新時期企業人事檔案電子化管理問題研究

張滿

摘 要：隨著經濟的發展，計算機網絡技術也得以迅速的發展。目前，計算機網絡技術已經和多個行業進行了結合，教育行業、會計行業等等都在工作中運用了計算機網絡技術，使工作效率顯著提高。人事檔案是一項很繁瑣復雜的工作，涉及到對象很廣泛，內容也是各個方面的，可以結合計算機網絡技術進行人事檔案的管理，這樣就會大大提高工作效率。因此，本文主要探究新時期企業人事檔案電子化管理問題研究。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理;工作效率

計算機網絡技術在人事檔案管理中的運用可以人事檔案的管理更加規范化和有效化，能夠為人事檔案整個管理和工作體系帶來很大的便利。由于，電子化檔案管理方法是一個新興的方法，而人事檔案的管理整個工作體系作為一個傳統的工作，在人事檔案的管理工作體系中運用先進歸檔方法還存在很多的問題。

1 人事檔案的管理中電子化管理檔案方法運用中存在的問題

1.1 管理人員對于電子化管理檔案的方法不夠重視

如今，計算機技術以及信息電子化已經滲透到了我們生活中的方方面面，但是在人事檔案的管理這個方面，工作人員已經養成了利用傳統方法進行歸檔的習慣，很多部門雖然已經掌握了電子化管理檔案方法，但是對這種方法進行歸檔的運用還是不夠充分。工作人員對于電子化管理檔案方法不夠重視，仍比較習慣傳統化的歸檔方法，沒有做出相應的轉變。

1.2 電子化管理檔案方法的相關制度不夠完善

目前，電子化管理檔案這個方法和技術都沒有達到完全成熟的階段。對于人事檔案的管理來說，最重要的是要保證檔案的真實性和完整度，就目前的電子化管理檔案技術而言，檔案的真實性和完整度很難得到一定程度上的保障[1]。對于電子化管理檔案的方法，沒有一個完善的制度和標準對電子化管理檔案方法的運用進行規范和約束，使在人事檔案的管理的工作中，電子化管理檔案方法的安全性和有效性無法得到保障。比如，電子化管理檔案方法相對于傳統的歸檔方法來說，雖然具有存儲容量大以及可以進行共享等優點，但是也存在安全系數低、真實性和完整度得不到保障以及病毒容易侵入等問題。因此，在人事檔案的管理進行先進檔案方法的運用時，需要完善的制度進行規范和約束。但是，沒有相對于比較完善的制度對電子化管理檔案方法進行約束和規范，導致在利用計算機技術進行人事檔案的管理的中出現的問題無法得到及時的解決，這是一個主要的問題。

1.3 無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求

電子檔案雖然相對于傳統檔案來說，存在移動性強、存儲起來比較便利以及可以共享等優勢，但是相對于傳統的紙質化檔案來說，電子化檔案無法保證達到應有的標準和要求。主要有三個方面，一方面是電子化檔案的安全性得不到保障，可能在工作過程中或者是電子化檔案的存儲階段，計算機網絡或者電子化檔案會有病毒的侵入，導致電子檔案的安全得不到保證;第二個方面是電子化檔案的真實性得不到保證[2]。但是在電子化檔案相對于傳統化檔案來說比較容易篡改和造假，這使電子化檔案的真實度無法得到保證;最后是電子檔案的完整度得不到保證，電子化方法無法保證較高的完整度。無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求，這是存在的另一問題。

2 針對于目前存在的電子化管理檔案方法中的問題的突破策略

2.1 提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度

針對于工作人員對于電子化管理檔案方法接受度和重視程度不高的問題，可以采取提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度的策略。提高工作人員和管理人員對于先進檔案方法的重視程度，這是電子化管理檔案方法運用的前提。一套工作方法的轉變是需要時間和經歷的，因此，從傳統的紙質化歸檔方法轉變為電子化管理檔案方法需要提高工作人員和部門管理人員對電子化管理檔案方法的重視程度。在整個人事檔案管理的工作中，進行一套工作方法的轉變是需要耗費大量的人力還有時間的，在轉變的這個中間環節，還可能會大大降低工作效率。電子化管理檔案方法的實施需要工作人員相互之間的配合，只有工作人員和相應的管理人員對于電子化管理檔案方法的接受程度變高，才能使電子化管理檔案方法運用在整個工作體系中。

2.2 建立統一的電子化檔案管理的制度

針對于沒有針對于電子化檔案的完善制度以及電子化檔案達不到應有的標準和要求的問題，可以采取建立統一的電子化檔案的管理制度。建立并完善電子化檔案的管理制度有兩方面的意義，一方面是在人事檔案的管理的電子化管理檔案方法運用中出現了問題，可以參照相關的制度去解決問題，相關制度也可以對電子化檔案方法的運用進行規范和約束，避免一些問題的發生;另一方面，電子化檔案管理在一定程度上可以保證電子化檔案的真實性、完整度和安全性。對于人事檔案的管理來說，一定要保持檔案的真實性。相對完善的管理制度以及對于電子化管理檔案方法運用中監督力度的加大，可以避免出現一些造假的不良行為，增加工作人員對于電子化檔案的責任感，同時也可以避免一些相關工作人員和管理人員在工作上的疏忽導致的電子檔案完整性不高的問題。建立完整的檔案管理制度，這是前提，在建立完整的檔案管理制度基礎上要加大對于電子化管理檔案方法在整個檔案管理工作體系運用的監督。

3 結束語

本文主要對新時期企業人事檔案電子化管理問題進行探討，分為兩個方面，分別是人事檔案的管理中電子化管理檔案方法運用中存在的問題和針對于目前存在的電子化管理檔案方法中的問題的突破策略。其中問題分別是工作人員對于電子化管理檔案的方法不夠重視、電子化管理檔案方法的相關制度不夠完善和無法保證電子化檔案達到應有的標準和要求。其中策略包括提高工作人員和管理人員對先進檔案方法的重視程度和建立統一的電子化檔案管理的制度。

參考文獻

[1]李春月.淺談計算機網絡技術在學校人事檔案管理中的應用[J].現代營銷，2012（12）：234-234.

[2]張建溪.計算機網絡技術在高校人事檔案管理中的應用[J].科技創新與應用，2013（20）：71-71.