行政事業單位推行財務共享服務中心思路探討

李佳琳 邱衛林

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，“互聯網+”時代已然來臨。在經濟全球化的大背景下，“財務共享服務”概念為人們所熟知并加以運用，使得信息共享化成為現實。相較于企業集團而言，建立財務共享服務中心已不是新鮮話題。因此，從行政事業單位財務現狀入手，分析其推行財務共享服務的意義及可行性，并對行政事業單位如何實施財務共享服務中心提出相關建議，以降低行政事業單位財務成本，提升其業務能力以及工作效率。

關鍵詞：財務共享服務;行政事業單位;內部控制

中圖分類號：F83 ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2019）32-0151-03

近年來，隨著“大智移云”時代的來到、信息技術的飛速發展，不但推進了社會經濟的步伐，也使會計信息化實現了又一次飛躍，由財務會計轉型為管理會計的趨勢亦愈發明顯。目前，我國的行政事業單位大多內部設置會計部門，作為一個獨立的會計主體進行核算。但由于行政事業單位自身性質、會計核算制度等多方面原因，帶來了許多負面影響。而財務共享服務是一種新興管理模式，其實質就是利用信息化手段，根據各單位的財務狀況建立相對統一的業務標準、財務流程和處理系統，將大量繁雜而重復性強的工作歸集至選定的中心進行業務處理。將行政事業單位與財務共享服務中心實施相結合，可以有效解決問題，促進內部資源整合，提高管理效率，利于政府公共管理績效目標的實現。

一、推行財務共享服務的必要性

（一）提升工作處理效率，大規模縮減財務成本

傳統模式下，每個行政事業單位都會設置專屬的財務部門，包括綜合管理科、專項經費科、會計核算科、收費結算科等等，根據業務量的多少對每個科室進行人員安排。按照不相容職務分離的要求，財務部門的人數也有最低標準，而每個員工都需要配備電腦、工作臺、會計軟件等基礎設備。而財務共享服務中心是通過會計集中模式將大量零散的、機械重復的、操作簡單的、易標準化的會計核算業務歸集至一處完成，將所有財務信息上傳到財務共享平臺，重新分工由專門的組織、人員完成任務。這樣就避免了耗費大量的人力于簡單的記賬、報賬、核算等，通過削減財務管理層級、減少低素質的財務人員數量，從而達到降低財務運作成本的目的，有效提升了財務部門的工作效率。

（二）改善單位內部管控建設

行政事業單位普遍由國家扶持，經營狀態并不會影響到其后續發展、員工福利等，導致員工缺乏工作積極性，財務內控制度也起不到應有的作用。建立財務共享服務中心，將單位全部分支機構的業務流程及財務制度統一規范化，精簡財務流程后崗位壓縮，重新進行崗位設置，提高了核心崗位和監管崗位的作用。改變了傳統的獨立會計核算模式，使核算部門、內控部門、行政部門相互獨立。為了避免滋生腐敗事件，新模式會將風險控制融入在內，在財務制度和崗位設置方面會重點考慮內部管控的問題，以提高財務業務處理的透明度，并且每個崗位有其明確的權利、責任界定，各司其職。行政事業單位內部控制的重點是預算控制與收支控制，財務共享服務中心對單位的財政預算進行管理監督，加強對資金使用的合理性控制，從而強化財務部門的內控建設。

（三）推動財務轉型，提升服務水平

在經濟全球化愈加顯著的今天，不論是國家宏觀要求，還是經濟形勢所致，都彰顯了一個趨勢：財務會計向管理會計轉型。由核算轉變到財務管理，才是如今社會需求的。

不同于傳統模式，財務共享服務中心的推行將會計人員從大量低附加值的業務中解脫出來，實現信息共享化、流程標準化、財務智能化。云平臺具有強大的數據處理能力，為財務人員收集、挖掘、保存各項財務信息，節省了大量時間，確保業財融合，人事、科研、資產、后勤等財務信息做到實時交互共享。會計人員科學合理規劃資金的使用，降低運作成本，為管理層決策提供支持依據，從“核算型”轉為“管理型”。此外，財務共享服務模式重在“服務”，需要與行政事業單位溝通并了解其需求，單位可以提出自己的會計信息需求，最后可以對財務共享中心的服務質量進行評價反饋，增強其業務的服務能力。

二、行政事業單位財務工作中存在的問題

（一）會計基礎工作有待改進

有些單位內部管理混亂，會計基礎工作薄弱，相關財務制度執行不到位，財務審批及報銷的流程、制度不健全，預算管理不規范。

在憑證審核方面，報銷審核把關不嚴。報銷差旅費后附有一些不相關的原始單據被拿來充數，如加油票據不符合規定對原始憑證的審核不嚴格，或者費用審批單上的日期晚于銀行回單的轉賬日，這些情況說明審批過程流于形式屬于事后補上去的。有些費用報銷依據也不充足，參加會議、外出培訓缺少會議通知、會議簽到或培訓說明，存在超標準報銷差旅費，虛列差旅費用于會議接待的情況。資金管理方面，存在資金清理不及時，大量應收賬款及備用金未及時收回的情況，大額資金長期被占用，往來賬款清理緩慢，部分應收款項金額大時間久，壞賬損失風險極高容易給單位帶來損失。

（二）內部控制建設不完善，監管力度不足

與企業集團不同，行政事業單位不以盈利為直接目的，是履行執法監督和一些社會管理職能的單位，其工作成果一般都不以貨幣來衡量，人員工資由國家財政部門撥款分發。

這種特有的體制帶來的后果往往是單位內部管理制度不健全、內控執行不到位、風險評估和監督過于形式化。內部控制應該落實到每一天的日常工作中，但由于本該起到監管作用的內部審計部門人員普遍素質不高，審計工作只是為了應付檢查而流于形式。甚至部分審計人員是從原先的財務部門調任過來的，而且有些單位審計部門和財務部門隸屬于同個領導分管，所以內審機構獨立性不足，缺乏外部監督力量。監管不力還表現在：科研項目管控不到位，已有成果重復立項，項目費用缺乏控制，過程管理環節缺失。單位的資產沒有定期進行盤點，物資管理缺少臺賬、庫房以及專管人員，資產管理賬卡物不一致，尤其是廢舊固定資產處置不規范。工程項目招標管理不合規的情況時有出現，應招未招、未中標先開工、合同不齊全等問題依然突出，更有甚者職工違反規定承攬本單位業務謀取利益。

（三）財務管理人員素養差異性強

相對來說，行政事業單位處理的經濟業務內容基礎單一，對于財務人員的招聘條件設置得也比較寬松，大多財務人員專業勝任能力不強。由于行政事業單位特有的體制屬性，財務人員大多專業素養不高、學歷較低，僅能夠掌握基本的財務知識理論，日常工作就是一些簡單的賬務處理，高職稱、專業性人才比較稀缺。

而且行政事業單位普遍待遇較好、工作性質較穩定，不利于提升員工的學習積極性，缺乏主動吸取新知識的動力，不從日常工作中汲取經驗總結如何改善問題的處理辦法，對于學習、考證提升自己也不那么熱衷。會計本是需要不斷更新需要不斷學習的學科，而財務人員不主動了解相關新規章制度，進行業務處理時難免犯錯從而出現財務問題，不利于單位的穩定發展。

三、有效建設財務共享服務中心的對策

（一）建立規范統一的財務管理系統

構建財務共享服務中心時，要注重財務管理的統一規范性。行政事業單位的財務管理應以全面預算管理為基礎，主要涉及有預算管理、采購管理、資產管理、資金的收入與支出管理、往來款項管理、財務機構及監督等多項管理。首先，應制定一套健全的、統一的、合法合規的財務管理制度，這是所有財務工作后續進行的依據以及保證，所屬單位及下屬單位都采用同一規章制度，保證財務共享的一致性及穩定性。一切經濟業務按規定辦事，不得徇私舞弊。其次，要結合單位自身的業務對原有的流程全部梳理一遍，優化重復累贅或者不符業務需求的流程，省去不必要的環節，減少前臺人員反復錄入信息的工作量，依據單位的職能要求重新設置財務部門的組織結構，業務流程重組，在遵守規章制度的前提下制定出一套標準的財務流程。最后，對單位員工進行培訓學習，以便所有人能夠熟練運用新流程，加強單位的內控管理以及工作效率。

（二）建設財務共享服務信息系統

1.前期評估

行政事業單位要導入財務共享中心。該中心相對于之前的傳統會計模式有很大的轉變，內容比較復雜，工作量和難度系數都比較大。為了保障平臺后續能夠正常運行，前期的評估工作是必不可少的。單位內部可以成立一個專項小組，主要負責財務共享服務中心的評估計劃，人員配備應有技術方面人員、基層財務人員以及管理層。考慮到單位關聯業務有針對性的制定出計劃，可以從該平臺的質量、安全、成本等多方面進行評估，通過需求調研，收集大量的數據進行整合，全面的、多角度評判后完成一份評估報告。

2.系統設計

評估工作結束后，最關鍵的工作就是進行系統設計，根據單位的實際需求建立一套可以和業務系統結合使用的財務共享系統，將原有系統和ERP系統融合一起，這里面包括了會計核算系統、網絡報賬系統、影像管理系統、資金管理系統、會計軟件系統以及信息處理平臺，通過現代信息化技術實現財務的高效管控。

財務共享系統采用了網絡管理，以全面預算管理為主線，著重控制了單位的費用支出，嚴格按照預算編制進行開支。單位內部人員都可以憑借專屬賬號密碼登錄，但是不同職位的權限、數據開放口都不同，保障數據資料的安全性。

系統完整的一套流程應是，單位財務人員將憑證填寫完成，審批無誤后由指定人員通過影像系統掃描上傳至信息處理平臺，盡可能多使用線上傳輸，然后財務共享中心的服務人員根據上傳資料繼續完成后續賬務處理，最后會計軟件系統會定期生成財務會計報告，財務人員確認完畢后可以公布。這種形式能從根源上制止“先付后批”的情況出現，可以加強單位對費用的監管，降低人工誤差提高效率。財務共享系統規劃設計完后，為了保證其順利實施，還需要結合單位的具體業務進行后續調整。

3.試運行

前期評估、系統設計階段完成結束后，把成本、單位發展等因素考慮在內選擇適合的地點建立財務共享服務中心，然后就可以開始試運行了。財務共享服務中心是依靠現代信息技術構建的財務平臺，由客戶端和云端組成。試運行過程中，由于財務人員新接觸一個操作系統還不適應，需按照基本的業務流程進行一遍，在使用過程中所出現的問題需要及時記錄和反饋。根據運行中出現的問題做出調整，財務共享服務中心主要考慮客戶的需求，做到客戶端和云端能夠有效對接，對客戶的反饋及時進行完善，做好跟蹤服務工作，加強與單位的溝通，確保財務工作的便捷性、高效性以及安全性。

（三）加強人力資源管理

財務共享服務中心系統的搭建完成，能夠大幅提升行政事業單位的自動化處理能力。但是人員的優化管理也不可或缺。應加強人力資源的管理，同時完善員工績效管理機制。推行財務共享服務模式后，財務人員應該更多地參與管理決策，對財務工作進行綜合性分析，因而需要對所有財務人員進行專項培訓，提高員工信息技術應用能力以及業務處理技能。

此外，應該將人力資源管理與科學合理的績效機制結合實施。根據行政事業單位的發展要求，設置績效考核標準，根據多項指標綜合考核，將考評結果與薪資待遇掛鉤，充分調動員工的工作積極性，將個人利益與單位利益緊密聯合。

結語

隨著全球經濟一體化的加深，依托信息技術推行財務共享服務已成為了必然趨勢。越來越多的大型企業集團已在運用財務共享服務，行政事業單位可以從中汲取經驗。建立財務共享服務中心是當前趨勢推動下的選擇，有利于規模化行政事業單位整合內部資源，節約成本以及提高內部管理水平，有一個穩定的發展空間。

參考文獻：

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