外貿函電的語言特點及幾個重要原則

【摘要】隨著我國經濟社會的不斷發展，在一帶一路和改革開放宏偉戰略的推動下，對外經濟文化交流日益增多，與此同時，外貿函電的應用越來越多，在國際貿易中發揮著重要的交流作用，在推動我國企業國際化進程中發揮著重要的作用。注意商務往來中的外貿函電的書寫原則和語言特點是對外經貿交流的重要原則，對經貿的正常開展起著重要的作用，有利于合同雙方樹立良好的企業形象，更加有利于雙方合作的開展，有利于企業更好地追求經濟利益。

【關鍵詞】外貿函電;重要原則;語言特點;書寫規范

【作者簡介】駱嘉琪，廣東南方職業學院。

改革開放后，隨著我國市場化經濟的不斷深入推進，我國企業的國際間的商務活動逐漸增多，當前俄我國相關企業與國外企業的商務往來已經進入一個新的階段，在相關的對外商務交流中，相關企業能否掌握國際溝通中的技巧，是實現預期目標的重要因素，正式于此，在外貿函電的相關寫作中，要重點注意以下幾點：

語言特點：

正如大家所知道的，在對外貿函電進行書寫的過程中要遵循明確、簡介、得體和準確四項書寫原則，如何書寫一封簡潔的外貿書信呢？筆者將從以下幾點進行分析：

1.簡潔明了。在外貿交流中，必須做到簡潔易懂，避免出現難以理解的詞語和句子，在相關的用法的選擇過程中，要盡力做到使用簡潔的詞語和相關用法，盡量使用短語，避免被對方過度解讀，以免造成相關不必要的誤會，在必要時，可以使用非謂語動詞、短語代替相關從句，可以使用縮略語。在長期的發展過程中，在相關企業的對外發展過程中，在不同的領域形成了許許多多的專業縮略語，對相關縮略語進行準確的使用，可減少相關非專業用語的使用，能夠大幅的節省患者的閱讀時間。

例如：WTO是國際貿易組織（World Trade Organization）的簡稱，這一簡稱是全世界通用的，在相關規定的寫作中，可以進行代替，能夠然相關讀者清晰明了的明白相關政策是世界貿易組織提出的，減輕了相關讀者的閱讀負擔。諸如此類的詞語還有許許多多，例如歐洲經濟共同體EEC，諸如此類的還有外貿英語縮略語和信函縮略語。

With reference to your request for anextensionon your notunder date of April9， we have discused this mater widel yand drew aconclusion. Wearenow? pleased totel you that we wil bewiling to alow you addition altend aysto make pay menton your note.在這一段英語文字中，有50多個詞，為了使的整段語言文字更加簡潔緊湊，對文中的意思有沒有影響，我們可以將整段文字概括成We are pleased to alow you aditional 10 day sto pay your note dated Apri l9.

2.從守信人的視角看問題。對于商務往來中的雙方之間的關系，對實際的效果影響較為重大，在實際的交往過程中，在寫作時往往把寫作人當成了寫作的中心，各種觀點的出發點往往是從相關寫信人的角度出發，長此以往，這種書信會嚴重影響自身企業的形象，給人留下自以為是、自高自大的形象，嚴重影響了雙方之間的合作和后續交流，如果在書寫過程中，能夠把相關受信任的態度融合到寫作的信件中，考慮相關收信人的感情和相關的文化背景，以及對對方收到這封信件后的反映進行思考的話，那么這種友善的態度會給相關讀者造成較好的印象，這種友善能夠很好的得到對方的認可，為后續的相關合作奠定良好的基礎。

3.信件中的語言要積極肯定。在相關的商務之間的信函中， 很難避免出現一些較為消極和否定的信息，例如漲價、裁員和解雇等等，這是商務往來中不可避免的，在出現相關問題時，要竭力避免過分強調消極面，盡最大努力渲染積極情緒，減少相關的負面語言和詞匯。更據相關調查研究表明，相關傷人對于較積極的語言能夠產生積極的反映，對相關措辭極為重視，以及相關要求承諾具有更高的可能性，往往禮貌恰當的語言可以產生更加積極的效果，在書寫相關的外貿函時，盡量減少否定詞的使用。例如cant 、not等詞語;同時也要嚴格控制相關消極詞語的使用頻率，加大積極詞匯的使用頻率，從而有效地加強正面作用和積極面的影響，可以使相關傾聽者更好地理解事情的真相和相關關注的事情，又是為了更好地讓讀者有信心也更加放心，可以多用Wearesurethat.../ Pleasebeasuredthat... 等類似的積極的句型 。

4.表達委婉。在商務寫作的過程中， 通過使用委婉語是一種很好的溝通技巧。通過使用委婉的措辭可以給人禮貌、客氣的舒適感覺 ， 而且即使是不接受對方的要求或條件 ， 也能緩和語氣，最小限度地減少對雙方良好業務關系的傷害。

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