淺談人事檔案的特點和整理

文/山東中醫藥大學附屬醫院 張苗 王端

一、人事檔案的定義

人事檔案是在人事管理活動中形成的記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況以及所受獎勵、處罰等方面情況并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。

二、人事檔案的特點

（一）現實性。人事檔案由多個部門職工包括在職職工和離退休職工為單位建立起來的反映員工綜合情況的檔案材料。人事檔案直接服務于現實，具有很強的現實性，在干部人員調動、任用、晉升、出國、入黨團、調整薪資等工作中，人事檔案都具有重要的考察意義。

（二）真實性。人事檔案的真實性是最重要的。人事檔案的真實性直接影響到人事的錄用和資料真實的完整性，所以確保人事檔案真實是構建人事檔案的基礎。同時，檔案資料的來源內容和形式等都必須是完整、真實的，可以客觀反映所屬人的真實面貌。

（三）動態性。人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，而是不斷發展變化。隨著當事人的成長，一些新材料不斷補充，比如個人履歷的豐富、業務能力的提升所產生的職稱材料、崗位薪級變化后相應的薪資變動、新發展的黨員材料等。人事檔案必須做好新材料的收集補充歸檔工作。

（四）流動性。人事管理工作中，單位工作人員并不是固定不變的，會根據工作要求不斷引進新的職工，也有部分職工會選擇跳槽到另一個更適合自己的單位，人事檔案要隨著人員的流動而不斷的轉遞，做到“檔隨人走”“人檔統一”，避免“有檔無人”“有人無檔”的現象。

（五）保密性。人事檔案記載的材料涉及范圍很廣，包括個人的履歷、家庭成員情況、個人的學歷、職稱職務、獎懲情況、薪級待遇、培訓科研、自己的身體健康狀況等重要信息，是個人向組織反映個人成長中形成的材料，屬于黨和國家的機密，也涉及當事人個人的隱私，不得泄露，不得不按照檔案利用原則而隨意提供檔案信息，否則會產生嚴重的后果，人事檔案管理人員不能接觸自己的檔案，在保管和查閱利用方面有嚴格的保密要求。

（六）專指性。一份人事檔案只能是同一個人的檔案，要求檔案工作人員在檔案整理過程中仔細認真，同一個人的檔案材料不能分散，整理立卷，在裝訂過程中再仔細核對每一份材料，不能摻雜他人材料，不同人的檔案不可混淆。后期形成的散材料，要注意是否有重名放錯的現象，切忌張冠李戴。

三、人事檔案的整理

（一）人事檔案的分類。人事檔案共分十大類：1.履歷方面的材料，如干部履歷表、個人簡歷材料等。2.自傳以及屬于自傳性質的材料。3.考察、鑒定、年度考核表、干部考核和民主評議的綜合材料等。4.分為四小類，分別是：學歷學位材料；專業技術材料；科研學術材料和培訓材料。5.政審材料。6.加入黨團形成的材料。7.表彰獎勵材料。8.違紀處分材料。9.分為四小類，分別是：工資待遇材料；任免、聘用等材料；出國（境）審批材料和會議代表等材料。10.健康檢查表、畢業生就業通知書、畢業生就業報到證等其他材料。

（二）人事檔案加工。1.拆除曲別針、大頭針、訂書釘等易氧化生銹金屬品。對一些紙張不規則、破損、卷角、褶皺的材料，應進行技術加工；將材料按照順序排列整齊，盡量要求四邊齊，至少確保左、下齊。2.整理加工材料方法有三種。（1）對于破損、卷角、褶皺和小于16開的檔案材料要進行裱糊。裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽光下暴曬或使用高溫熨燙。（2）對于大于16開的可以進行裁剪的材料，進行裁法。（3）對于紙張較大，但有的內容不可裁去的，需要對其進行折疊。折疊要平整，便于展開閱讀，同時不得損壞檔案里的文字、照片等材料。3.對于過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂時，不得壓字和損傷材料內容。

（三）人事檔案的排序。人事檔案的排序基本方式三種：1.時間排序法。按照材料形成時間的先后順序進行排列。適用于檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。2.內容主次關系排序法。即按照材料的內容以及材料間的內在聯系排序。如第六類的材料中的入黨材料，入黨志愿書應排在入黨申請書之前，然后入黨其他材料按照材料形成時間順序進行排序。適用于第五、第六、第八類材料。3.層次排序法。即同一個大類材料進行二次分類，如第四類材料，可以分為四小類：學歷學位材料；專業技術材料；科研學術材料和培訓材料。二次分類的材料按照材料形成時間的順序進行排列。適用于第四、第九類材料。

（四）人事檔案的編目。1.人事檔案編目首先要確保整本檔案材料是同一個人的，是否有重名材料放錯、張冠李戴的現象。2.人事檔案編目，在每份材料右上角編注材料類別、順序號、總頁碼。一定要用鉛筆標注。每份材料首頁的類號、順序號、總頁碼必須與目錄相符。3.手寫目錄要清楚、工整、正確、美觀。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤。十大類的每類目錄要留出適量的空格，供補充材料用。也可通過計算機設備打印，每次增加新內容時需重新打印目錄。

（五）人事檔案的裝訂。在人事檔案材料整理排序、編號、編目后要進行裝訂成卷。裝訂時需要注意：目錄在卷首，裝訂盡量四邊整齊，確保左、下對齊；在材料左側豎直打上統一的裝訂孔。現在一般要求把人事檔案裝入塑料卷盒，裝訂后在檔案盒上須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案編號。

四、結語

人事檔案是考察和了解員工的重要途徑，是做好組織、人事工作不可缺少的依據，了解和掌握人事檔案的特點和整理要求，保證人事檔案的完整準確無誤，使其充分發揮應有的作用。