淺談秘書人員的素質及提高途徑

摘 要：秘書是現代辦公室中不可或缺的工作人員，也是現代職業中一個不可缺少的重要崗位，秘書的主要工作職責是辦文、辦會、辦事，并從中服務于領導、服務于部門、服務于單位職工。作為一名秘書要不斷加強自身素質修養，認清自己所處的位置，做好服務工作，促進辦公室各項工作的順利開展。

關鍵詞：秘書;素質;要求

一、當下秘書人員的工作現狀

在現代社會中，秘書人員的工作是最具有現代化社會多元特征的職業之一，秘書工作不屬于任何一個行業，但卻又服務于任何一個行業，它成為了每一個行業所必需的工作。當前我國的秘書人員在工作中依然存在不少問題，主要表現在三個方面：首先，角色意識欠缺。作為秘書人員，主要的角色是做好領導的輔助工作、當好領導的參謀助手。但如今，我國秘書人員普遍呈現出角色意識欠缺的情況，在工作中沒擺正找準定位，認為在工作中不論對錯都應該聽領導的，甚至對領導唯唯諾諾、低三下四，這樣的角色意識只做到了服務于領導的作用，而沒有發揮參謀和輔助的職能。其次，職業技能單一。我國社會環境正處于不斷發展變化中，秘書人員只有緊跟時代的步伐才能在工作中為領導提供需要，這就要求秘書人員在職業素質和技能方面要有所擴大和強化，縱觀今日的秘書職場，可以發現秘書人員的技能十分的單一，只具有秘書學專業必備的專業知識，缺少科學文化知識和一些基本的法律法規知識。最后，工作內容復雜。從秘書人員的工作性質可以看出，秘書人員的工作是非常復雜的，不僅要協助領導做好參謀輔助性工作，還要完成自己每天的本職事務性工作。

二、 秘書人員必備的基本素質

作為秘書人員不僅要注重辦事效率，也要注意提升自己的素質要求，現代社會的秘書人員對待工作必須要有上進心，做事一定要心思縝密，與其他兄弟部門的相處一定要謙遜，從小事中提升自身素質修養。

（一）政治和道德素質

過硬的政治素質，是秘書人員的基本素質之一，更是全面發展自己的首要內容。高尚的道德情操是秘書人員提升自己的職業素養的要求之一。也是秘書人員自我完善的必要條件，當然，政治和道德素質也決定了秘書人員必須具備的高尚人格，恪守職業道德。秘書人員要具備較強的職業道德素質，就必須從自己的本質工作出發，熱愛自己的工作，不計名利默默奉獻在自己的崗位上，從工作中培養自己的責任心、鍛煉出敏銳的思維，學習更廣博的知識，不斷提高自己的施政水平，堅定自己的政治立場，才能夠在思想、心理和能力中不斷提高自身素質，體現出高尚的道德情操。

（二）較高的業務素質

總攬全局體現在秘書工作與其他職業的工作相比具有一定程度的特殊性，在工作中秘書人員無論在處理事情方面還是在輔助領導參與決策時，都應該站在領導的角度加以思考，只有掌握了縱覽全局的思想觀念，才能為領導做出完善的服務性工作。在工作中也要不斷更新觀念、積極主動，準確及時的熟悉部門的各項重點工作，積極參與中心工作的開展，掌握部門所有工作的進展狀態。及時有效的向領導反映工作中的重點信息，更好的發揮秘書人員的擔當精神，用高效率的工作態度為領導做好協調和決策工作。

勇于奉獻的精神使秘書人員的工作不像其他工作那樣規律單一，工作內容僅僅局限于寫材料、接待來訪者、出差等。相反，秘書人員的工作都是不規律的，要有勇于奉獻的精神，不拘小節的去付出，才能在工作中實現自己的價值，應該具備抵御各種誘惑的強烈意識。還要有良好的心態、耐心，熱情的態度、韌勁和文明的言行舉止等。

扎實的專業知識是秘書人員的重要素養，它是溝通、交流與外界的橋梁和紐帶。辦公室秘書人員不僅要具備高尚的道德和良好的素質、還要具備扎實的動手能力，決策意識。重視自己的專業知識的學習，無論在何種單位工作，秘書人員除了要具備相應的素質，還必須有較強的執行力、文字功底、溝通協調能力、責任意識和擔當能力。作為一名現代秘書人員要能觀察和感知周圍事物，善于發現自身存在的缺點和不足，并通過努力學習和完善自己。

（三）強烈的創新意識

秘書人員必須具備較強的創新意識。在思想上根本克服舊思想，學習新思想，不斷學習專業知識，提升專業素質，要具有一定的創造能力，在這個競爭日益激烈的創新型社會，只有擁有創造能力的人才，才能有能力去參與競爭。作為現代秘書人員，我們不僅要積極參與創新，更應該發揮自己的創造力去服務于領導和部門，將自己打磨成為職場最稀缺的人才。

（四）廣泛的社交能力

當下社會，社交已經成為了一項大眾化的熱門活動，對于秘書人員來說，社交在我們工作中發揮著非常重要的作用，它不僅能在一定程度上開闊我們的視野，增長我們的見識，還能夠在社交活動中學習到許多知識。社交也可以說是我們辦事的輔助。在日常工作的開展中我們可以通過平日里的社交，選擇更加捷徑的方法去聯系相關的事物，在工作中突出自身的素質修養，除了要具備高效的工作能力外，還要善于人際溝通，和行業人員搞好和諧關系，在溝通、交流的過程中，提高自己的表達能力，同時也能通過相應的方法去搞好對外交往，從中不斷拓寬自己的社交范圍，努力成為一名“全能型”高效秘書人員。

三、文秘人員自身素質的提高途徑

（一）觀察反映問題一定要細致周到、準確無誤

秘書工作無小事。簡單的可以從說出一句話，接到的一個電話，為客人倒一次水，組織開展一次會議，接待一次來訪者，這些工作都應該細致周到，作為一名秘書工作人員，仔細、認真是我們最基本的工作態度，我們在做每一件事情的時候都應該為領導考慮，也要具備一定的責任意識，無論什么事情，都應該要具備一定的擔當精神，盡力做好每件事情。工作要精準，重要事情及時匯報。作為秘書人員，也要學會意盡言止，言簡意賅，該說的話一定說，而且要有一定的邏輯思維，說話也要注意方式不可一意孤行，語無倫次。

（二）參謀服務要深人一等，工作態度要踏實認真

作為一個新時代的秘書人員，在參謀輔助方面一定要深人一等，參謀水平要高。平時應該多學、多看相關的書籍，從中鍛煉自己的反應能力，在為領導提供參謀服務時，更加準確直觀的發現存在的問題，同時思想意識一定對要超于他人，在領導需要的時候，主動提出自己的決策建議，為領導提供相應的參謀作用。愛崗敬業是一種高尚的道德情操，同時也是秘書人員必須具備的工作態度，秘書人員每天處理事務的多少，取決于領導對自己處理事情的滿意程度，而踏實的工作態度可以不亂陣腳，按時完成領導交辦的工作任務，還可以從中抽出時間完善自己，也不要放棄每一次可以學習的機會。秘書工作雖然十分繁雜，不論是時間上的付出還是精力上的付出都飽含堅辛，但是一個成熟的秘書人員，任何時候都要做到絕不因為辛苦而輕言放棄，反而應該積極的去配合工作，只要是領導和同事們交付的事情，不管是分內還是分外，努力去辦了就有利于增強團結、加深友誼，如果不去動手，不去辦，就有可能會影響感情，缺少信任。只有在別人需要自己的時候愿意去付出，才能在繁雜的工作中找到支撐自己的動力，我們也才可能實現超前發展，享受成功的喜悅。

（三）珍惜參與機會，恰當彰顯個性

秘書人員的工作具有繁雜性與多變性的特點，除了分工上確定的一些固定事項外，更多的則是參與一些分工并不明確的事務工作。一般來說，秘書人員應該要妥善的處理好分內的本職工作，又要圓滿的完成不屬于“分內”卻有機會參與的“超職”工作，既能夠拓寬個人的視野，也可以增長一些才干，所以，作為現代秘書人員要時刻關注自己的機遇，把握好每一次可以提升自己才干的機會，這樣，前進的步伐才會加速度的邁進，我們的工作也會因繁忙而變得充實。除了工作上能夠勝任，把承辦的事都能辦好外，更重要的一點就是努力塑造屬于自己的“個性”，在機會來臨的時候凸顯個性，展示自己的特長，同時要敢于抓住機會，在展現自己個性的同時爭取更多脫穎而出的機會去表現自己。

（四）敢于接受挑戰，全面發展自己

秘書人員是為領導服務的，而領導的基本職責就是用人和辦事，秘書人員“近水樓臺先得月”的優越條件，使自己很容易成為領導用人上的“首選”，成為領導工作中的“左膀右臂”。作為一名秘書人員，遇到問題一定要勇于擔當重任，敢于接受工作中的各種挑戰，并能夠盡全力辦好領導交辦的各項任務。在工作中難免會遇到許多困難，但是我們不能因為一次失敗就放棄嘗試，而應該接受一次次的困難，在困難中不的提高自己，不斷的努力成長。想要成為一名全能型的秘書人員，我們必須高度要求自己全面發展，端正自己的“三觀”，樹立正確的人生觀、價值觀、和世界觀。在日常工作中，一定要加強自身道德素質、政治決策、和職業素質的學習，注重自己職業操守和擔當精神，還要具備不怕吃苦耐勞的精神和仔細、認真的工作態度;要有高度的專業知識素質和處理事務的能力，加強自己表達技巧的學習和運用，處理好身邊的人際關系，做好協調和組織工作，提高自己對待工作的責任意識和處理事務的態度;要不斷學習拓寬自己的知識，善于培養溝通，協調能力，堅持原則能力。作為一名現代秘書人員，在工作中要能正確認識自己的工作和價值，正確處理苦與樂、得與失、個人利益與集體利益的關系，不搞攀比，不圖名利，不計較個人得失，愛崗敬業，勞累不辭，從小事做起，不斷完善自己。

四、提升自身素質對秘書人員的重要性

首先，良好的素質是檢驗一個人在社會生活中修養程度的重要標準。素質的形成是經過長期的學習和體驗形成的一種行為。秘書人員在日常工作中不僅要成為領導身邊的參謀小助手，也要不斷提高各方面的綜合能力。

其次，良好的素質是秘書人員適應時代發展的需求。一個人在政治、思想、道德、知識和技能等方面通過努力學習所達到的水平，能夠體現出一個人的自身素質和修養，同時對人的各種行為起到決定性的作用，也是評價一個人的有效手段。因此，秘書人員必須具備較高的處理事務能力和過硬的專業知識水平。秘書人員要熟悉部門里面的工作進展狀況，能夠熟練的操作辦公自動化系統，同時也可以將上情和下情有效的結合起來，認真努力的做好綜合性的服務工作。這樣既能夠順應時代發展的要求，又能夠充分發揮秘書人員的工作職責。

再次，良好的素質是增強秘書人員工作能力的重要條件。秘書人員從事的工作綜合服務性較強，自身的素質會直接影響到為領導提供的參謀效果。主要表現有：不能及時為領導提供嚴謹、正確的意見和建議，工作中容易墨守成規、固步自封，缺乏開拓創新精神，會影響到部門之間開展工作的合作協調效率，會影響到領導的工作成效。

最后，秘書人員的自身素質和其負責的業務息息相關，是其個人發展成敗與否的關鍵。素質體現著秘書人員的能力，也直接關系到自己的工作能否按時完成，能否將領導交辦的任務落到實處。這是秘書人員必須做到的一項長期性工作，要通過實踐不斷去研究、探索，積累經驗，逐步提高自身素質。

隨著現代社會的發展，對于秘書人員的需求也在不斷增多，秘書工作也備受重視，因此，秘書人員要不斷加強自身的素質修養，強化自己的專業技能，掌握更多的知識，努力提高自身綜合素質修養，不斷適應現代社會的發展。

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作者簡介：李萬軍（1978.01- ），男，山東泰安人，畢業于青海師范大學，碩士研究生，云南民族大學，副教授，研究方向：中國古代史。