人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

周凡

摘 要：隨著信息化、大數(shù)據(jù)與云技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理日益向著人工智能的方向發(fā)展。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理體系，提高檔案管理工作的創(chuàng)新性，切實(shí)把人工智能技術(shù)廣泛的應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù);檔案管理;應(yīng)用

1 人工智能技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

1.1 提升用戶服務(wù)滿意度

在人工智能技術(shù)的支持下，檔案管理能夠更好地滿足用戶在檔案資源廣泛應(yīng)用中的需求，提高檔案服務(wù)效率，檔案管理從根本上滿足了客戶隨時(shí)隨地存取檔案的需求。數(shù)字化、電子化、智能化的檔案管理與檢索系統(tǒng)能夠滿足自動(dòng)化、無(wú)紙化、信息化的檔案管理需求。它可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，有助于提高電子檔案的傳輸效率，滿足用戶實(shí)時(shí)檔案應(yīng)用的需要。基于人工智能的檔案管理技術(shù)更好的滿足了用戶的個(gè)性化需要，可以及時(shí)對(duì)用戶提供各種類型、各個(gè)時(shí)期的電子檔案，有助于在完善的檔案管理系統(tǒng)中滿足用戶對(duì)檔案自動(dòng)檢索和自動(dòng)編目需要，極大地提高檔案的檢索效率，降低了檔案檢索與傳輸?shù)臅r(shí)間，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化針對(duì)性檔案資源供給，達(dá)到提高檔案共享質(zhì)量的目標(biāo)。基于人工智能技術(shù)的檔案管理進(jìn)一步消除了檔案服務(wù)的時(shí)間與空間限制。

1.2 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理沖擊

人工智能技術(shù)提高了檔案管理的效率，有利于發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的、常規(guī)的、重復(fù)性的檔案管理帶來(lái)了一定的沖擊，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了很大的沖擊。人工智能技術(shù)的興起，對(duì)傳統(tǒng)的程序化、重復(fù)性、機(jī)械化檔案管理帶來(lái)了革命性的沖擊。傳統(tǒng)的機(jī)械重復(fù)檔案管理已被機(jī)械所取代。技術(shù)變革從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的分工。檔案管理不再需要大量的手工操作，需要了解信息技術(shù)的創(chuàng)新人才。傳統(tǒng)的檔案管理主要以收集與整理檔案為主，檔案管理人員的主要人員從事修整、裝訂、分類、編號(hào)與裝盒排架等基礎(chǔ)性工作。現(xiàn)代檔案管理在智能化設(shè)備的影響下強(qiáng)調(diào)運(yùn)用數(shù)據(jù)收集、分類、排列、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、優(yōu)化檢索等手段開(kāi)展工作。

2 人工智能對(duì)檔案管理的影響分析

第一，人工智能在檔案界的應(yīng)用將推動(dòng)檔案管理理論的發(fā)展與創(chuàng)新。人工智能技術(shù)快速發(fā)展并且應(yīng)用日益廣泛，但適應(yīng)新技術(shù)環(huán)境的檔案管理理論仍然處于缺失狀態(tài)，無(wú)法精準(zhǔn)、密切地指導(dǎo)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案構(gòu)成要素在計(jì)算機(jī)環(huán)境下如何進(jìn)行重新定義，傳統(tǒng)檔案鑒定理論如何發(fā)展以適應(yīng)計(jì)算機(jī)批處理檔案鑒定工作，人工智能技術(shù)提高了檔案管理的效率，有利于發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的、常規(guī)的、重復(fù)性的檔案管理帶來(lái)了一定的沖擊，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理帶來(lái)了很大的沖擊。人工智能技術(shù)的興起，對(duì)傳統(tǒng)的程序化、重復(fù)性、機(jī)械化檔案管理帶來(lái)了革命性的沖擊。傳統(tǒng)的機(jī)械重復(fù)檔案管理已被機(jī)械所取代。技術(shù)變革從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的分工。檔案管理不再需要大量的手工操作，需要了解信息技術(shù)的創(chuàng)新人才。

第二，人工智能在檔案界的實(shí)踐將倒逼檔案管理的優(yōu)化與轉(zhuǎn)型。通過(guò)現(xiàn)有文獻(xiàn)不難發(fā)現(xiàn)，人工智能技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用幾乎涵蓋了檔案管理的所有流程。因此，基于技術(shù)革命而大膽預(yù)測(cè)，未來(lái)人工智能帶來(lái)的科技變革，將會(huì)極大地影響到現(xiàn)有檔案管理的模式與方法。技術(shù)創(chuàng)新將推動(dòng)檔案管理的變革和發(fā)展，推動(dòng)檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，推動(dòng)檔案智能化管理，推動(dòng)檔案基本業(yè)務(wù)活動(dòng)的更新和迭代，推動(dòng)檔案集成、檢索和利用等一站式處理。體現(xiàn)了人工智能技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的深度融合與發(fā)展。由此，假如檔案界能高度重視人工智能帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以開(kāi)放、包容的心態(tài)加入人工智能技術(shù)的運(yùn)用環(huán)境之中，探索“人工智能+檔案”的具體實(shí)現(xiàn)場(chǎng)景，將會(huì)產(chǎn)生科技推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)。

3 人工智能在檔案管理中的應(yīng)用內(nèi)容

3.1 電子檔案的智能收集

館藏是檔案事業(yè)管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是公共檔案館獲取和積累檔案的一種手段。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了大量的電子檔案，這是一種“通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合”，它的爆炸式增長(zhǎng)、廣泛式分布為公共檔案館帶來(lái)了極大的壓力。因此，利用智能Agent技術(shù)可以有效提高收集環(huán)節(jié)效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能收集。“A-gent技術(shù)是一種處于一定環(huán)境下包裝的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)目的，能在該環(huán)境下靈活地自主地活動(dòng)。”它有很強(qiáng)的自主性和主動(dòng)性，可以根據(jù)檔案工作者制定的收集規(guī)則智能地抓取電子文檔。如今網(wǎng)絡(luò)上很多搜索引擎都使用Agent技術(shù)，它的功能就是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中智能抓取文檔信息，并自動(dòng)轉(zhuǎn)化為用戶要求的格式，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的智能收集。此外需要關(guān)注的是，電子檔案的收集并不是簡(jiǎn)單的網(wǎng)絡(luò)信息抓取，還要對(duì)收集來(lái)的文檔進(jìn)行“四性”處理，檢查其真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性。有些電子檔案還是以圖像、音頻形式存在，則需要應(yīng)用語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)，將音像檔案轉(zhuǎn)換為文本，識(shí)別語(yǔ)言種類涵蓋中英文語(yǔ)種和多種方言，便于之后檔案分類和內(nèi)容分析。有些檔案因光線不足或逆光、霧霾天氣、分辨率不足等因素導(dǎo)致模糊，可利用基于信號(hào)處理和深度學(xué)習(xí)的圖像處理技術(shù)，為其提供圖像低光照增強(qiáng)、去霧、超分辨率重建等能力，重建出高清圖像。

3.2 人工智能技術(shù)促進(jìn)檔案信息共享

檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求，方便使用者更快、更準(zhǔn)地查找所需檔案和資料是服務(wù)社會(huì)服務(wù)民眾的關(guān)鍵。我國(guó)檔案的檢索分類根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》類目細(xì)分規(guī)則，檔案使用者往往不熟悉這些檔案分類的類別。基于人工智能技術(shù)的智能檢索同時(shí)考慮相關(guān)性和重要性，同時(shí)還可以采用各字段加權(quán)混合索引，獲得的排序結(jié)果更加準(zhǔn)確，可以把最相關(guān)的信息列在最前面，提高了檢索速度和準(zhǔn)確率。

此外，人工智能線上服務(wù)機(jī)器人使用自然語(yǔ)言加工系統(tǒng)，允許用戶使用自然語(yǔ)言提問(wèn)，同時(shí)具有推理能力，根據(jù)儲(chǔ)存的信息庫(kù)演繹答案。人工智能的另一個(gè)優(yōu)于傳統(tǒng)檢索方式的特點(diǎn)是智能檢索具有機(jī)器學(xué)習(xí)能力。機(jī)器學(xué)習(xí)由環(huán)境、學(xué)習(xí)系統(tǒng)和執(zhí)行系統(tǒng)組成。計(jì)算機(jī)可以從環(huán)境中提取信息并將其傳輸?shù)綄W(xué)習(xí)系統(tǒng)。學(xué)習(xí)系統(tǒng)利用這些信息修改執(zhí)行系統(tǒng)的知識(shí)庫(kù)。執(zhí)行系統(tǒng)可以根據(jù)知識(shí)庫(kù)中已有的信息推斷出檢索任務(wù)。他們需要感知用戶的信息類型和信息形式的偏好，并據(jù)此推送檔案信息，從而促進(jìn)檔案信息的共享。

3.3 人工智能技術(shù)降低檔案網(wǎng)站建設(shè)成本

檔案網(wǎng)站承載服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能，是檔案信息化面向用戶的平臺(tái)，利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息可以最大限度地為用戶節(jié)省時(shí)間和精力讓檔案文件觸手可及。在檔案網(wǎng)站建設(shè)方面也同樣可以應(yīng)用人工智能技術(shù)使網(wǎng)站能夠理解和響應(yīng)網(wǎng)頁(yè)訪問(wèn)者的需求。人工智能當(dāng)今的作用是確保用戶具有全面的體驗(yàn)，并且可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化。由于人工智能使組織能實(shí)施數(shù)字助理的工作，通過(guò)回答一系列問(wèn)題，系統(tǒng)能夠自動(dòng)調(diào)整網(wǎng)站關(guān)鍵參數(shù)，從而輕松創(chuàng)建網(wǎng)頁(yè)布局、內(nèi)容和品牌，使檔案網(wǎng)站建設(shè)不依賴高水平網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)者。網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)師可以利用人工智能為訪問(wèn)網(wǎng)站的用戶創(chuàng)造個(gè)性化的體驗(yàn)。人工智能可以通過(guò)有趣的方式使網(wǎng)站更加生動(dòng)，從而得到目標(biāo)受眾的更多關(guān)注。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著人工智能的智能化和學(xué)習(xí)化，可以給檔案管理帶來(lái)方便和效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理中的數(shù)據(jù)信息量巨大。人工智能的智能化和自動(dòng)化可以彌補(bǔ)人工檔案管理的不足。智能分類、智能檢索、智能安全保護(hù)，可以提高檔案管理的質(zhì)量和效率，更好地為用戶利用檔案。

參考文獻(xiàn)

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