基層單位人事檔案管理存在的問題及對策

張霞

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-108-01

摘 要 在我國各行各業不斷發展的同時，基層人事檔案卻仍然存在著很多問題，這種問題導致人事檔案的管理水平不能飛快提升，因此，本文針對基層單位人事檔案管理存在的問題提出相對應的解決方法，希望可以有效提升基層單位的人事檔案管理水平。

關鍵詞 基層單位 檔案管理 人事檔案

現代社會中，每一個人都擁有著屬于自己的檔案，檔案本身就是一個人最直觀的表現。如此重要的一個行業，如果不能有效的對檔案進行管理，就會發生一些不可挽回的錯誤。雖然現在的檔案管理水平在不斷提高，但是仍然存在一些問題，針對這些問題可以通過一些方法來改善。

一、基層單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度不完善

一個完善的制度對于任何部門都是不可或缺的一點，完善的制度可以促進企業更好更快的發展，可以讓檔案的管理變得井井有條高效快捷，但是，在很多的基層單位中，人事檔案管理卻一直得不到重視，所以檔案管理制度也并不完善，這就會讓很多基層的工作人員無法著手工作，無法讓各項工作落實到實處，因此不便于基層人員進行工作，對于這種情況我們應該制定檔案保存制度，制定檔案分類制度以及制定相關檔案的保護制度，以此來完善人事檔案管理制度。

（二）檔案信息化程度低

隨著社會的發展，高科技的多媒體查詢手段已經漸漸取代了大多數的傳統模式，但是在查詢檔案的時候，很多地區采用的方法依然是傳統的紙質版查詢，這種方法已經不符合現在社會的高效能需求，尤其是現在基層單位，因為對檔案的不重視，所以很少會在檔案管理方面專門引進信息管理系統。例如，我國廣西電網有限責任公司南寧賓陽供電局，在進行檔案查詢的時候會使用人力進行查詢，有時遇到了需要查詢的檔案，就需要提前進行預約，有關部門還需要為此復印相關材料，耗費了很多不必要的經費，給部門帶來了不必要的負擔。

（三）專職檔案管理人員缺乏

目前，在部分基層單位，缺少專門對檔案進行管理的人才，某些部門管理檔案的人員在進行檔案管理工作的同時可能擔任其他的職務，在這樣的情況下，基層單位的檔案管理自然無法實現高效運作的目標。而在專職檔案管理人員方面，對人員的專業程度要求很高，加上這些檔案管理的工作非常的繁多并且瑣碎，所以需要員工擁有很強的及時應對能力以及自主管理能力，這也提高了對專職檔案管理人員選拔的難度。

二、基層單位人事檔案管理問題的解決對策

（一）完善檔案管理制度

完善檔案管理制度是一個長期的工作，它需要有關部門在平時的工作中根據各個公司不同的環境進行不同程度的改變。而在已有的管理制度方面最重要的就是先完善登記檔案管理制度和健全補充收集制度，這兩個制度可以讓檔案管理更加的整齊規范，便于檔案管理。完善這些管理制度主要從三個方面入手，第一，不能只在領導吩咐之后才進行工作，要在平時就專注于檔案的管理工作，及時收集和補充檔案，然后對不同種類的檔案進行分類管理。第二，整理以往已經存在于檔案庫中的檔案，對檔案進行歸納整理，提取中心制作出目錄，從而便于檔案的查詢。第三，完善檔案歸檔制度，在每個月或者每個季度，通過專業人士的催繳，及時收回原本應當歸檔的檔案，從而有效的改變檔案管理不及時和檔案有文卻無檔等問題。

（二）建立檔案信息庫

在傳統的檔案管理中，多是利用一個檔案庫來進行檔案儲存，這種方法的效率略低。針對這種問題，有關部門可以建立信息庫，將檔案信息分門別類的輸入到信息庫中。這樣一來，在管理信息方面就可以變得更加方便。在信息的收集和整理方面，可以在多媒體的軟硬件兩方面分別入手，例如，在硬件方面，部門可以增加檔案管理的投入，對電腦的硬件進行升級，在電腦的反應速度方面和內容儲存方面進行提升，從而保證檔案管理工作可以順利進行。在軟件方面，可以尋找專業的軟件開發人員進行專門的檔案管理軟件，通過軟件的使用來尋找整理檔案，如果遇見一些比較隱秘的檔案，也可以通過設置防火墻、保密鎖的手段來達到檔案保密的目的。

（三）培養高素質人才

在基層的檔案管理工作中，必須要注重檔案管理人員的培養，針對專業檔案管理人員缺乏的現象，首先要建立一個專業的檔案管理部門，拒絕出現以往類似后勤兼職檔案管理，打印員兼職檔案管理以及辦公室文員兼職檔案管理的情況。其次，對檔案部門加大投資，提高福利待遇，從而吸引更多的專業高素質人才加入。最后，再定期對基層部門檔案管理人員進行培養，組織檔案管理相關知識講座，讓檔案管理的人員可以不斷的學習，讓檔案管理人員擁有在面對任何情況下都可以安然應對的能力。人員的素質培養需要不斷的學習，所以，工作人員要不斷學習，提升自我工作效率。

三、結語

總而言之，想要讓基層人員的檔案管理能夠更加高效的運作，可以加強信息庫的建設來實現管理信息化，完善管理制度讓檔案工作更加的規范，培養高素質專業人才用來提升工作效率，從而有效提升基層單位的人事檔案管理水平，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻：

[1] 張英.關于做好事業單位干部人事檔案管理的探討[J]現代經濟信息，2018（20）：108.

[2] 賀娟.新時期事業單位人事檔案管理創新路徑探討[J]文化創新比較研究，2018（23）：160-161.