談談信息時代檔案管理工作的內容特點及措施

張智勇

（河北省淶源縣地方志辦公室，河北 淶源 074300）

一、信息時代下檔案管理工作的內容及特點

（一）信息時代下檔案管理工作的內容。

針對信息時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現代信息技術在檔案管理工作中進行充分的應用，這就需要相關的檔案管理部門，不僅要在規劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠對實體的保管進行脫離，不僅走向了數字化檔案管理，同時也走向了現代化檔案管理。

（二）信息時代下檔案管理工作的主要特點。

一是在信息時代背景下，針對檔案管理來說，不僅要對相關的法律進行遵循，同時也要對相關的政策以及法規進行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進行統一制定的。二是針對目前來說，檔案管理大多數以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進行的，這在一定程度上標志著國家以及企業走向信息化時代。三是檔案管理工作在信息時代下，對現代信息技術所具有的優勢在一定程度上進行了充分的利用，不僅實現了檔案管理的數字化，同時也實現了檔案管理的網絡化，對檔案管理在工作過程中的效率進行有效的提高，讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準確性。

二、信息時代下改進檔案管理工作的措施

（一）不斷推進檔案管理的制度建設。

制度在一定程度上是規范管理的主要基礎，同時也是對檔案管理科學化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進一步要求對其管理制度也要作出相應的調整。要想把檔案管理工作做好，首先應該做的就是加強制度建設，相關的工作要作出具體的規定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進行明確的界定，讓檔案管理相關的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術背景下，讓檔案管理更加規范有序。檔案管理制度建設一定要適應社會的發展，對不適應發展的制度不僅要進行修訂，還要對其進行變革，對空白的地方要制定出新的制度進行相應的補充等。

（二）完善檔案管理的體制。

由于信息化技術的不斷發展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術進行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統在進行建設的過程中比較分散，在軟硬件進行選用上也還存在著一定的問題，所以，應該在管理體制上進一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統進行統一的管理，這不僅要求對技術操作進行有效的規范，還要求對軟硬件的選擇進行相應的規范。

（三）實現檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發揮，這樣就會進一步導致檔案信息不能充分共享，相關各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應該在一定程度上應該明確檔案管理過程中的內容以及范圍，并且有效地規范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環節，建立相對比較規范的系統工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（四）加強檔案信息數據庫的建設。

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數據庫。針對數據庫系統建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數據庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數據庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協調合作，把綜合數據及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網絡開發式以及分布式的數據庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

（五）提高檔案管理人員的素質。

檔案管理工作進步和發展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業人員的教育培養，不斷提高管理人員的素質。一是檔案管理人員自身要具備較強的業務素質和能力，對其相關知識進行有效的的掌握，并能運用現代化手段對檔案進行規范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規定的要求，保證工作的過程中不會出現紕漏。