農(nóng)場檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化

呂連杰

（黑龍江省虎林市八五八農(nóng)場，黑龍江 虎林 158400）

在大數(shù)據(jù)時代，各類信息呈現(xiàn)井噴式增長，這為檔案管理工作帶來了較大的難度，原有的人工收集方式和紙質(zhì)檔案管理方式很難滿足當前的檔案管理需求和檔案服務(wù)需求。這就要求相關(guān)的檔案管理人員能夠積極探索新的檔案管理方法，加大對新技術(shù)的引用力度，努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。農(nóng)場企業(yè)的檔案管理工作也不例外，也應(yīng)將檔案管理現(xiàn)代化作為檔案管理工作的重要任務(wù)。

一、農(nóng)場檔案管理基礎(chǔ)工作中現(xiàn)存的問題

（一）目錄信息不完善

檔案管理中的基礎(chǔ)工作內(nèi)容包括檔案信息收集、整理、歸檔和分類管理。其中的信息收集指的是對一些生產(chǎn)過程的資料信息進行匯總，整理則是將其形成完善的文字內(nèi)容，做好歸檔管理。歸檔的過程中，應(yīng)注意明確標注頁碼，并且及時更新檔案目錄，為后期的查閱和提取提供便利。但從當前的農(nóng)場檔案管理工作來看，由于管理人員缺乏對檔案管理的重視，很多檔案內(nèi)容均存在頁碼不全，且目錄信息不全的問題，這就為檔案資料的應(yīng)用率造成了較大影響。

（二）案卷標題內(nèi)容不準確

案卷標題是幫助相關(guān)人員快速提取檔案信息的關(guān)鍵內(nèi)容，但由于案卷標題描述不清，不能表現(xiàn)出案卷內(nèi)容的關(guān)鍵要素，這會直接影響案卷的使用價值。部分情況下，還存在資料信息隨意歸檔，不設(shè)置標題的現(xiàn)象，這種基礎(chǔ)工作過于隨意的現(xiàn)象很容易影響資料價值的有效發(fā)揮。

（三）其他問題

大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼。如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的：案卷厚薄不一。有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。從以上情況來看還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作內(nèi)容，促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

（一）清查檔案內(nèi)容，去重增效

由于檔案管理工作是在近些年才被逐漸重視的，前期的檔案管理工作過于隨意，很容易出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)和管理無章的現(xiàn)象。在借助計算機技術(shù)和信息技術(shù)進行檔案管理時，應(yīng)首先對農(nóng)場的檔案內(nèi)容進行全面清查，對于其中存在的重復(fù)內(nèi)容進行有效篩選，去除重復(fù)現(xiàn)象，并且對檔案資料進行重新梳理，同時剔除一些不具備管理價值的資料，為后續(xù)的檔案資料轉(zhuǎn)換工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）科學組合案卷，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）認真著錄

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸人計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于檔案室的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以檔案室應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）明確題目內(nèi)容，提升檢索效率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的。還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、積極引進先進技術(shù)，推動檔案管理現(xiàn)代化進程

（一）分清主次，循序漸進的開展管理工作

進行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要目的是增強檔案管理的效率，提升檔案服務(wù)水平，改善原有農(nóng)場企業(yè)存在的管理無序現(xiàn)象，借助計算機技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化呈現(xiàn)，使其能夠隨時隨地的為相關(guān)人員提供檔案服務(wù)，打破時間與空間的限制，這對于提升檔案利用率具有積極作用。進行檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展時，也應(yīng)圍繞上述管理目的，合理確定檔案工作的側(cè)重點，對全部檔案信息進行梳理后，錄入計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)換，同時根據(jù)檔案內(nèi)容，分成多個管理層面，為檔案提取提供便利。

（二）采取分層著錄的原則，提升錄入效率

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

（三）合理分類，科學管理檔案信息

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷。在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)。可以減少著錄環(huán)節(jié)。大大地提高著錄速度。

（四）設(shè)置關(guān)鍵詞，提升檢索準確性

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關(guān)系。