高校學(xué)生檔案管理模式探討

摘 要：大學(xué)生檔案是大學(xué)檔案管理的重要組成部分，屬于大學(xué)檔案管理的范疇。本文在分析大學(xué)生檔案管理模式的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)了學(xué)生檔案的規(guī)范化管理，為高校教育提供服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;管理模式;管理體制

由于缺乏行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，中國大學(xué)生的檔案工作普遍處于混亂狀態(tài)。檔案材料不足，程序不完整，檔案丟失等相繼發(fā)生，為了保護(hù)了學(xué)生的合法權(quán)益，探索實(shí)用可行的學(xué)生檔案管理模式是高校檔案管理中值得研究的課題。

一、 高校學(xué)生檔案管理模式分析

“高校檔案管理辦法”明確將學(xué)生檔案納入大學(xué)檔案管理范圍。但是，由于學(xué)生檔案管理系統(tǒng)相關(guān)措施，缺乏具體的操作規(guī)程，所以導(dǎo)致，實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中高校的管理模式不盡相同。其余的仍然以分散的方式管理，有些由招生辦公室管轄，有些負(fù)責(zé)各部門，有些由學(xué)生辦公室管理。那么集中和分散管理的優(yōu)缺點(diǎn)在哪里呢？

通常，學(xué)生檔案不受學(xué)校檔案管理，由于分散的管理系統(tǒng)，由一個(gè)或多個(gè)部門管理，在一所學(xué)校中有多個(gè)文件管理部門，同時(shí)，管理相同或類似的文件很重要，但是由于部門職能的交叉，最終導(dǎo)致檔案資源反復(fù)建設(shè)，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡高效的制度改革原則，而且，這種分散的多頭管理對(duì)學(xué)生檔案管理沒有付到全面的責(zé)任，因?yàn)闆]有統(tǒng)一管理中心，也沒有組織。很容易引起跨部門的互動(dòng)，降低效率，影響學(xué)生檔案管理的效果。

具體而言，因?yàn)樗皇菍ｉT的文件管理組織，所以學(xué)生文件管理通常不被認(rèn)真對(duì)待，并且被該部門的其他工作占用。在資源有限的情況下，人員和資金往往得不到保障。具體表現(xiàn)為：一是無法配備專職檔案管理人員。無論是學(xué)校還是部門，文件管理工作都不是一項(xiàng)中心任務(wù)。如今，文件管理正變得越來越專業(yè)化、現(xiàn)代化和信息化。專業(yè)素質(zhì)，時(shí)間和精力的投入已經(jīng)不能滿足學(xué)生檔案管理發(fā)展的需要。其次，很難滿足文件存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時(shí)間本、專科生、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生達(dá)10年，另外還可以在畢業(yè)后再托管2年，在此期間，檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個(gè)重要方面。無論是學(xué)校還是部門，文件存儲(chǔ)的條件通常都不如專業(yè)文件管理機(jī)構(gòu)的條件，并且不可能擁有專用的檔案和基本文件保護(hù)設(shè)施。將文件存儲(chǔ)在普通辦公室中很容易導(dǎo)致文件丟失或文件損壞。第三，文件管理的專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集和歸檔以及服務(wù)的使用不規(guī)范。文件排列沒有嚴(yán)格按照文件規(guī)則排列，但也保留在簡單的集合中，沒有頁碼和文件號(hào)。只能提供簡單的文件查詢，轉(zhuǎn)移等服務(wù)，學(xué)生信息不夠高，無法為學(xué)生提供管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案由學(xué)校檔案館管理，然后學(xué)生檔案管理工作當(dāng)然是檔案館組織的中心任務(wù)。利用非專業(yè)文件管理部門所沒有的優(yōu)勢，可以更好地體現(xiàn)文件管理的專業(yè)性。它在檔案人員配備，存儲(chǔ)條件，文件現(xiàn)代化和專業(yè)管理方面具有優(yōu)勢。

二、 高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)

大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)是一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)，保存和提供學(xué)校檔案的使用。因此，大學(xué)生檔案主管部門無疑是大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)。根據(jù)大學(xué)生檔案資料的形成規(guī)律，通過對(duì)大學(xué)生檔案館藏和分散管理模式的利弊比較分析，對(duì)大學(xué)生檔案部門實(shí)施集中統(tǒng)一的管理模式是最佳選擇。然后，可以從以下幾個(gè)方面構(gòu)建集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

（一） 明確學(xué)生檔案管理的部門

澄清學(xué)生檔案管理的主管部門是大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校學(xué)生檔案工作。高校檔案機(jī)構(gòu)為每個(gè)學(xué)生檔案資料編制部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求他們按照檔案備案規(guī)則做好檔案資料的收集，整理和存檔工作。它還為學(xué)生文件的收集和存檔以及文件的傳輸和存儲(chǔ)提供服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體系，將學(xué)生檔案管理功能與原有部門分開是不可避免的，這將面臨大學(xué)院系責(zé)任和權(quán)限再分配的阻力。改革必須有一定的痛苦，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來看待大學(xué)生檔案管理體制的變化。將集成相同或類似文件管理事務(wù)的管理功能，以實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。

（二） 合理的人員配備和經(jīng)費(fèi)保障

集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)必須有合理的人員配備，并應(yīng)根據(jù)學(xué)校的規(guī)模配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員，以保證工作的正常發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)該有專門的學(xué)生檔案管理資金，以確保學(xué)生的文件基礎(chǔ)設(shè)施和保護(hù)設(shè)施到位，以支持學(xué)生的文件信息數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。

（三） 建立和完善學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度

學(xué)生檔案管理由檔案部門管理后，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照學(xué)生檔案材料的形成規(guī)律，重新制定學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度。明確各部門和人員學(xué)生檔案管理的職責(zé)，包括明確檔案和檔案部門的職責(zé)，明確檔案專職檔案管理人員和各檔案部門兼職檔案管理人員的職責(zé)。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案備案范圍、程序、要求;檔案整理的規(guī)范;關(guān)于使用文件、轉(zhuǎn)讓、交付等的規(guī)定。

（四） 建立有效的學(xué)生檔案管理水平機(jī)制

學(xué)生檔案的來源分散，涉及多個(gè)部門，如何保證檔案資料的真實(shí)性和完整性。建立有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制，溝通協(xié)調(diào)各學(xué)生檔案部門是不可避免的。一方面，該機(jī)制要求所有歸檔部門根據(jù)學(xué)生檔案的歸檔范圍收集檔案資料，以確保館藏的完整性。避免各部門之間的交叉聯(lián)系，要求各檔案部門嚴(yán)格遵守《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條的規(guī)定。“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料組建單位和研究組檔案制度。”學(xué)生檔案材料的要求根據(jù)學(xué)生的文件要求進(jìn)行分類，并移交給檔案館。為了建立這種機(jī)制，首先需要澄清每個(gè)檔案部門的負(fù)責(zé)人，并建立一個(gè)負(fù)責(zé)每個(gè)檔案部門檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)該單位的學(xué)生檔案。其次，確定每個(gè)檔案部門的職責(zé)，包括負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責(zé)。其次，將實(shí)施每個(gè)檔案部門的檔案工作評(píng)估系統(tǒng)。每個(gè)檔案部門的檔案工作都包含在學(xué)校績效評(píng)估指標(biāo)中，工作績效與獎(jiǎng)懲相關(guān)聯(lián)。最后，檔案部門應(yīng)積極聯(lián)系各檔案部門，對(duì)各檔案部門的工作進(jìn)行檢查，業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。嚴(yán)格控制檔案資料收集的真實(shí)性，完整性和規(guī)范性。

三、 結(jié)束語

由于目前學(xué)生檔案管理系統(tǒng)缺乏具體的操作規(guī)程，大學(xué)生檔案管理模式也不盡相同。鑒于此，本文在分析大學(xué)生檔案管理模式的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式。為了促進(jìn)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理，我希望為大學(xué)教育的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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[4]《高等學(xué)校檔案管理辦法》;中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號(hào);2018年8月20日.

作者簡介：

丁玥，河北省三河市，防災(zāi)科技學(xué)院圖書館（檔案館）。