圖書館采編業務外包及其應用

翟婷

摘 要：近年來，許多圖書館采編工作的開展都采取了業務外包的方式，同過去傳統的采編模式比較而言，采編業務外包模式能夠體現成本縮減且效率提升的效果。鑒于現如今社會對圖書館采編業務外包的廣泛關注，文章主要針對這一模式進行分析，并對具體應用實施展開探討，以期為從業者提供參考。

關鍵詞：圖書館 采編業務 業務外包 應用

中圖分類號：G25文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

相較于過去圖書館自己包攬采編業務的模式而言，以業務外包形式開展圖書編目、圖書采購、圖書上架與加工等工作，能夠對整體采編效果有所提升。現如今，各大圖書館對采編業務外包模式正全面嘗試啟用，在縮減采編成本與提高采編工作效率方面效果明顯，文章便主要針對于此進行深入分析。

一、圖書館采編業務外包概述

圖書館采編業務外包主要是將其采編業務交由專業外部資源進行管理，對現有的采編業務流程進行優化，從而達到采編效果提升的目的[1]。不難看出，外包合作商需要對圖書館各個階段的圖書采編工作全權負責，相較于傳統的采編工作模式來看，這種業務外包的模式能夠降低采編工作所耗費的人力、物力成本，并且在專業資源的輔助下優化圖書采編效益。

二、圖書館采編業務外包的優勢所在

1.縮減成本支出

為了在如今競爭激烈的市場環境中保持不敗之地，圖書供應商也逐漸向規模化、專業化方向發展，提供的服務質量也越來越高，所以為圖書館提供的優惠與附加服務也越來越多。比如，書目數據的配送、加蓋館藏章、粘貼條形碼以及安裝防盜磁條等等圖書加工工作都能夠免費贈送，這也就表明投入同樣的成本支出能夠得到比以前更多且更優質的服務[2]。同時，應用業務外包的形式能夠基于源頭保證圖書服務水平，是目前提升服務質量的基礎。不難看出，圖書館選擇采編業務外包模式，能夠有效縮減資金與人工方面的成本支出，從而保證所節省的資源能夠去進行服務領域的拓展，提高讀者服務質量。

2.簡化工作流程

圖書館采編業務外包的應用能夠對采編工作流程全面簡化，從而提高采編工作效率。其原因就在于通過采編業務外包會進一步弱化現有采編部門的功能，所以勢必會對組織架構進行調整，如此一來圖書館便能夠更快適應外部環境的變化，敢于跳脫出“舒適圈”去進行創新。比如，許多圖書館通過以業務外包的形式去開展采編工作，在工作流程簡化的輔助下有效縮短了讀者對新書的等待時間，同時圖書館內部工作人員便能從繁瑣的采編事務中解脫，將心思放在如何實現圖書價值最大化以及提高讀者服務質量方面，有效促進了圖書館的發展。

3.縮短回溯建庫時間

圖書館的回溯建庫屬于一項周期長、流程多且不可或缺的工作，為確保回溯數據的精準性且實現規范化與標準化，可將建庫工作外包給專業的數據公司，提供詳細的工作流程且做好數據審查工作，把控好建庫質量。從應用效果來看，采編業務外包模式對數據質量有著較高保證，更有利于回溯書目數據的標準化建立，縮短了工作時間以及提高工作效率。

三、圖書館采編業務外包的具體應用策略

1.慎重選擇外包合作商

對于不同的圖書館來講，其采編業務外包模式也會有一定的差異，所以圖書館采編部門需要對外包模式進行確定，從而實現采編服務的優化效果，以此作為基礎去選擇合適的外包合作商。比如，部分圖書館適合將所有圖書采購相關業務進行外包，但也有部分圖書館只能將圖書招標業務進行外包，并不涉及到圖書加工業務外包，所以在選擇外包合作商時需要結合實際情況慎重選擇。與此同時，圖書館在選擇外包合作商時，還需通過公開招標的方式進行優選，對投標人的相關資質進行嚴格審查，并且有必要展開實地考察，制定詳細招標方案，確保所有不良因素干擾得到排除，最后在招標委員會的公正評標下去選擇最適合圖書館自身實情的外包合作商。

2.明確外包業務范圍與內容

為了保證雙方合作能夠良好開展，防止后續發生矛盾，則需要結合圖書館實情去制定詳細的采編業務外包方案，對外包業務的范圍及內容予以明確[3]。從目前大量圖書館實踐應用的情況來看，筆者認為對編目業務進行外包最為適用，而對于采訪業務則并不建議完全交給外包合作商，因為采訪工作的專業性與針對性非常強，而外包合作商并不一定了解單個圖書館的實際情況及文化特色，難以結合地域性讀者的需求及需求變化去對圖書進行選訂調整，所以采訪工作并不建議外包。此外，對圖書的到貨率及到館時間要明確規定，針對誤訂、多訂的圖書實行有比例退換，同時對外包合作商提出的書籍搭售等行為堅決制止。在外包合同中需要對各項服務標準進行制定，形成對后續外包行為的有效約束，并且要對潛在性的賠償責任、業務風險等予以明晰，附加上違規處罰與合同終止條款，如果外包合作商的服務水平嚴重不達標，圖書館有權根據附加條款終止合同，從而在合同的有效約束下保障雙方的利益。

3.加強合作監督與溝通

圖書館工作人員與外包合作商需要保持良好的合作關系與通暢的溝通渠道，才能保證采編工作的順利開展。圖書館對采編業務外包的合作過程要展開密切監控，嚴把圖書驗收、數據編目及圖書加工等質量關卡，并且實行不定期的追蹤調查工作，關注外包合作商的經營狀況與發展。同時，隨著圖書館采編業務的外包，采編人員數量要相對精簡，留下少量能力強、經驗豐富的采編人員繼續任職，而人數減少并不意味著不重視圖書館內部采編工作，相反這部分采編人員需要承擔更大責任，不僅要做好對新采購的圖書資源進行編目，還需維護好數據庫資源，因此需要做好與館員的溝通交流，為讀者服務部門的數據使用提供更具針對性的指導。

結語

綜上所述，圖書館采編業務外包得到了大多數圖書館的認同，主要是因為目前圖書館工作重心有所轉移，再加上市場競爭所趨以及信息化技術的發展，從而促使采編業務外包模式得到大范圍推廣應用。從實際應用效果來看，不僅縮減了采編工作成本，簡化了采編工作流程，同時有效縮短回溯建庫時間。同時，圖書館應當慎重選擇合作商、明確外包業務范圍和內容、加強外包過程監督，從而有效凸顯出采編業務外包的實效性。

參考文獻

[1]代悅. 圖書館采編業務外包及其應用[J]. 智庫時代，2018，142（26）：218，233.

[2]高源， 李亞君， 朱淑南. 圖書館采編業務外包評價機制與評價模型的建立[J]. 圖書館建設， 2011（11）：88-91.

[3]宋秀梅. 圖書館采編業務外包風險及控制[J]. 圖書館研究，2014， 44（5）：52-54.