醫院醫療器械檔案管理存在的問題及改進對策

葉志敏

欽州市婦幼保健院 廣西欽州 535099

醫療技術進步迅速，醫療器械更新換代頻率較快，越來越多智能化醫療器械在臨床上得到應用。隨著醫療器械數量逐漸增多，其管理難度也快速增長。但醫療器械管理是醫療設備管理中的一個重要環節，可以保證醫療器械更好的運行，在醫療過程中充分發揮功能，確保患者生命安全，避免醫療資源浪費，對于醫院正常運轉也有極大作用[1]。

1 醫院醫療器械檔案管理現狀

醫院現在螺旋CT、大型DR 等設備，共351 個，中型以上醫院醫療設備總產值上億，院內保存立卷歸檔材料超過3000 份，涉及供應商也超過百家，導致醫院器械檔案管理壓力巨大。

2 醫院醫療器械檔案管理存在問題

2.1 對醫療器械檔案管理認識不足

對患者進行有效治療是醫院主要經營業務，在臨床科室的相關要求中，對醫療器械使用有明文規定，但是在檔案管理中，缺乏有效認知，而且檔案部門對醫療器械檔案管理工作宣傳有限，很容易導致工作傾斜，更加注重業務，而忽視檔案管理思想。在醫院醫療器械檔案管理實踐中，例如醫療設備示意圖、使用指南、操作手冊、圖紙和目錄檢索等，常常由開箱人員任意將資料文件置入部門辦公室，并上鎖。但由于醫院檔案部門或檔案人員不能參與開箱驗收，經常有文件或數據信息丟失現象出現[2]。一旦出現醫療設備故障且需要維修時，會因為第一手資料和原始記錄的匱乏，為醫院正常醫療工作留下安全隱患。

2.2 檔案管理工作有待完善

醫院醫療器械在目前已有的檔案管理中缺乏一個較為完善的制度體系，無法適應目前社會需求，對于深化醫療改革幫助甚微，例如：醫療器械檔案管理至今尚無固定部門進行工作，也不知道該由哪個部門進行保管利用，醫療器械登記檔案管理辦法、工作制度、工作規劃等由誰制定也不明確。現階段對納入醫療器械檔案管理的內容沒有明確要求，而且管理標準和模式也尚未統一，統一的立卷歸檔制度也相當不完善[3]。有些醫院醫療器械檔案管理工作為完成管理而進行管理，從業人員無固定性，專用經費無法按時發放，檔案工作發展完全由醫院領導一手制定，而且發展程度由醫院領導重視程度而定，從側面表明工作自主權和獨立性幾乎不存在。此外，檔案管理工作制度不完善也會影響檔案收集效率。

2.3 醫療器械檔案管理人員業務水平不高

檔案管理工作的中心任務是服務大眾，這一理論也被普遍接受，但在實際工作中表現并不明顯。表現在從事拍案工作的檔案員在工作中得不到應有的重視，而且人員數量和整體素質無法達標，造成醫院檔案工作落后。現有的檔案管理隊伍人員普遍屬于中年人，知識結構和工作需求不匹配，對新時代醫院檔案從信息資源的收集到利用各個方面都造成不小的影響。檔案管理工作經驗需要長期積累，始終保持更新狀態，這對檔案管理隊伍提出相應要求，需要一個穩定的、專業性強的、高素質職業檔案管理團隊。但醫療器械檔案管理人員知識結構有所欠缺、觀念滯后、從業經驗不足。尤其是新興檔案工作信息化手段和技術的運用基本處于認識和起步階段，分析信息能力有一定不足。

3 醫院醫療檔案管理改進策略

3.1 高度重視醫院醫療器械檔案管理工作

要轉變基本觀念，然后進行重新定位，充分認識到檔案也是開展業務工作，明細醫療設備的憑證，提升內部管控水平，增加人才隊伍建設層次的主要內容。醫療設備檔案規范化管理能夠為醫院領導決策、醫療器械采購監督、固定資產管理、設備維護保養以及臨床應用風險評估，并為其提供可靠數據[4]。①重視基礎性服務工作，在檔案咨詢、副本發布、借閱查閱、目錄印刷、證據提供等服務項目中，提供優質服務，建立使用者和檔案員的和諧關系，為之后的各個工作環節奠定群眾基礎。②從院內領導到醫護人員，盡可能發揮醫院醫療器械價值。

3.2 完善醫療器械檔案管理制度

醫院醫療器械以醫療體系改革為基礎，調整檔案管理部門管理職務和任務，根據醫院檔案管理工作的專業職能、規劃階段工作，從整體上繼續加強檔案規范化、制度化建設，將延伸拓展到醫療器械管理各個環節。結合醫院醫療器械檔案管理工作實際情況，要加快以下三項制度建設步伐：①歸檔和存檔制度；②保管和保密制度；③合理利用制度。

3.3 培養高素質檔案管理團隊

要加強醫療器械檔案管理人員再教育，建立人才培養機制。根據目前人才梯隊情況，給予足夠經費支持，擬定人才培養方案，加強宣傳，構建良好學習氛圍。每半年或一年開展一次檔案培訓工作，通過內部授課或外部交流學習等方式，促進檔案管理工作進行，以職業化水準促進醫院檔案工作水平更進一步[5]。

4 小結

綜上所述，隨著醫院醫療器械的使用，以及日益增多的醫療器械，醫療器械檔案管理工作重要程度逐漸上升。但由于我國醫療器械檔案管理工作起步較晚，存在較多缺陷，而且管理人員整體素質不高，有待提升。為此，醫院開展檔案管理相應工作，從多方面提升工作質量，增加工作效率，確保醫院正常運行。