大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

蘇桃

摘要：計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的不斷應(yīng)用、推動形成了如今的大數(shù)據(jù)化時代，且對各行各業(yè)均造成了影響，高校的檔案管理也不例外。大數(shù)據(jù)時代，各類數(shù)據(jù)出現(xiàn)海量增長，高校的檔案管理相關(guān)部門除了需要完成基礎(chǔ)的檔案管理工作外，還需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)為學(xué)生提供如科學(xué)研究、就業(yè)等相關(guān)信息及咨詢服務(wù)。基于此，本文將結(jié)合自身工作實(shí)際情況，探討在大數(shù)據(jù)時代高校如何對檔案管理模式進(jìn)行改革、優(yōu)化，旨在提高檔案管理工作的活力、管理水平、效果，確保檔案管理工作的順暢及有序開展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案管理;模式;變革;優(yōu)化

種類繁雜、信息量大、處理速度要求快、價值密度不高是高校檔案的特性，且符合大數(shù)據(jù)時代的特征。高校運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不利于大量檔案數(shù)據(jù)的有效收集、不利于大量檔案數(shù)據(jù)的安全存儲，不利于檔案用戶個性、多元、時效、實(shí)時等多種需求的滿足。因此，要改變高校的檔案管理模式，這對高校而言，是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，挑戰(zhàn)預(yù)示著要進(jìn)行檔案管理模式變革，機(jī)遇則意味著要不斷優(yōu)化檔案管理模式。

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的模式變革

（一）檔案管理理念發(fā)生轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，其管理流程包括了收集、評定、存儲、利用這四部分的內(nèi)容，最主要的是對檔案實(shí)體進(jìn)行管理以及為需要的人提供查詢服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作重視管理而忽視了服務(wù)，相關(guān)檔案管理工作人員將大部分精力用在了日常的管理中，忽視了主動提供信息服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的價值越發(fā)突顯，傳統(tǒng)的檔案管理模式被推翻，因為這種僅靠紙質(zhì)載體進(jìn)行檔案保存的方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代化的社會發(fā)展需求。由此，云技術(shù)和計算機(jī)等成了大數(shù)據(jù)時代下檔案存儲的主要途徑，且檔案管理的理念也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也更加注重發(fā)揮其使用功能、服務(wù)功能。

（二）檔案管理技術(shù)發(fā)生轉(zhuǎn)變

高校的傳統(tǒng)檔案管理一般采用的是紙質(zhì)建檔、人為保存的方式，為了方便查閱，通過對所有檔案依次編號這種粗放的管理辦法進(jìn)行管理。而大數(shù)據(jù)時代，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化管理，并不斷增加信息、掃描、計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用頻次，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。

（三）檔案管理人工作知識、技能發(fā)生轉(zhuǎn)變

愛崗敬業(yè)、熟悉檔案管理的基礎(chǔ)專業(yè)知識是傳統(tǒng)模式下對檔案管理人的工作要求，而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的相關(guān)從業(yè)人員需要具備更高的業(yè)務(wù)能力，在原有業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上還需要掌握一些與檔案管理相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識及系統(tǒng)技能等。簡單地說，這個時代需要更多復(fù)合型的檔案管理人才。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理的優(yōu)化途徑

（一）牢固樹立檔案管理意識

與檔案管理工作相關(guān)的從業(yè)人員要牢固樹立能跟上現(xiàn)代社會發(fā)展腳步的管理意識，只有這樣，才能適應(yīng)時代背景下的檔案管理模式革新，讓檔案更好地發(fā)揮其效應(yīng)，為高校發(fā)展服務(wù)。一是要加大力度宣傳大數(shù)據(jù)時代下的高校檔案管理內(nèi)容，如管理功能和對現(xiàn)今社會檔案管理造成的深遠(yuǎn)影響等方面。二是要將現(xiàn)代化的檔案管理概念進(jìn)行推廣。大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的理念實(shí)現(xiàn)了由檔案保存的功能變成了為高校的不斷發(fā)展提供服務(wù)的功能、由使用查詢的功能變成了進(jìn)行二次加工的功能，這是這個時代下檔案管理工作理念最主要的兩個轉(zhuǎn)變，需要我們廣泛推廣。

（二）檔案管理技術(shù)提升，助推檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，各行各業(yè)都在向信息技術(shù)化的方面發(fā)展、轉(zhuǎn)變，高校的檔案管理工作也要順勢而為，不斷推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。第一，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。高校要加大資金投入，購買先進(jìn)的軟件、硬件設(shè)備輔助檔案管理信息化工作開展，并及時進(jìn)行升級更新。第二，將高校的檔案資料電子化、數(shù)字化。現(xiàn)代化社會有計算機(jī)技術(shù)的支持，可將高校的所有檔案信息錄入在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，構(gòu)建起信息數(shù)據(jù)庫，便于管理人員準(zhǔn)確、快速的查詢所需信息。

（三）提升業(yè)務(wù)人員水平，構(gòu)建人才隊伍

與檔案管理工作相關(guān)的從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平高，人才隊伍構(gòu)建情況良好是高校檔案管理模式不斷優(yōu)化的前提。檔案的信息數(shù)據(jù)處理量龐大為高校的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時，對檔案管理相關(guān)從業(yè)人員也形成了業(yè)務(wù)上的沖擊，更重要的是對工作人員的業(yè)務(wù)水平、工作能力等有了更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)格的要求，管理相關(guān)的計算機(jī)技能，因此，提高檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平尤為重要。在檔案管理人才隊伍建設(shè)方面，可通過挖掘現(xiàn)有人才、直接對外招聘所需人才等方式搭建人才隊伍，但前提是要對人員的專業(yè)素質(zhì)、個人能力進(jìn)行篩選、判斷，確保人才配置更加合理、有效。此外，還要重視對相關(guān)人員計算機(jī)處理能力等業(yè)務(wù)技能方面的培養(yǎng)，開展形式多樣的培訓(xùn)活動、老帶新的方法，提升管理操作技能，使其按要求做好檔案的保管、保護(hù)工作。

三、結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)管理高校檔案，能加速推進(jìn)高校傳統(tǒng)檔案管理模式革新和優(yōu)化，簡化工作流程，將檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來，讓其有更充裕的時間和精力投入到挖掘、研究和開發(fā)利用館藏資源中去，達(dá)到提高檔案開發(fā)利用率、減少管理成本、為學(xué)校政策服務(wù)的目的。

【參考文獻(xiàn)】

[1]韋相立.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].城建檔案，2018（11）：59-60.

[2]宋本玉.大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理相關(guān)問題的探討[J].管理觀察，2015（13）：125-126.

[3]吳錫.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（10）：131.