新時期特殊教育學校的檔案管理優化措施

孫英霞

摘 要：由于特殊教育學校中的學生多為聾啞兒童以及智力障礙兒童，所以與他們相隔的檔案資料的管理與開發利用對于我國教育教學體系的完善和美好發展具有重要意義。筆者對新時期特殊教育學校的檔案管理相關情況進行分析，探索優化特殊教育學校檔案管理的方法，為提高新時期特殊教育學校的檔案管理效率以及利用率做參考。

關鍵詞：新時期;特殊教育學校;檔案管理;措施

特殊教育學校的檔案內容包括了學生的姓名、性別、身體狀況、學習成績、受教育情況、品質等方方面面的信息，還包括學校的教育活動開展情況、管理方式、教育教學成果、經驗等多方面的信息，所以，特殊教育學校的檔案管理對學生個的發展與學校的管理與教育工作的開展都十分重要。但是，部分特殊教育學校對于檔案的管理還不夠重視，相隔的管理措施缺乏創新，因此，應加強特殊教育學校的檔案管理問題與優化策略的研究，以促進新時期特殊教育學校的檔案管理質量不斷提高。

1 特殊教育學校的檔案管理中出現的問題

1.1 管理體制有待完善

特殊教育學校的檔案管理中，無論是檔案資料的搜集、整理、真實性鑒定，還是檔案資料的保管與后期利用均需要有可靠的管理制度作為保障。但是，當前許多特殊教育學校對檔案管理缺乏重視，導致相關的管理體制的建設不夠完善，不能對學校的檔案管理提供科學、有效的指導。

1.2 檔案的利用率不高

檔案資料的利用是進行檔案管理的重要目的，但是，由于特殊教育學校的檔案管理存在部門多、管理范圍廣、內容復雜等特點，而學校的信息化管理水平較低，產生檔案資料的各個部門之間缺乏溝通，檔案資料的共享程度也非常低，導致學校對檔案的利用率降低，使得許多檔案資料的價值難以發揮出來，這也是特殊教育學校對檔案管理不夠重視的重要原因[1]。

1.3 檔案管理人員的專業水平有待提高

特殊教育學校對檔案管理的不重視以及缺乏與之配套的管理制度，使得對檔案管理人員的專業素質的重視度也降低，進而在設置檔案管理人員時也沒有經過慎重的考慮和嚴格的專業技術考核，多數是從學校教師中選擇部分教師作為檔案管理工作者，后期也不重視檔案管理人員的專業技術培訓，使得檔案管理人員的整體素質與專業能力較低，很難對學校的檔案管理做出與時俱進的創新。

2 新時期特殊教育學校檔案管理的優化措施分析

2.1 提高檔案管理意識

特殊教育學校的檔案管理對學校的發展具有重要意義，所以，學校需要提高對檔案管理的重視，明確檔案管理對學校教育教學工作開展的重要性，將檔案管理工作作為學校管理工作的重要部分，由學校重要領導帶頭，組織全體教職工學習《檔案法》，開展檔案搜集、整理、歸檔技術學習活動，共同提高檔案管理質量。利用教職工座談會、學校網站、校園文化宣傳報等平臺宣傳檔案管理的重要性、意義，全面提高學校教職工以及學生、家長對檔案管理工作的重視[2]。同時，根據學校檔案資料的多少、類型等設置專門的檔案管理機構，配備相應的設備以及專門的檔案管理工作人員，全面提高學校的檔案管理力量，保證檔案管理工作的有效開展。此外，需要對特殊教育學校的學生制定針對性的成長檔案、醫療檔案，并跟蹤他們的健康狀況與身心發展情況，持續為學生提供優質的檔案服務與教育服務。

2.2 加強檔案管理制度的完善

制度是進行檔案管理的重要依據，是特殊教育學校制定科學的管理流程的基礎，所以，學校的檔案管理必須重視檔案管理制度的建設與完善。首先，根據國家檔案部門以及教育部門的相關規定，對特殊教育學校的檔案資料的搜集、整理、歸檔、保管、利用等環節的開展方式進行明確規定，并采取“誰產生誰整理”的原則，從檔案資料的源頭開始，建立科學的搜集與整理辦法，同時，每一個環節都應當做好登記。然后，明確檔案資料產生人員、整理人員、歸檔保管以及利用人員的責任與義務，調動學校各個部門、工作人員、教師的檔案管理積極性，使得學校的檔案管理工作得以規范化發展。

2.3 加強檔案管理的信息化建設

新時期，計算機技術與互聯網技術已經在特殊教育學校得到廣泛應用，為了提高學校的檔案管理與利用效率，特殊教育學校需要積極提高檔案管理中對信息技術的利用。檔案管理的信息化建設，需要整體考慮檔案信息的真實性、安全性以及完整性，所以，以電子文件為主的檔案資料，還應當根據檔案資料的重要性保留一份紙質檔案以及電子檔案的備份。此外，制定檔案信息化管理制度，制定科學的電子檔案資料歸檔、報保管、利用、銷毀標準，同時引進國內外先進的檔案管理軟硬件，為特殊教育學校的檔案管理工作質量的良好發展提供充分的信息化軟硬件技術支持，從而為學校以及學生提供高效、便捷的檔案服務[3]。

2.4 加強檔案管理人員的專業能力培養與提高

檔案管理人員的專業能力主要包括管理技能與職業素質。在培養和提高管理人員的專業能力時，首先應當提高檔案管理人員的專業知識與技能的培訓。根據檔案管理的目的、內容等從多個方面培訓檔案管理人員的檔案管理技術。比如，以制度鼓勵的方式激發檔案管理人員的自主學習與提高積極性，為檔案管理人員提供檔案管理技能培訓平臺、機會。實際的培訓內容有檔案資料的搜集方式與內容、歸檔方式、保管方式、保管時間、利用方式等，同時需要重視管理人員的信息化技術培訓，提高其綜合管理能力。其次，重視檔案管理人員的職業素質培養，其中包括責任意識與事業心。采取四項政治教育、職業道德素養教育等方式提高他們的責任意識與敬業精神，使得他們充分滿足新時期特殊教育學校檔案管理的根本需求，推動特教學校檔案事業的發展。

3 結束語

綜上所述，特殊教育學校的檔案管理對追蹤學生的身體健康以及學校教育教學的發展都具有十分重要的意義，所以，學校必須加強檔案管理質量的提高。通過本次研究，筆者發現特殊教育學校在檔案管理中還存在制度不完善、重視度較低、管理人員專業素質不高、檔案資料利用率較低等問題，筆者認為可從這四個方面出發，不斷提高學校的檔案管理質量，促進新時期特殊教育學校檔案管理的信息化發展。

參考文獻

[1]袁煥新.特教學校特色檔案資源庫建設芻議[J].浙江檔案，2017（11）：64.

[2]李理.特殊職業教育集團化辦學檔案管理分析與思考[J].蘭臺世界，2017（S2）：118-119.

[3]熊玲春.優化學校常規管理，助力特殊教育發展[J].文教資料，2017（1）.