大數據背景下人事檔案管理優化策略探究

◎王 珊 董慶軍 郭建國 張 洋

（32301部隊 河北 石家莊 050000）

人事檔案管理由于涉及較多的人員，檔案資料相對比較復雜，具有一定的管理難度。如果管理不合理或不規范，都會在一定程度上影響到人事檔案管理的完整性與準確性，進而難免會出現檔案資料不全或不準確等相關問題。大數據各種技術的發展與應用，為人事檔案管理提供了新的管理模式與技術，使人事檔案管理具有良好的改進空間與機遇。結合個人工作經驗與相關文獻，深入分析大數據背景下人事檔案管理的優化策略，對促進人事檔案管理水平優化提供相關參考[1]。

一、大數據時代簡介

從目前大數據發展情況而言，社會對于大數據技術并沒有給出明確的定義，很多理論概念都具有相似之處，即大數據是指無法在一定時間內利用常規軟件進行抓取、管理與處理的數據集合。具體而言，網絡技術與信息技術快速發展背景下，信息處理量呈現出海量化的特點。一些信息是具有一定聯系的，而一些信息是沒有明確界限的，這種特點使得數據處理具有一定的難度。伴隨著數據量的不斷增加，提升數據處理的速度，深入發現數據的價值，已成為數據處理的重要要求，大數據逐漸被人們廣泛了解。

大數據作為繼物聯網與云計算之后新的技術飛躍，其本質并不是創造大價值，也不是進行大容量的創造，其特點為龐大數據量、數據種類多樣化、價值密度低與處理效率快。這些特點與發展方向的呈現，使得大數據技術的類型不斷擴展，在各行各業的發展趨勢十分突出[2]。

二、目前人事檔案管理中存在的問題

（一）歸檔不齊全

人事檔案管理不同于其他檔案管理，人事檔案管理涉及人員較多，資料類型比較繁雜，且因人事檔案不斷出現變更情況，這使得人事檔案管理的難度比較大。特別是隨著改革深入推進與優化發展，我國各行業的人事檔案管理變更更加頻繁，檔案管理人員一旦沒有進行規范化處理，極易造成人事檔案出現歸檔不齊全的情況。例如，A部門需要對部門人員的檔案資料進行歸檔，但沒有檔案管理的制度規定，B部門則要求人事檔案資料全部錄入，當A部門人員進行B部門調動時可能會導致人事檔案資料歸檔不齊全的問題。此外，部分人事檔案管理由于沒有明確的管理制度與規章，沒有進行詳細的檔案資料錄入，這也一定程度上容易致使各種歸檔不齊全問題的發生。

（二）錄入不準確

人事信息資料錄入的準確性，對人事檔案的效用具有關鍵影響。然而在人事檔案形成過程中，部分人事檔案管理部門或用戶本人，缺乏對人事檔案重要性的正確認知，用戶本人在填寫檔案資料時對個人基本信息與履歷信息沒有準確填寫，甚至存有信息錯誤等情況。此時，如果未能對這些人事檔案信息嚴格審核，可能會使錄入信息存有不正確或不全面等情況。人事檔案資料本身記錄一名工作人員的工作履歷、學歷與政治面貌等基本信息，這些基本的檔案信息若存有錯誤，難免會給后期的人事檔案管理造成困擾，甚至嚴重時會影響到人事管理部門的管理決策[3]。

（三）日常維護不規范

在人事檔案日常管理中，只有做好詳細化與準確化管理，才能確保人事檔案的效用。然而，從目前人事檔案管理整體現狀而言，大部分人事檔案管理部門都存有日常維護不規范的情況；部分人事檔案管理部門雖然進行數字化工程建設，但對于軟硬件方面的資金投入不足或不重視，使得數字化管理平臺的功能不夠齊全，難以發揮出最有效性的效用。此外，人事檔案管理部門人員流動性大，新入手的工作人員可能無法準確掌握人事檔案管理流程。這種情況下，人事檔案的日常維護與管理，可能不夠規范與及時，進而可能會出現檔案損毀或原始資料遺失等情況[4]。

三、大數據背景下人事檔案管理優化策略

（一）開展人事檔案標準化建設

若想充分發揮出大數據技術的優勢，必須展開人事檔案的標準化建設。為此，機關部門要對人事檔案管理建立明確的技術規范，如檔案圖像質量指標、檔案儲存格式、數據庫轉化格式等，同時也需要明確信息平臺構建標準、基礎硬件設施性能標準與數據采集格式標準等，在基本標準化體系完善的基礎上，不斷提高人事檔案管理水平。對人事檔案管理人員，要加強標準化知識培訓，促使人事檔案管理人員能夠掌握良好的管理技能，確保人事檔案管理工作有效開展。

（二）充分運用大數據分析技術

人事檔案管理部門可以利用大數據技術對人事檔案信息進行有效采集與分類，以對人事檔案進行調動與審核時能夠快速提取有用信息；也可以利用大數據技術的分析功能，對人事檔案用戶的行為軌跡進行深入分析，進而判斷人事檔案的真實性等；可以利用云儲存技術對分散性檔案信息進行系統整理，以實現對人事檔案信息的遠程整理與異地查閱。

（三）做好人事檔案的日常管理

人事檔案管理部門需要對人事檔案可能存有的安全漏洞，如硬件設備安全、軟件平臺安全、網絡信息傳輸安全、移動儲存介質安全與檔案數據庫安全等，進行深入與準確的分析，然后采取相應措施進行安全防范。例如，檔案部門可以通過監控設備安裝、管理規范制定、軟硬件設備定期維護與人員安全意識培訓等方式，加強人事檔案日常管理，進而確保人身檔案管理的規范與安全[5]。

四、結語

綜上所述，在科技技術與信息技術快速發展的背景下，大數據已成為未來發展的主要趨勢，只有不斷根據大數據技術的發展特點與方向，合理進行技術方面的改進，才能實現良好發展。為此，人事檔案管理應合理運用大數據技術，并根據實際情況不斷完善人事檔案管理，充分利用大數據技術優勢，促使人事檔案管理水平提高，進而實現人事檔案管理方式的技術化改進。