新時期機關單位檔案管理改革與創新分析

魏發強

摘 要：檔案是寶貴的信息資源，在知識經濟時代，檔案管理自然需要加強建設和推進。只有對于檔案進行科學化的保護與充分的調動利用，才能夠使檔案得到充分利用，將檔案的潛在價值激發出來。新時期檔案管理工作需要不斷創新，不斷完善，摒棄過去的傳統檔案管理方式，只有這樣，才能實現檔案的科學管理和利用。

關鍵詞：新時期;機關單位;檔案管理;創新思路

1 機關單位檔案管理的發展趨勢

1.1 檔案管理的信息化

息化技術發展的關鍵時期，信息化時代背景下機關單位的檔案管理工作開展積極采用信息化技術，通過信息化系統平臺的創設加強與機關單位各個部門的溝通與聯系，使得機關單位中各項工作的開展都能在信息化系統平臺上擁有清晰明確的記錄、總結與跟進說明。

1.2 檔案管理的電子化

機關單位檔案管理系統平臺的構建要求管理人員將各項檔案資料信息都轉化成數字化模式儲存在系統平臺中，由系統平臺進行統一的管理，檔案管理的電子化可采用電子掃描技術將紙質資料、圖片等轉化成高分辨率的電子信息，降低管理成本的同時提高了檔案管理效率。

1.3 檔案管理的實用性

現階段的機關單位檔案管理具有一定的實用性，信息化系統平臺對檔案管理的統計、整理與分析，能夠快速整合各項檔案數據，并將檔案數據根據自身需要統計成各類圖表的形式，應用與機關單位的各項事物決策、工作開展的數據基礎等，大大提高了檔案信息的實用性。

2 新時期機關單位檔案管理現狀

2.1 對檔案管理工作的重視力度不足

通過近年來機關單位的發展情況可以看出，對檔案管理的重視力度不足已經成為管理工作中最為棘手的問題。在現代機關單位管理工作中，檔案管理工作極為重要，既是相應決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權益進行維護過程中所需要應用到的一個權威憑證，理應得到更多的關注。而在機關單位的實際發展中，這一關鍵性的認識比較容易被大家忽略。從普通的檔案管理人員到相關的單位領導，很多單位人員都缺乏對檔案管理工作的正確認知，認為檔案管理可有可無，使得人事檔案在機關單位的發展方面的作用沒有得到充分的發揮，工作質量自然也就會受到嚴重的影響。與此同時，人力、物力和財力等方面沒有充足的保證，單位制定的各項舉措實施不到位，檔案管理工作呈現出比較混亂的狀態。

2.2 缺乏比較專業的管理人員

檔案管理工作由于其自身的工作特點，所以需要相應的管理人員應當具有較高的個人素質以及專業能力，由于人們對于檔案管理工作存在著一定的誤區，認為檔案管理工作人員只需要具備良好的工作態度就可以了。而在實際的檔案管理工作過程中，檔案管理人員個人的素質以及專業能力對于檔案管理工作有著重要的影響，如果僅憑檔案管理人員的個人經驗以及傳統的管理方式，而缺乏一定的能力，那么在經過長時間的工作之后，檔案管理人員的個人工作意識就會受到影響，并且還會降低檔案管理人員的責任意識以及安全意識，并且還會使檔案管理水平的提升受到影響。

2.3 檔案管理資源開發不完善

新時代科技發展得到極大的進步，無論是工作還是生活，信息化的現代科技都給人們帶來了極大的便利，然而目前我國仍然有大部分機關單位在進行檔案管理過程中對信息技術重視程度不足，并沒有將信息技術有效地運用在檔案管理工作當中，部分單位甚至存在檔案室條件相當落后的情況，一些先進的檔案存儲及資料整合技術并沒有真正的用武之地。

3 新時期機關單位檔案管理創新思路

3.1 加強檔案管理人員培訓力度

機關單位應進一步完善檔案管理人員的長期培訓機制、績效考核機制以及晉升機制等等，定期組織檔案管理人員參加檔案管理、互聯網信息技術等不同領域的培訓活動，拓寬檔案管理人員學習掌握最新檔案管理知識和技能的途徑，提高檔案管理人員專業知識體系的先進性與科學性，實現檔案管理人員專業素養與工作能力的共同提高。通過組織開展創新教育活動來強化檔案管理人員的創新意識，提高檔案管理人員的創新能力。通過職業道德等方面的培訓活動來促使檔案管理人員端正工作態度，強化檔案管理人員的責任意識。最后，機關單位還應創新檔案管理人員招聘機制，提高對檔案管理人員的招聘標準，盡量招聘那些檔案管理專業畢業的已經有豐富檔案管理經驗的優秀大學生，這些都有效提高了檔案管理隊伍的整體素質與能力。

3.2 改進檔案管理體系

對當前機關單位檔案管理體系進行全面的改進完善，明確其是整個單位各部門運行的前提條件。這個過程中應結合實際對相關國家法律法規要求進行全面總結分析，從管理人員角度出發，增強相應管理工作的靈活性和實效性，注重對人性化理念的引入，單位應要求工作人員對相關資料做好全面的保密工作，對所收集資料進行定期校驗，明確電子網絡防火墻的等級，使機關單位檔案資料安全性得到保障。結合管理流程進行適合當前新時期發展的檔案管理模式構建，全面推動管理機制的創新發展，以此使我國機關單位檔案管理水平得以有效提升。

3.3 創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

無論是哪個單位的檔案管理人員，將檔案管理工作做好都是他們分內最重要的工作職責和工作任務，假如工作人員在這方面的管理認識不足，樣樣都會在現代化檔案管理工作中留下很大的缺口和隱患。然而如果從實際工作來分析，想要做好檔案管理必須從兩個方面的工作內容著手：其一，從單位自身角度出發，單位領導需要結合單位的實際情況來掌握單位運行的基本狀態，同時依據相應的數據來做出一些決策;再者從社會發展的角度進行分析，社會各界都可以根據真實的檔案記錄來分析當前的機關單位運行的狀態或者是歷史運行狀態，這就很好地為不同機關之間的合作提供了一個比較初步的形式。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作作為機關單位管理的重點，新形勢下面對其在檔案管理中的不足，還需要進一步優化檔案管理的手段，積極順應檔案管理行業和機關單位管理的改革需求，落實機關單位檔案管理的信息化發展，同時還需要積極進一步優化現有的檔案管理團隊，提高檔案管理的整體水平和效率，這對于我國機關單位的改革和發展都具有重要的意義。

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