藥品庫存會計(jì)精細(xì)化管理中的問題和對策

文/曾婷婷，重慶市婦幼保健院

1 藥品庫存會計(jì)管理面對的問題

1.1 大量藥品庫存占用醫(yī)院資金

制度規(guī)定不完善導(dǎo)致醫(yī)生與藥劑科溝通不足，醫(yī)院藥品采購計(jì)劃不完善，缺乏合理性規(guī)劃，沒有充分考慮藥品存貨的成本，造成部分藥品積壓。藥品庫存過大容易形成過期浪費(fèi)和藥品在保存過程中的損失，而藥品庫存成本過高也會使得醫(yī)院的流動資金捉襟見肘。

1.2 藥品庫存盤點(diǎn)不完善

藥品盤點(diǎn)參與者對于藥品盤點(diǎn)中的差異重視程度不夠，往往以藥品總量龐大，品種眾多為藉口，認(rèn)為存在些許差異屬于正常現(xiàn)象，缺乏精細(xì)化盤點(diǎn)的自覺性與主動性。藥品精細(xì)化盤點(diǎn)要求更高的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，以往雖然財(cái)務(wù)人員也會在藥品盤點(diǎn)時進(jìn)行跟盤，但是他們大多不具備基本藥品知識，對藥品規(guī)格和包裝也不熟悉，對于藥品庫存的監(jiān)督作用相當(dāng)局限。各藥房和藥庫的盤點(diǎn)時間不統(tǒng)一，導(dǎo)致財(cái)務(wù)無法使用統(tǒng)一的時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，致使實(shí)際藥品與信息系統(tǒng)中數(shù)量和金額存在差異。藥品盤點(diǎn)工作的無序進(jìn)行會導(dǎo)致醫(yī)院藥品管理工作出現(xiàn)疏漏，出現(xiàn)不必要的藥品盤盈盤虧。醫(yī)院藥品管理未能引入考核體系和制約監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致藥品在流轉(zhuǎn)過程中形成的損失不易查明，因此對于盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符等問題，無法形成有效的解決機(jī)制。醫(yī)院各藥房藥庫管理人員放任藥品盤盈盤虧，藥品會計(jì)也沒有按時向財(cái)務(wù)科上交藥品盤盈盤虧表，差額逐月累積，留存在藥品系統(tǒng)中的盤盈盤虧總額越來越大，財(cái)務(wù)部門沒有及時進(jìn)行財(cái)務(wù)處理而導(dǎo)致賬務(wù)與實(shí)際藥品金額相差懸殊。

2 藥品會計(jì)精細(xì)化管理的方法和措施

2.1 對管理藥品流程有效規(guī)范

1）采購控制。針對采購藥品建立專業(yè)小組，貫徹落實(shí)采購藥品審批制度，管理人員負(fù)責(zé)論證認(rèn)可藥品品種、質(zhì)量等，并報(bào)批采購，利用集中采購藥械網(wǎng)絡(luò)綜合實(shí)施詢價，并制定可行的采購方案。按照使用藥品特點(diǎn)，在保險(xiǎn)儲備的前提下，盡量禁止積壓藥品，最終明確采購量。2）入庫控制。入庫操作時，保管人員需要仔細(xì)核對藥品規(guī)格、數(shù)量、有效期限等，拒絕不合格藥品進(jìn)入庫房。通過驗(yàn)收以后，藥品會計(jì)必須全面核對發(fā)票與采購方案，并錄入管理藥品系統(tǒng)，形成入庫單。3）付款控制。藥品會計(jì)準(zhǔn)確核對采購合同、藥品入庫單、填制發(fā)票報(bào)銷單等，并交由相關(guān)部門進(jìn)行審批。合格以后通過會計(jì)審核全部單據(jù)，并付款。產(chǎn)生各方控制、綜合監(jiān)督的制度。4）出庫控制。貫徹落實(shí)出庫領(lǐng)用藥品制度，各個科室對藥品進(jìn)行申請以后，需要會計(jì)結(jié)合管理藥品系統(tǒng)設(shè)計(jì)出庫單，相關(guān)部門還要對其簽訂確認(rèn)。對管理藥品系統(tǒng)采取的核算方法應(yīng)根據(jù)先進(jìn)先出原則實(shí)施，避免藥品發(fā)生過期問題。5）庫存控制。每個季度認(rèn)真盤點(diǎn)藥品，真實(shí)填制盤虧盤盈表，并解釋相關(guān)原因，由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽訂以后向主管領(lǐng)導(dǎo)申請?zhí)幚恚⑵渥鳛槿胭~憑證。由于藥品表現(xiàn)出特殊性，盤點(diǎn)工作異常繁重，會計(jì)需要不定期隨機(jī)檢查庫存量，忍者核對管理藥品系統(tǒng)，及時解決問題。6）消耗控制。每個季度末期，藥品會計(jì)都會檢查本季各個科室使用藥品情況，并對品種、數(shù)量、金額有效匯總，通過管理系統(tǒng)產(chǎn)生盤點(diǎn)藥品表，與各個科室實(shí)施核對，結(jié)合本季度消耗藥品成本，向財(cái)務(wù)科室上報(bào)。

2.2 設(shè)立訪問權(quán)限，促進(jìn)藥品數(shù)據(jù)溝通

在會計(jì)內(nèi)控系統(tǒng)中開展HIS系統(tǒng)的研發(fā)、保護(hù)、應(yīng)用等工作，令藥劑的購置、供應(yīng)、利用、保存等環(huán)節(jié)均處在不相容職務(wù)管控中。經(jīng)設(shè)立系統(tǒng)訪問權(quán)限，嚴(yán)格制約，同時在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立報(bào)警體制，在防范與監(jiān)控的雙重功能下，盡可能防止人為失誤與違法行為，保障藥品會計(jì)數(shù)據(jù)的有效性。涉及清查數(shù)據(jù)調(diào)整、藥品調(diào)價確定等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，要由財(cái)務(wù)工作者系統(tǒng)核查確認(rèn)才進(jìn)行處理。以信息化技術(shù)加強(qiáng)各部門之間藥品資源共享、協(xié)調(diào)，全面追蹤、管控藥劑從進(jìn)到醫(yī)院至流出醫(yī)院的整個過程，通過電子圖表研究、比對藥占比等內(nèi)容，以規(guī)范庫存量，提升醫(yī)院會計(jì)管控效率。

2.3 加強(qiáng)藥品庫存精細(xì)化管理

醫(yī)院設(shè)立藥品會計(jì)，加強(qiáng)對藥品庫存的精細(xì)化管理。藥品會計(jì)要配合藥劑科做好采購需求分析，藥劑科要加強(qiáng)與臨床科室間的溝通，提高藥品需求信息及時性和準(zhǔn)確性。在保證醫(yī)院正常用藥的基礎(chǔ)上嚴(yán)格限制藥品庫存。同時還要嚴(yán)格采購程序，保證藥品本身的質(zhì)量，減少藥品在醫(yī)院流轉(zhuǎn)過程中的腐壞變質(zhì)的可能。首先要選擇符合國家法律法規(guī)要求的正規(guī)供貨商，保證供貨商具有提供相應(yīng)藥品的必要資質(zhì)。其次要嚴(yán)格藥品入庫審核，對于質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的藥品嚴(yán)禁入庫，從源頭保證藥品質(zhì)量。藥品會計(jì)精細(xì)化管理要求醫(yī)院對于藥品的使用品種和數(shù)量有充分的預(yù)測和規(guī)劃，制定和實(shí)行精準(zhǔn)的藥品采購計(jì)劃。

2.4 規(guī)范藥品管理操作

隨著不斷深化的醫(yī)療體制改革，目前正處在深水區(qū)，怎樣提升運(yùn)營水平，最大程度發(fā)揮單位資產(chǎn)，對管理者的自身水平提出更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部控制發(fā)展時間較晚，我們需要高度關(guān)注這項(xiàng)制度，尤其是內(nèi)部會計(jì)控制。作為一個醫(yī)療體系范圍，在日常工作中藥品是關(guān)鍵內(nèi)容，課件，對其有效控制發(fā)揮了關(guān)鍵作用。第一，利用內(nèi)部部門與人員彼此牽制，內(nèi)部不相容崗位的輪崗機(jī)制，不相容人員授權(quán)審批機(jī)制等，一定程度確保科學(xué)設(shè)置崗位，以及科學(xué)劃分權(quán)限，實(shí)現(xiàn)彼此分離、制約和監(jiān)督不相容職務(wù)。第二，認(rèn)真核算管理藥品，對責(zé)任有效細(xì)化，解決各種管理缺陷，提升單位綜合運(yùn)營水平。

3 結(jié)束語

新形勢下的醫(yī)院發(fā)展模式對于醫(yī)院藥品的精細(xì)化管理提出了更高的要求。醫(yī)院面對藥品庫存管理中存在的問題，必須將會計(jì)管理精細(xì)化，進(jìn)行細(xì)致的原因分析并采取對應(yīng)的方法和措施，只有這樣才能迎接醫(yī)院發(fā)展過程中面臨新的挑戰(zhàn)，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)水平。