衛生專業技術人員檔案管理工作的問題及措施分析

吳志敏

廣西玉林市婦幼保健院 廣西玉林 537000

衛生專業技術人員檔案承載著重要的信息，是一個醫院在醫療、文化、教學等多個方面的綜合表現。它不僅是醫院的物質財富，也是醫院重要的精神財富。因此如何用科學化的手段管理衛生專業技術人員的檔案，是我們值得思考的問題。

1 衛生專業技術人員檔案管理中存在的問題

1.1 相應的檔案管理制度不完善，沒有建立統一的管理標準

目前，大多數醫院的整體硬件設施有了很大改善。但是對衛生專業技術人員的檔案卻沒有及時更新，這很大程度上取決于醫院沒有建立相應的檔案管理制度。使得檔案管理隨意性較強，沒有固定的管理標準。此外，醫院將大部分資金投入到硬件設施上，如醫院的整體環境、購買專業設備與醫療器械。一般不重視檔案管理的基礎設施建設，因此投入的資金較少。檔案的存放地點也較為隨意，這些地方大多防護措施做的不到位。如缺少防潮、防火災、防蟲的設施。而對于紙質版的文件，在多次整理裝訂很容易出現損毀。一旦發生意外事件造成損失，很難挽救。

1.2 檔案基礎設施建設落后

醫護人員的檔案是醫院在使用、管理過程中員工政治表現、品德作風、能力水平、工作實績、個人經歷、職級待遇等的真實體現。具有保存、參考價值的文字、圖表等憑證性材料，經人事科收集、鑒別、整理后，以員工個人為單位建立的專門案卷。材料包括：資格證、執業證、聘任證原件、身份證、畢業證、學位證等證書復印件，外出進修、培訓、提高學歷取得相應資格的相關證明、證件及復印件，獎勵、處分資料復印件，其他有參考價值的材料等。因此材料的收集與管理都比較繁瑣。但大多數醫院的人員技術檔案仍舊以紙質版資料為主。醫院對檔案管理的基礎設施建設不夠重視，檔案室設置不規范，防護措施不齊全。對于規模相對較大的醫院，檔案管理工作量大而管理人員卻比較少，容易造成檔案不能及時規范整理，工作效率低下，而且不能及時核對檔案信息，造成檔案統計錯誤率較高。

1.3 醫院對衛生專業技術人員檔案管理工作不夠重視

近年來，國家加大對醫療領域的資金投入。大多數醫院將資金投入到醫療環境建設、人才儲配、服務質量提升等方面。但是對于衛生專業技術人員檔案管理工作卻不夠重視。雖然醫院已經有明確的規定，但因為醫院工作量較大，檔案工作往往重于形式。雖然將資料進行了簡單的收集，但是很少對資料進行分類整理。對于檔案內容不全等情況，不及時更新與完善，經常是用的時候才發現這種問題。甚至因為醫院不夠重視，因外界不可抗力的因素，后期保管中出現丟失與損毀的情況，為檔案的查閱造成很大的麻煩。

1.4 信息化建設水平較低，管理人員專業素養偏低

1.4.1 從上世紀末，計算機進入中國，經過二十多年的發展，已經廣泛應用人們的學習生活，但是對于醫院的專業技術人員檔案管理工作依舊延續傳統的工作模式，即手工化、紙質化。大部分工作主要依靠人工完成檔案的收集與整理。但隨著醫院規模的擴大，醫護人員的檔案每年都在增加，這不僅需要較大的存放地點，還需要大量的人力。

1.4.2 人工的整理效率與計算機相比較低，很難滿足醫院的發展需要。隨著時間的流逝，紙質資料在不斷整理、移動的過程中很容易出現丟失。因時間跨度較長，紙質檔案一旦損毀，很難彌補。這在一定程度上，導致了檔案的完整性容易受到外界環境的威脅。

1.4.3 人員檔案涉及內容比較雜亂，但醫院與個人對檔案管理的意識較為淺薄，檔案管理工作中缺少專業性的人才。隨著時代的發展，檔案管理人員的專業素養應隨著社會的進步而有所提升。而從事醫院檔案管理工作的人員年齡都相對都比較大，他們沒有接受過系統的、專業的教育。接受新知識的速度變慢，知識結構的更新速度變緩。在工作中，檔案管理人員接受再教育的機會較少。對于現代的互聯網技術與人力資源管理的知識都沒有經過系統的學習，因此很難適應現代化檔案管理工作的需要。

1.5 存在著人員與檔案分離的現象

隨著經濟的發展，工作人員的流動性加快，醫院的工作也不例外，經常有人員離職，也有新的人員進來。因為各種原因，一部分人員不能按照醫院規定的程序辦理離職和入職手續。不能按照規定對檔案進行調離，常常造成人與檔案相分離的情況，即有的人不在這個醫院工作但是卻有檔案，有的人在這個醫院工作，卻沒有他的檔案。這為人事的管理帶來的很大不便。

2 相應的解決措施

2.1 領導重視，提高管理意識

2.1.1 要做好醫護人員的檔案管理工作，需醫院領導的大力支持，因此醫院領導要在思想層面上重視醫護人員的檔案管理。一部分重要的信息資料對后續醫院的發展是具有借鑒意義的。

2.1.2 加強宣傳，讓廣大醫護工作者意識到檔案管理的重要性，促進醫護工作者自覺地完善個人的檔案資料，充分認識專業技術檔案不僅關系到個人的切實利益，同時也是促進醫院業務發展、學科建設、人才培養的的重要依據。醫院領導在加強重視的同時，也需要加強監督與落實。讓檔案管理人員能意識到檔案管理工作的重要性，讓檔案管理工作能真正落實到位。

2.2 建立信息化管理平臺，強化資料管理

更改傳統的檔案管理方式，目前一部分醫院仍舊沿用傳統的檔案管理方法，不利于工作人員的日常整理。隨著時間的變化，醫護人員的檔案資料每年都在增加，為存儲和管理帶來了極大的不便，也為后期的查閱帶來極大的麻煩。隨著計算機的普及，醫院建立檔案管理系統，將紙質檔案進行信息化管理。利用管理系統存儲醫院人員的檔案資料不僅占用空間小，也便于備份與管理，一旦因意外造成電子資料損毀丟失的，利用備份可以在短時間內完成恢復，將損失降到最低。利用計算機進行管理，也為查詢與調閱提供了便利。提高檔案管理的工作效率及質量，為醫院節省了大量的物力與人力。

2.3 完善相應的管理制度，提高信息的準確度

2.3.1 為保證衛生技術人員檔案管理工作的有序進行，需要醫院建立完善的人事檔案管理制度。從檔案收集工作開始，就不可以流于形式，需要按照相關的規定加強信息審核的工作。只有在源頭做到位，才能保證后面的工作順利有序開展。

2.3.2 建立專門的檔案管理機構，截止目前為止，很多醫院的檔案管理還是由管理人員兼職監管，由于工作量大，人員不足，很容易造成管理工作的混亂。基于這種情況，醫院需要建立完善的人事管理機構，明確人事部門與各個科室的職責，加強分工與協作。對于各部門的具體工作與檔案的填寫形式作出明確規定，制作檔案填寫的模板，保證檔案管理工作的信息化與規范化。

2.3.3 加強檔案的審核檢查工作，利用信息化平臺，不僅要求檔案管理人員收集信息時要填寫正確，同時也需要醫護工作者重視自己的檔案資料。信息統計結束后，通過檔案管理平臺查看個人的檔案信息，發現錯誤及時修改，確保正確無誤后再進行歸檔。

2.4 強化檔案資源的教育功能

2.4.1 完整的衛生專業技術人員檔案可充分發揮使用價值，醫院可以從資料中挖掘有用的信息。如醫護工作者的德、能、勤、績，為職稱評定提供考評依據，研究課題與研究方法等，可以為后期醫護人員提供學習參考。

2.4.2 醫院人事檔案的增加也見證著幾代人為醫學做出的杰出貢獻。借助人事檔案資料促進醫護人員的思想文化建設。在一些前輩身上，我們看到了他們不朽的精神文化風采，通過他們的個人實例，讓更多的醫護工作者的思想得到升華，工作積極性得到提高。這也有利于凝聚醫護人員的團隊合作精神。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素養

檔案管理工作人員是檔案管理制度的直接執行者，需有較強的政治思想、職業道德和文化素質。他們需要認真履行檔案保密制度，熟悉檔案管理工作，了解相關法律法規。定期參加相關檔案知識的培訓，運用信息化手段，規范檔案的管理工作。恪守職責，依照醫院的規定，積極投身于檔案管理工作中去。不斷提高管理人員的專業素養，為醫護人員的檔案管理工作打下堅實的基礎，確保檔案安全。

3 結束語

檔案工作看似很簡單，但是衛生技術專業人員的檔案卻很復雜，它不僅記錄著醫護工作者的信息資料，也承載著一個醫院的成長。雖然記載的是已經發生了的信息，但是背后卻映射著豐富的醫學資料和深厚的文化底蘊，因此我們要意識到衛生專業人員檔案管理的重要性，利用現代化的技術，建立完善的檔案管理體系，真正讓醫護人員的檔案發揮作用。