淺談高效實(shí)施企業(yè)科研項(xiàng)目管理思路與方法

王博偉

[摘 要]經(jīng)濟(jì)、科技體制改革的深入發(fā)展必然要求資源投入優(yōu)化重組，導(dǎo)致科研計劃管理體系調(diào)整，在改革不斷深化、重大項(xiàng)目管理體系不斷調(diào)整的情況下，如何保證重大科研項(xiàng)目高效、優(yōu)質(zhì)完成，正是重大科研項(xiàng)目計劃管理系統(tǒng)化、制度化研究的主要目的?，F(xiàn)行的重大項(xiàng)目計劃管理方法尚不完善，缺乏系統(tǒng)的觀點(diǎn)。本文研究了高效項(xiàng)目管理的方法，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]高效;資源;精細(xì);監(jiān)督;控制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.047

[中圖分類號]G311[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）22-00-02

0? ? ?引 言

許多企業(yè)需要技術(shù)革新。技術(shù)革新是科技興企的重要決策，選擇了技術(shù)創(chuàng)新，為企業(yè)增加新的附加值，獲取經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，也是對企業(yè)文化、思想、價值觀的重大調(diào)整和提升，有利于企業(yè)開創(chuàng)未來。項(xiàng)目管理在前期大量調(diào)研立項(xiàng)及投資回報分析后，如果利潤符合預(yù)期，則開始立項(xiàng)進(jìn)入實(shí)施過程，一個良好的項(xiàng)目選項(xiàng)很重要，但項(xiàng)目實(shí)施過程管理更重要。高效性的項(xiàng)目管理，必須是在整個企業(yè)良好的管理大環(huán)境下健康成長，高效管理不僅是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的事，一個成功的項(xiàng)目需要各部門即許多人的通力協(xié)作，比如：研發(fā)團(tuán)隊(duì)每個成員，項(xiàng)目最終成果使用者、外部技術(shù)協(xié)助者，包括企業(yè)負(fù)責(zé)立項(xiàng)及監(jiān)管的高層都要齊心協(xié)力;部門職能分工、個人職責(zé)分工、監(jiān)督體系、激勵體系、管理流程、研發(fā)流程，各部門協(xié)調(diào)一致全力以赴。高效管理可以使企業(yè)從一個良好管理項(xiàng)目中很快獲益，但也容易從管理不善中受損。比如：美國國家航空航天局（NASA）于1990年發(fā)射了哈勃空間望遠(yuǎn)鏡，希望能夠傳回比以往更清晰的太空圖片，雖然這個項(xiàng)目攻克了無數(shù)的技術(shù)難關(guān)，但是拋光主要鏡片的測量儀器卻出了故障，導(dǎo)致傳回的每一張照片都有污點(diǎn)，結(jié)果NASA遭受了巨大的經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)損失，又花費(fèi)了3年的時間才將故障排除，恢復(fù)了行內(nèi)聲譽(yù)。所以高效項(xiàng)目管理對企業(yè)有重大影響，可以減少項(xiàng)目預(yù)算成本和不可預(yù)知

的風(fēng)險。

1? ? ?高效項(xiàng)目管理方法概述

1.1? ?重要因素和特征

A項(xiàng)目從開始執(zhí)行到結(jié)束，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每個部門每個成員都要有明確的職責(zé)及安排報告節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目是有計劃、有組織、有職責(zé)、有溝通、有支持、有指導(dǎo)、有審查、有監(jiān)控、有針對性培訓(xùn)的。B項(xiàng)目實(shí)施要注意戰(zhàn)略目標(biāo)的重要性、緊迫性及時間性。C項(xiàng)目是有成本預(yù)算的，為了確保項(xiàng)目順利完成，不超預(yù)算，必須有階段性的實(shí)質(zhì)進(jìn)展來保障，時間就是金錢，同時也是企業(yè)效益。D項(xiàng)目的結(jié)果具有階段性，對這些階段性成果要清楚地做出規(guī)定，以保障項(xiàng)目最終結(jié)果順利達(dá)標(biāo)（技術(shù)性指標(biāo)）。E項(xiàng)目使用的資源具有針對性，涉及具體的研發(fā)對應(yīng)團(tuán)隊(duì)、企業(yè)資源支持能力，還可以引進(jìn)外部技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。F項(xiàng)目必須有專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目總體構(gòu)架、能夠協(xié)調(diào)項(xiàng)目相關(guān)工作或指導(dǎo)各部門展開對應(yīng)工作。具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目計劃、管理、控制、溝通、督促進(jìn)度修訂預(yù)期結(jié)果、及時撰寫研發(fā)情況報告。努力避免項(xiàng)目陷入混亂困惑或團(tuán)隊(duì)中有重復(fù)無效的工作。適時激勵研發(fā)人員進(jìn)行針對性地專業(yè)培訓(xùn)及對培訓(xùn)效果考核，制定項(xiàng)目獎勵管理辦法以保證項(xiàng)目從開始到結(jié)束有章有法、有條理地進(jìn)行。總之，一個良好的項(xiàng)目管理必須在項(xiàng)目開始前就要有條不紊地加強(qiáng)管理，按計劃或臨時調(diào)整進(jìn)度，確保項(xiàng)目結(jié)束時的結(jié)果符合目標(biāo)，即達(dá)到衡量項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)：時間、預(yù)算、質(zhì)量三大要素。

1.2? ?常見方法和工具

通過立項(xiàng)前相關(guān)問題、成本效益、風(fēng)險與優(yōu)勢分析可以發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目管理重點(diǎn)是關(guān)注立項(xiàng)后，項(xiàng)目實(shí)施過程中的高效管理思路。下面介紹幾種常見的方法和工具。

1.2.1? ?甘特圖

將一個大型項(xiàng)目劃分成幾個小部分，有條理地規(guī)劃每個任務(wù)的完成者、預(yù)期完成時間（一邊是開始日、一邊是完成日），重要事項(xiàng)以特殊符號為里程碑，整體以條形表呈現(xiàn)出一副工作狀態(tài)圖，隨時跟蹤項(xiàng)目每個部門每個人的任務(wù)完成情況，以任務(wù)里程碑、負(fù)責(zé)人、時間節(jié)點(diǎn)3個維度圖或表格來掌控項(xiàng)目、隨時可以了解到具體計劃完成、進(jìn)展情況等狀態(tài)，該做什么樣的決定、和誰溝通、遇到問題該找誰協(xié)商。以樹狀圖也可以整體呈現(xiàn)項(xiàng)目狀態(tài)畫面，一棵正立的大樹主干以項(xiàng)目冠名，分支從下向上分解項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)，勾畫項(xiàng)目的方方面面，以便消除管理者的焦慮心理，增加項(xiàng)目管理者的信心。

1.2.2? ?思維導(dǎo)圖

思維導(dǎo)圖更靈活，盡管沒有正式的條條框框和圖表，但是該方法把項(xiàng)目分解小組任務(wù)或更基層任務(wù)，有待辦事項(xiàng)清單或分析問題，通過思維導(dǎo)圖插入圖片、鏈接文件、隱藏分支來聚焦某個部分。

1.2.3? ?狀態(tài)表

注重項(xiàng)目狀態(tài)和完成過程，盡管不包含項(xiàng)目持續(xù)時間和任務(wù)關(guān)系等細(xì)節(jié)，但也包含了各個任務(wù)的負(fù)責(zé)人及時間性效果，所以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時可以發(fā)現(xiàn)問題，并找到負(fù)責(zé)人，以便更好地評估研發(fā)團(tuán)隊(duì)每個成員的業(yè)績。

1.2.4? ?HOQ

HOQ（house-of-quality）用于界定客戶需求與項(xiàng)目性能之間的關(guān)系，用于質(zhì)量功能配置、不斷促進(jìn)團(tuán)隊(duì)決策和實(shí)驗(yàn)。

以上常用的方法表示形式均可以通過億圖軟件制作成自己想要的可視圖形圖表。

1.3? ?存在問題

1.3.1? ?A企業(yè)管理制度中《項(xiàng)目管理辦法》涉及內(nèi)容不夠全面

企業(yè)項(xiàng)目管理辦法無論選擇哪種方法或思路，都要滿足一些重要事項(xiàng)。①實(shí)用性很強(qiáng)，應(yīng)適合各種規(guī)模復(fù)雜程度或風(fēng)險不同的項(xiàng)目。②相關(guān)性強(qiáng)，能針對特定領(lǐng)域的項(xiàng)目管理，有管理依據(jù)、有管理方法，比如工程建筑項(xiàng)目、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目等都可以借鑒。

1.3.2? ?B項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)設(shè)計缺乏嚴(yán)謹(jǐn)

一般項(xiàng)目管理為三級管理：小組負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)人、高級經(jīng)理負(fù)責(zé)人。但B項(xiàng)目三級管理沒有建立。工作目標(biāo)沒有采取組織圖全面描述每個角色職責(zé)，沒有體現(xiàn)出項(xiàng)目中的角色以及各層次之間的關(guān)系，互不了解角色和職責(zé)及擔(dān)當(dāng)。

1.3.3? ?C項(xiàng)目很少召開有關(guān)風(fēng)險問題確認(rèn)會議或會議頻率過高缺乏實(shí)效性

由于每月問題或風(fēng)險解決頻率過低，就會增加很多項(xiàng)目可以避免的問題，實(shí)質(zhì)性的進(jìn)度節(jié)點(diǎn)總結(jié)會議就可以消除錯誤以便解決問題，團(tuán)隊(duì)也可以分享工作經(jīng)驗(yàn)。但是會議頻率過高會嚴(yán)重消耗精力，降低工作效率。

1.3.4? ?E考核激勵缺乏時效性

科研項(xiàng)目大都從知識廣度、深度、技術(shù)難度上都存在很高的要求，所以科研人員經(jīng)常加班加點(diǎn)都習(xí)以為常，不計較報酬，這就是科研人員的奉獻(xiàn)精神所在，但是企業(yè)應(yīng)該考慮及時獎勵那些取得階段性成果或目標(biāo)任務(wù)的隊(duì)員，給以兌現(xiàn)。如果研發(fā)團(tuán)隊(duì)的薪酬與成果息息相關(guān)、與他們的專業(yè)培訓(xùn)息息相關(guān)，他們將會受到很大的鼓舞、只有這樣正確的人在正確的時間里才能取得很好的成績。

2? ? ?高效實(shí)施企業(yè)科研項(xiàng)目管理的方法

2.1? ?加強(qiáng)項(xiàng)目精細(xì)化管理

項(xiàng)目管理大多沒有把目標(biāo)管理體系和考評結(jié)果應(yīng)用體系完美結(jié)合。高效管理最核心的是利用“分配”與“任用”兩大手段提高工作效率，管理過程原則性很強(qiáng)，充分體現(xiàn)在績效考核結(jié)果決定分配，績效管理有原則性即剛性的一面，但也具有特殊性靈活性及時效性，做到各拿各的錢、各得其所。精細(xì)化管理是一種企業(yè)理念、一種管理文化，以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控制度、提升企業(yè)整體管理水平。精細(xì)化管理有以下特征：精就是做到精益求精，追求更優(yōu);準(zhǔn)就是及時準(zhǔn)確無誤差;細(xì)就是要嚴(yán)謹(jǐn)，管理做細(xì)、流程做細(xì);嚴(yán)就是執(zhí)行力，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度和流程與控制。

2.2? ?提升項(xiàng)目風(fēng)險意識

研發(fā)團(tuán)隊(duì)一般很少召開項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險討論確認(rèn)會議，以防把風(fēng)險形成不可阻止的問題，比如：明確項(xiàng)目大綱及業(yè)務(wù)研發(fā)過程中的各種風(fēng)險問題，研發(fā)過程是否簽訂保密協(xié)議、研發(fā)過程中的資料數(shù)據(jù)是否有責(zé)任人與專人備份和保密、研發(fā)過程中是否要簽訂勞務(wù)或用人合同以避免階段性成果損失，研發(fā)不同項(xiàng)目日常開支是否劃清界限，研發(fā)過程突發(fā)事件帶來的風(fēng)險等。

2.3? ?加強(qiáng)有效溝通

有效溝通是雙方在同一維度上為實(shí)現(xiàn)共贏、實(shí)現(xiàn)同一目標(biāo)而做出的信息交流。影響溝通四要素：心理背景、物理背景、社會背景、文化背景。心理背景指對方情緒、態(tài)度、性格等;物理背景指地點(diǎn)、時間;社會背景包括身份、職務(wù)、雙方關(guān)系;文化背景包含受的教育、價值取向、家庭背景、思維方式。有效溝通五原則：①在態(tài)度上我是聽您的意見;②在技術(shù)上您越說越多，讓您充分表達(dá)想法;③在妥協(xié)上您是專家;④在心理上您愛發(fā)表意見，需要認(rèn)可;⑤在溝通上自信加謙虛受尊重和歡迎。通過以上溝通法則，加強(qiáng)研發(fā)團(tuán)隊(duì)有效溝通以確保研發(fā)工作順暢愉快進(jìn)行。①項(xiàng)目成員應(yīng)積極、清楚、禮貌地陳述觀點(diǎn)，盡可能讓其他參與者能理解描述，不可以因個人感情來增加緊張氣氛。②項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要經(jīng)常檢查工作，每周、每月或每季度與相關(guān)人員溝通提交項(xiàng)目預(yù)測報告或進(jìn)度報告或存在問題。③項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目檢查組、市場或用戶應(yīng)保持暢通的對話和溝通，以防臨時突發(fā)性或遺漏事項(xiàng)。④多方位立體溝通，使負(fù)責(zé)人提升大面積思維，既掌控細(xì)節(jié)又不失大局，建立高度、俯瞰全局，關(guān)注授權(quán)別人事項(xiàng)，關(guān)注進(jìn)度、關(guān)注預(yù)期完成程度、關(guān)注溝通。

2.4? ?項(xiàng)目計劃要有骨感，結(jié)合時間要有實(shí)質(zhì)性措施和進(jìn)展

項(xiàng)目計劃一定要清晰地體現(xiàn)三大要素：①質(zhì)量管理和結(jié)果（結(jié)果性的指標(biāo)或性能要求）;②成本（資源和預(yù)算情況）;

③時間表（控制在各階段的目標(biāo)任務(wù)、時間在研發(fā)階段性結(jié)果之間的分配情況）。項(xiàng)目管理措施透明化，比如任務(wù)過程完成公開化、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、監(jiān)督檢查、考核等公開化。

2.5? ?提升企業(yè)大環(huán)境支持和保障性

企業(yè)高層擁有調(diào)度指揮的權(quán)威性，項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)施執(zhí)行、進(jìn)行管理、按計劃進(jìn)行控制。所以項(xiàng)目高效進(jìn)行離不開高層支持和領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)組織了內(nèi)部專業(yè)技能及具備經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)，在預(yù)算上應(yīng)關(guān)注從外部引進(jìn)專業(yè)技術(shù)，做到內(nèi)外優(yōu)勢結(jié)合，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

3? ? ?結(jié) 語

只有通過高效項(xiàng)目管理才能獲得項(xiàng)目完美成功，給企業(yè)帶來相應(yīng)的收益和榮譽(yù)，更加振奮人心的是全體研發(fā)人員夜以繼日的工作得到了認(rèn)可，也獲得了專業(yè)上的最大褒獎。