企業收文管理生態圈的構建與探析

周晶莉

中圖分類號：C931.46 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-127-01

摘 要 伴隨我國經濟的快速發展，現代信息技術的不斷進步，企業對收文管理的要求也越來越高。從繁雜的紙質流轉到便捷的信息化操作，從粗放式管理到精細化管理，從簡單呈批到前瞻思量，在企業推進高質量發展的過程中，構建收文管理生態圈已然成為重要基礎。

關鍵詞 收文管理 生態圈 構建路徑

一、現代企業收文管理的重要性

1.是影響企業運轉的重要內容。辦公室是企業運轉的中樞和核心，而收文工作是辦公室人員履行上傳下達、溝通左右、協調各方、出謀劃策等職能的重要手段。可以說，企業收文工作質量不僅影響到企業的正常運轉和發展水平，某種程度上也會直接影響到黨和國家方針、政策的貫徹執行。

2.是獲取各方信息的主要方式。在企業市場化競爭的戰場上，信息的作用極為重要，有時甚至直接關系著企業的生死存亡。收文是辦公室獲取工作信息的主要方式，是企業信息處理的第一個環節，辦公室人員對各級來文的閱讀、篩選和處理質量，是企業打贏市場競爭戰的基礎。

3.是強化企業管理的重要抓手?，F代化企業管理的一個重要關鍵詞是高效能，做好收文工作既能減少公文運轉時間，提高公文辦理效率、保證集團中心工作及時開展；又能使公文的效用最大化，促進企業管理提檔升級。

二、收文管理存在的問題和困難

近年來，伴隨國家有關公文處理的文件出臺，大多數企業的收文管理工作取得了進步，但是由于收文本身具有一定的復雜性，所以企業在具體的管理中仍然存在著各種各樣的問題和困難。

1.文件來源多樣、復雜。企業收文的對象既有上級機關、平級單位、下級企業，也有行業機構、合作客戶等。來文的內容既有普通公文，也有涉密公文；既有需立馬辦理的會議通知，也有對階段性工作的指導意見；來源的渠道很多，種類繁雜，稍微處理不當就會導致文件辦理出現錯漏。

2.文件流轉混亂、低效。收文管理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等程序，簽收不清晰、審核不細致、擬辦不精準、批辦不及時、承辦不到位、催辦不嚴格、歸檔不全面等等，無論哪個環節沒做好，都會造成文件流轉的低效、甚或混亂。

3.文件辦理拖沓、推諉。一方面有些收文內容涉及多個部門，且有一定的復雜性和模糊性，這就會導致文件在承辦過程中出現職責不清楚、推諉扯皮和拖沓辦理的現象。另一方面來文數量多、人員匹配不夠。尤其在年中、年終等時間點，一個部門同一時間需要處理到文件是平時的數倍，某種程度也會導致文件的積壓。

4.人員培養滯后、欠缺。目前很多單位對公文工作精干人員的配備更多傾向于寫稿、校稿和發文方面，收文管理比較容易被忽視，匹配的人員通常不能適應現代化企業管理的需求，專業度低、培訓機會少、收文管理的質量較差。

三、構建收文管理生態圈的路徑

收文管理是一個系統性工程，構建收文管理的生態圈就是需要解決管理過程中出現的痛點、堵點，做好規范化、精細化、專業化和現代化的管理，促使收文管理全過程有記錄、有條理、有效率、有質量。

1.統一口徑、分類處理，做好文件登記。一是配備專人負責收文和流程督辦，統一企業收文口徑，確保所有來文能夠進行歸口管理。二是按照公文登記順序對所有文件進行整理分類，并做好輕重緩急標注，重要緊急的收文先行辦理，不必要的文件可以退回不收，涉密的文件進行專項管理，確保所有收文運轉順暢有序、精準無誤。三是制定收文管理一覽式臺賬，詳細記錄文件來源、時間、標題、密級等各基礎要素，同時對具體承辦部門和責任人進行記錄，跟蹤文件流轉的全過程。

2.精準定位、改進作風，加快文件流轉。一是引入現代信息技術，搭建自動化辦公和移動辦公平臺，實現收文的無紙化管理，對簽收人進行精準定位、對滯留點的經辦人員進行多樣化提醒，保證收文在第一時間流轉。二是及時總結分析收文領導簽批意見，主動深入一線了解各部門工作職責，充分發揮參謀助手的作用，提出合理注辦建議。三是以內部發文的形式規范收文管理，自上而下督促各部門改進工作作風，確保文件規范、快速流轉。

3.加強溝通、靈活督辦，提高辦文效率。一是強化注辦環節的事前溝通，進一步清晰定位文件的主辦部門，提高承辦人員的主動性和協同力。二是強化承辦環節的事中溝通，優化督辦方式，對收文錯情和辦理進度進行公開通報，提高文件經辦人員的責任心和辦事效率。三是強化收文管理的事后溝通，實行閉環管理，所有文件的辦理結果在流程中予以體現，一文一號，辦結銷號，同時做好整理歸檔。

4.專業培訓、激勵考核，強化隊伍建設。一是對收文人員設置A、B角，建立后備梯隊，精心挑選，針對性培養，不定期開展培訓，持續提高收文隊伍的專業能力。二是建立收文管理激勵考核機制，督促所有收文環節涉及人員切實盡職履責，加強協同配合，提高收文管理質量。三是設立合理職業通道，給予收文人員更多關心和理解，不斷增強其責任心和事業心，高標準高效率高質量推進收文工作落地落實。

參考文獻：

[1] 田肖平.企業公文管理系統的研究與分析[D].云南大學，2017.

[2] 閻志軍.中小型企業公文流轉系統的設計與實現[D].吉林大學，2015.