對省級農業科研院所科技檔案管理工作的思考
——以遼寧省經濟作物研究所為例

孫敏杰，李瑞春，王超

（遼寧省經濟作物研究所，遼寧遼陽 111000）

農業科技檔案是重要的農業科研、生產信息資源，是科技部門在科技活動中形成的有價值的、原始的、系統的歷史資料。農業科技檔案必須具有系統性和連續性，加強農業科技檔案管理的科學化、規范化、信息化建設，能直接提高農業科研管理的效率，也能直接反應農業科研院所的學術水平，對農業科研單位的科技創新能力提升和可持續發展有著重要的意義[1]。

1 遼寧省經濟作物研究所概況及科技檔案現狀

遼寧省經濟作物研究所成立于1949年，隸屬于遼寧省農業科學院，座落于遼陽市，1990年增設遼寧省農作物品種資源研究所，2014年增掛遼寧省農業科學院棉花中心，2018年增掛中國醫學院藥用植物研究所遼陽研究中心。現在主要從事棉花、中藥材、花卉和雜糧作物遺傳育種、種質資源創新及配套栽培技術應用、農村科技服務等與示范推廣。科技檔案于1949年開始建立，2008年遼寧省經濟作物研究所根據遼檔發[1992] 23號文件《遼寧省貫徹執行（科學事業單位檔案管理辦法）實施細則》的精神，進一步加強檔案管理，全面提升檔案管理水平，制定和健全了科技檔案管理制度和管理辦法，為科技檔案科學、規范管理、高效利用奠定了一定的基礎[2]。截至2018年底全所現有科技檔案總數3730卷，1893件，廣大科技人員通過借閱等方式開發利用科技檔案，提升了科研創新能力。

1.1 科研課題研究

2011—2018年，承擔國家現代農業產業技術體系、國家棉花轉基因重大專項、國家863計劃項目，國家948計劃項目、國家科技成果轉化資金項目、國家重點研發計劃項目、省自然基金項目及各類科研與推廣項目107項。

1.2 科研平臺建設

國家棉花產業技術體系遼河綜合試驗站、中國農業科學院棉花研究所遼河生態育種試驗站、遼寧省經濟作物研究所院士專家工作站、遼寧省農業科學院棉花研究中心。國家中藥材產業技術體系遼陽綜合試驗站、中國醫學科學院藥用植物研究所遼陽研究中心。國家特油作物產業技術體系芝麻遼陽綜合試驗站、遼寧省農業科學院建平雜糧研發基地、遼寧省農業科學院雜糧專家工作站。遼寧省科學普及教育基地、沈陽農業大學農學院農科教合作人才培養基地、遼陽市現代農業職業技術培訓學校、遼陽市首批中小學研學旅行基地。

1.3 科研成果

2011—2018年審定（鑒定）棉花、花卉、雜糧等新品種28個，其中國家審定品種1個；申請（獲得）農業部新品種權保護3個，分別為遼棉25、遼棉29、遼棉31。獲得市廳級以上成果獎23項，制定省級地方標準8項，發表學術論文151篇，其中SCI文章3篇，核心期刊14篇，參編著作4部。

1.4 人才隊伍建設

截至2018年底，遼寧省經濟作物研究所在職職工80人，在職專業技術人員60人，高級職稱24人，其中研究員10人，碩士以上39人，博士5人（含博士后1人，在讀博士1人），享受國務院政府特殊津貼7人，榮獲遼寧省優秀專家1人，遼寧省優秀科技工作者2人，遼陽市優秀專家3人，遼寧省農業科學院首批學科帶頭人1人，碩士研究生導師1人。

1.5 科研設施建設

遼寧省經濟作物研究所擁有土地面積40.67 hm2，其中高標準試驗田26.67hm2，花卉日光溫室20棟（每個溫室面積670 m2），高標準花卉示范冷棚8棟（每棟面積660m2），陽光型人工氣候室1個（576 m2），智能連動溫室1個3072 m2，冷藏保鮮庫1200 m2，實驗儀器設備142余臺件（其中萬元以上54件，10萬元以上2臺）。

2 遼寧省經濟作物研究所科技檔案管理存在的主要問題

2.1 科技檔案管理人員與管理水平參差不齊

根據《檔案法》要求，遼寧省經濟作物研究所設有檔案室，但科技檔案無專人管理，仍為兼職人員，未經過檔案專業培訓，管理水平偏低。各研究室無專職檔案員，歸檔質量不高，對科技檔案的歸檔工作不熟練和歸檔質量無人監控，很難在歸檔工作中進行實質性把關，科技檔案管理也僅僅停留在收集和一般的開發利用，沒有深入開展檔案信息化管理，在一定程度上制約了規范化管理科技檔案[3]。

2.2 科技檔案收集不及時，覆蓋不全面

農業科研項目具有一定的特殊性，一般要經過項目調研、立項、組織申報、項目實施、總結、項目驗收到成果鑒定、報獎等多個環節，周期較長，且有些大項目由多單位、多部門協作，參與的科技人員流動性大，檔案資料廣泛，使科技檔案分散在科研管理部門、項目組、科技人員手中，致使檔案資料、調查本等少歸、漏歸，給檔案的收集帶來了很大的困難。再加上部分科研項目負責人對檔案工作不重視，認為重要的文件材料放在自己部門利用起來更方便，不能將具有保存價值的材料及時交給檔案管理部門，導致科研檔案材料不完善，利用價值不高，也使農業科技檔案流失嚴重。

2.3 科研檔案管理方式落后

遼寧省經濟作物研究所科研檔案管理中存在重保存、輕利用的陳舊觀念，保存方式大部分以紙質材料記載科技檔案，大量電子檔案未能及時收集整理，僅停留于對項目、合同、成果等名稱進行一般性檢索，沒有真正實現電子化的檔案管理。

3 解決省級農業科研院所科技檔案管理工作存在的問題的對策

3.1 加強農業科技檔案管理人才隊伍建設

建立較高思想政治素質和科技素質的科技檔案管理隊伍，有計劃地組織科技管理人員自學、培訓、進修學習，提高科技檔案管理人員檔案基礎水平和檔案管理質量和效率。同時，檔案管理人員要掌握農業科技檔案工作的原則和方法、掌握信息技術新知識、學習農業科學知識，熟悉所在單位農業科研任務，了解農業科研檔案內容，提高檔案管理人員工作能力，使其更有效地為農業科學研究創新服務[4]。

3.2 加強科技人員的檔案歸檔意識

科研材料歸檔作為科研管理的首要工作，項目負責人應有較強的科技檔案歸檔意識，保證農業科技檔案的收集整理完整性，要提高科技人員的檔案意識。既要正面講解《檔案法》的意義和作用，也要讓科技人員認識到檔案工作與科研、推廣工作同等重要，科技檔案是科研管理的重要組成部分，是科研工作的一部分，規范科研項目的記載，將科技工作中形成的檔案材料及時收集、整理并移交檔案室，保障檔案的完整性，促進科技檔案管理規范化。

3.3 實施研究室歸檔工作有效監管

要以《中華人民共和國檔案法》為依據，制定嚴格的科研檔案管理制度，包括科技檔案接收制度、保管制度、整理制度、借閱制度等，要與科技人員協商，統一歸檔范圍標準，重視文件材料形成過程和形成前的監管，把檔案收集管理延伸到項目立項、檢查、驗收等研究節點上，使每個科研項目的材料形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態[5]。對于科研成果申報歸檔材料不齊全的證明，不予辦理。每年年初在制定科研項目實施方案時，要將科技檔案收集工作納入到當年科研實施方案里，并列入年終考核指標，同時與晉升職稱直接掛鉤。

3.4 創新科技檔案管理思路，加快檔案信息化建設

更新單位管理科技檔案模式，把科技檔案工作列入相關科技人員職責范圍內，與科研計劃管理、推廣管理、項目執行管理及科研成果管理等緊密結合。將歸檔電子文件和紙質文件雙軌管理，制定電子文件歸檔管理辦法，保證電子文件歸檔的完整性、連續性，從而實現科技檔案數字化。同時，發揮遼寧省經濟作物科技檔案信息資源豐富的優勢，如中藥材輪葉黨參、遼棉系列品種等一大批科技成果及配套栽培技術的檔案以及以研項目為依托，通過遼寧省農業科學院開辟的科研推廣網、技術培訓、科技下鄉等活動，推廣和利用農業科技成果，實現農業科技檔案高效利用。