高效查檔閱檔提供便利。

2.3 創(chuàng)新思路，優(yōu)化模式，發(fā)揮價值

在新的時代背景下，事物發(fā)展日新月異，我們檔案管理人員也要有與時俱進的意識，切不可墨守成規(guī)，固步自封，在平時的工作中要大膽對檔案文書建設(shè)工作積極探索，不斷創(chuàng)新，在轉(zhuǎn)變工作方式中主動作為，積極自覺的開展檔案資料的收集整理工作，并在領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)和支持下與兄弟部門積極交流，取得聯(lián)系，為資料的完善增添豐富的渠道。此外，要經(jīng)常不斷的開展檔案文書的整理與分類，切實把握了解資料的歷史性、連續(xù)性、真實性，避免資料失真以及不完整等重大失誤。同時，檔案文書建設(shè)也是一項發(fā)展性工作，在事件發(fā)展的進程中也會出現(xiàn)一些情況的變化，管理人員要不斷更新補充，讓檔案文書建設(shè)工作更全面真實詳實。因此，單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)科學(xué)配置人員和資金，建立完善合理的管理體系，從而極大的發(fā)揮檔案資源的意義和價值，為確保檔案建設(shè)為單位中心業(yè)務(wù)的服務(wù)落到實處。

2.4 注重培訓(xùn)，提升素質(zhì)，務(wù)實高效

人是最具能動性的關(guān)鍵因素。作為檔案管理從業(yè)人員，是開展檔案建設(shè)工作的主體，不僅需要具有對檔案管理嚴謹細致、高度負責精神，更需要具備豐富扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識以及適應(yīng)新形勢的檔案管理技能。為此，從業(yè)者除了利用業(yè)余時間不斷學(xué)習(xí)，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平之外，還要盡可能的參加各級各類檔案管理部門的技能培訓(xùn)，從而不斷提高自己的檔案管理水平和能力。同時，對于那些兼職的檔案管理人員更需要開展檔案基礎(chǔ)知識和基本技能的培訓(xùn)，使他們熟悉并了解有關(guān)檔案文書的積累與歸檔的流程以及文書的分類、編目、編號等一整套細則，從而為檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)，為完善檔案工作積累資源。此外，對于檔案資料在收集過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理人員要及時主動的反饋，并要求做好修正。對業(yè)務(wù)還不熟練的人員，要及時給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們盡早進入工作正軌，從而確保檔案文書管理工作的正確圓滿開展，避免檔案收集之后的返工現(xiàn)象。同時更要努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)、同事對檔案建設(shè)工作的理解、支持與配合，從而為優(yōu)化檔案文書建設(shè)工作營造良好的環(huán)境。

檔案文書管理是一個單位管理水平與管理能力的重要衡量，檔案文書資料建設(shè)的質(zhì)量是檔案建設(shè)的生命。我們辦公室從事檔案文書管理人員要切實提高對檔案建設(shè)重要性的認識，將檔案文書建設(shè)工作置于其應(yīng)有的地位，以科學(xué)有效的管理制度和工作流程為切入點，不斷提升從業(yè)者的管理水平，真正讓檔案文書管理規(guī)范化、科學(xué)化，從而最大限度的發(fā)揮檔案文書的利用率，為單位、事業(yè)的科學(xué)健康發(fā)展助力。

（作者單位：中共淮安市委政法委員會）