數字化背景下的檔案管理研究

王小娟　斯慶

摘? 要：檔案數字化管理有利于提高檔案室的工作效率和現代化水平，有利于檔案永久保存和安全保管，有利于實現檔案信息資源的社會共享和公共服務能力。但是，目前數字檔案管理仍存在一些問題，例如數字檔案的真實性與原始性問題、數字檔案保存問題、檔案人員技術提升問題等。該文針對數字檔案管理問題進行研究，提出數字檔案管理方法，能有效提高數字檔案的管理水平。

關鍵詞：數字檔案? 檔案管理? 管理方法? 檔案管理系統

中圖分類號：G270.7 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）09（a）-0087-02

隨著計算機技術和信息化技術的發展，數字化已滲透到我們日常工作、生活的方方面面。而數字化在檔案管理工作中的有效運用，從宏觀上講，則可提高檔案工作的工作效率，即現在常提的檔案數字化管理。數字檔案管理是將傳統的、以紙質為載體保存的檔案信息通過錄入、索引、標注轉換為機讀檔案目錄，這樣不僅可以節約辦公人員和辦公費用，而且便于修改、補充、查詢、利用，從而提高了工作效率和經濟效益。檔案數字化的主要途徑是借助數字檔案管理系統，通過該系統可以將資料及時歸檔，避免了檔案的丟失;將檔案數字化成果與檔案目錄相鏈接，使檔案查閱變的非常方便;將檔案系統與互聯網技術相結合，使查閱者足不出戶就能獲得所需要的信息，提高了辦公效率。最重要的是，數字檔案管理可以增強對檔案原件的保護，提高檔案的壽命，將紙質檔案原件通過掃描加工制成數字化副本檔案，使檔案的使用變得更加安全，同時也可有效預防檔案篡改行為。

1? 數字檔案管理存在的問題

一是數字檔案的真實性及原始性問題。數字檔案不同于文書、實物等檔案，看不見、摸不著，因此必須依賴相應的計算機設備才能顯示、讀取，變成有用的信息。數字檔案在給人們帶來便利的同時，也帶來困惑和難題，數字檔案易修改、刪除、復制，使檔案的原始性辨別不清。這使得數字檔案的原始性、可靠性、真實性及憑證性遭到人們的質疑。

二是數字檔案的保存問題。數字檔案的存儲介質有磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等，這些載體的壽命有限，長久保存數字檔案沒有達到令人滿意的水平。一般磁盤的壽命是5～10年，光盤30年左右，與紙質檔案相比壽命相差甚遠，而且還易受到磁場、溫度、硬件配置、存儲格式等諸多因素影響。有些數字檔案載體保存完整，但數據信息已經打不開，造成數據丟失。

三是數字檔案管理對人員的需求問題。檔案數字化對檔案管理人員提出了很高的要求，應在具備檔案管理水平的基礎上，同時具備計算機技術水平，才能勝任數字檔案室管理工作。這就需要對管理操作人員進行培訓、培養，使他們不僅具備專業的檔案管理水平，還應具備數據化處理操作的本領及技術，具備對數據處理、保存、管理、利用等業務內容的熟練操作及管理能力。為適應檔案時代的發展與進步，檔案管理人員應不斷加強學習，提高自己的業務水平和能力。

2? 數字檔案的管理原則

一是安全性原則。安全性是檔案管理的首要原則。一般檔案中涉及到財產、人事、紀檢、會議記錄等方面的涉密信息，在數字檔案資源共享的同時必須做到安全保密。安全性對數字檔案管理來說是一項挑戰，一方面需要在檔案管理軟件上進行權限控制、加密處理;另一方面，應安裝有效的殺毒軟件及防火墻，確保檔案安全的使用。

二是便利性原則。檔案數字化之后通過檔案管理平臺及互聯網，實現檔案共享，使查閱者不受時間、地點的限制，更為方便地查閱利用檔案，節省了時間和費用，提高了工作效率。

三是真實性原則。無論是紙質檔案，還是經過數字化后的電子檔案，都應滿足真實性屬性。在檔案數字化過程中，特別是進行數字化調整和修改時，要應做到不遺漏每一個信息，以確保檔案的完整和真實可靠。

3? 數字檔案管理方法

數字檔案管理應采用數據化管理方法。目前，檔案數字化的主要資源是紙質檔案數字化，檔案數字化工作主要包括借助檔案軟件進行檔案目錄數字化、借助數字化工具進行檔案全文數字化。不能將數字化工作僅局限于通過掃描方式變成的圖像形式，必須需要人使用計算機進行閱讀，才能將圖像轉換為有用的信息。這種沒有進行數字文本數據化，不能進行文字檢索及數據分析。應對數字化掃描的圖像進行識別、分類、標注、著錄。通過對其進行著錄可以將檔案信息進行轉化為可以檢索的數據信息，因此著錄質量的好壞與資源的共享和利用息息相關。

數字檔案管理應采用內容管理方法。數字檔案信息資源的內容有文書、照片、錄音、錄像等主要門類電子文件及其元數據門類。應按照單位文件材料的歸檔范圍，及時收集、接收各部門、各門類電子文件檔案。電子文件歸檔應及時、齊全、完整、規范。檔案內容管理全過程為：收集與創建、管理與存儲、審核與歸檔、檢索與利用等。數字檔案管理應注重檔案內容管理，建立檔案內容元數據體系，形成關系明晰、互相參照、互相關聯的數字檔案管理體系。

數字檔案管理應采用技術性管理方法。數字檔案管理離不開數字處理、數據分析、格式轉換、數據存儲等技術問題。用數字技術挖掘檔案數據承載的知識信息，并進行分析、提煉，篩選出能幫助用戶的有用的檔案數據，提高檔案信息的利用率。

數字檔案管理應采用知識服務性管理方法。檔案本身是一種信息資源，是為方便利用而存儲的，檔案的知識服務是實現檔案價值的方式，是檔案工作的最終目的。檔案知識服務首先需要對檔案信息資源進行處理，借助檔案管理平臺使用交互式方法向用戶提供服務，提供能幫助用戶解決問題的信息。

4? 數字檔案管理軟件平臺

數字檔案管理依靠檔案管理系統。檔案管理系統應具備以下功能：實現檔案信息的收集、檔案的管理保存、檔案信息的查詢利用、業務維護、權限控制與管理、系統設置、數據備份、日志管理、全文檢索、在線監控、回收站管理;實現與單位辦公系統連接、集成;實現檔案數據導出，以電子文件或光盤形式報檔案上級管理部門。

檔案管理軟件系統應按照國家規范標準進行設計和開發;應統一標準，統籌規劃，建立整合的應用系統;應能進行信息共享、平臺開放，系統應確保互聯互通;應安全保密、體系嚴格;應具有一定的先進性、可靠性、穩定性及功能實用性;應符合通用的國際接口標準;應能保證系統具有功能延伸性及升級的適應性。

5? 結語

該文通過對檔案數字化的背景、數字檔案存在的問題進行研究分析，得出數字檔案的管理方法。在數字檔案管理中應依靠檔案管理系統，檔案管理系統應結合該單位實際情況、檔案分類方案進行開發，應能與本單位的辦公軟件進行連接。數字檔案管理應采用數據化管理方法、內容管理方法、技術性管理方法及知識服務性管理方法。數字檔案管理要保證數字檔案的真實性與原始性、保存長久性、利用便利性。檔案管理工作人員應不斷地學習，以提高自身的檔案管理水平，同時也要注重實踐，將理論與實踐相結合，更好地服務于檔案事業。

參考文獻

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