淺談企業(yè)管理中電子檔案管理方法和途徑

摘? 要：本文首先介紹了強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理的重要價(jià)值和意義，之后從五個(gè)方面提出了強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理的方法和途徑。

關(guān)鍵詞：電子檔案;價(jià)值和意義;管理方法和途徑

檔案對一個(gè)企業(yè)而言，具有非常重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，能為企業(yè)管理工作提供決策依據(jù)。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案呈現(xiàn)出逐年遞增的態(tài)勢。然而在隨著電子檔案的快速發(fā)展，卻因?yàn)槠髽I(yè)管理的觀念、方法以及方式和手段等因素逐漸凸顯出各種各樣的問題。為了更好的對企業(yè)電子檔案進(jìn)行準(zhǔn)確完整的保存、可靠的加以利用，強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理具有重要的意義和價(jià)值。

一、強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理的重要價(jià)值和意義

（一）有助于滿足企業(yè)多樣化的檔案管理需求

當(dāng)前，企業(yè)檔案使用者的需求呈現(xiàn)出了多樣化的特征，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存和管理方式已經(jīng)無法滿足使用者的多樣化需求。而電子檔案由于可以多樣化的保存信息，越來越成為對企業(yè)使用者多樣化需求加以滿足的主要解決方案。

（二）有助于節(jié)省企業(yè)檔案管理的相關(guān)人力物力

傳統(tǒng)的檔案管理方式，通常需要大量的人力、物力和財(cái)力，同時(shí)還要無法避免的存在受到一定損壞的風(fēng)險(xiǎn)。但是，電子檔案管理的方式，不但使企業(yè)的歸檔方式變得十分的便捷，同時(shí)還給信息的利用提供了途徑，減少了企業(yè)對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整理、歸檔和檢索查找的困難，不僅降低了檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。

（三）有助于促進(jìn)企業(yè)檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提高

電子檔案具有實(shí)物資料信息化的特點(diǎn)。大量的原始檔案能夠在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中存儲，檔案利用者通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)就能快速準(zhǔn)確的查找所需信息，大大提高了檔案的利用率和檔案服務(wù)的質(zhì)量。

二、強(qiáng)化電子檔案管理的方法和途徑

由于企業(yè)電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。

（一）基于實(shí)際通過雙套制管理模式保證重要信息的完整性

雙套制是指通過紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種方式對資料進(jìn)行保存歸檔。雙套制管理模式對企業(yè)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求企業(yè)檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，對現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行掌握，對計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代通信技術(shù)熟練運(yùn)用，否則無法做到對文件檔案的保存與利用。但是，在雙套制管理模式的開展中，應(yīng)該結(jié)合每個(gè)檔案的實(shí)際內(nèi)容和特點(diǎn)，采取適當(dāng)?shù)墓芾矸椒ǎ羞x擇地實(shí)施不同的管理方式，從而不造成企業(yè)人力、財(cái)力和物力的浪費(fèi)，確保重要信息的完整性。

（二）通過完善各種檔案制度，促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理質(zhì)量的提升

健全的檔案管理制度，有助于為企業(yè)電子檔案的管理提供依據(jù)，使其做到依法、依規(guī)管理，促進(jìn)其質(zhì)量的提升。基于此，首先要?jiǎng)?chuàng)建企業(yè)電子檔案利用審批制度，利用人員要對電子檔案進(jìn)行查閱利用，要先辦理借閱利用審批手續(xù)，才能查閱。其次，要建立企業(yè)電子檔案收集管理制度。檔案收集部門通過對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用實(shí)現(xiàn)對檔案的收集與管理工作，讓檔案收集可以做到更加的及時(shí)，確保及時(shí)收集與更新電子檔案，進(jìn)而使其能夠更好地滿足用戶的需求;再次，通過對電子檔案與紙質(zhì)檔案互補(bǔ)性的利用，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的整合，促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理和使用質(zhì)量的提升。

（三）通過完備的硬件管理設(shè)備和管理系統(tǒng)，確保電子檔案管理的安全性

完備的硬件管理設(shè)備和管理系統(tǒng)是企業(yè)電子檔案能夠更好的實(shí)現(xiàn)管理和利用的必備基礎(chǔ)。因此，第一，對于電子檔案管理運(yùn)行系統(tǒng)的客戶端或者服務(wù)器，應(yīng)該對其進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)丁與升級，同時(shí)安裝較強(qiáng)的殺毒軟件，保證企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)沒有后門和漏洞，在沒有木馬病毒的環(huán)境中能夠正常的運(yùn)行。第二，對防火墻和惡意訪問進(jìn)行設(shè)置，防止黑客的入侵，防止出現(xiàn)大量訪問請求的惡意提交，防止服務(wù)器出現(xiàn)崩潰，保證管理系統(tǒng)能夠運(yùn)行正常。第三，創(chuàng)建完善的企業(yè)電子檔案備份管理制度，通過專用的備份載體實(shí)現(xiàn)本地和異地對電子檔案的同步備份，防止服務(wù)器被黑客入侵而遭到破壞無法運(yùn)行，及時(shí)的對數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。第四，通過對專線網(wǎng)絡(luò)的搭建，使外部訪問得到有效阻擋而防止病毒的入侵。第五，構(gòu)建完善的電子檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)電子檔案實(shí)現(xiàn)生成、處理、轉(zhuǎn)移和傳輸，通過對檔案的讀取與利用等程序?qū)﹄娮訖n案管理實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控，做好日志記錄。

（四）強(qiáng)化對工作人員的管理，促進(jìn)其檔案保護(hù)意識的提高

重視強(qiáng)化對檔案管理工作人員的管理，使其可以從思想上意識強(qiáng)化電子檔案管理具有的重要價(jià)值，進(jìn)而從技術(shù)上保證電子檔案管理工作的安全性，使電子檔案信息一方面可以得到最大程度的加以利用，同時(shí)還可以讓這些資源受到有效、安全和可靠的保護(hù)。所以，一定要增強(qiáng)企業(yè)電子文件保存與管理人員的責(zé)任意識，讓他們可以在工作中做到精益求精、認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保電子文件的真實(shí)與原始性。

（五）對檔案利用的方式進(jìn)行規(guī)范，防止造成不可挽回的損失

保存電子檔案的最終目的就是發(fā)揮其利用價(jià)值。但是在對其利用上不能沒有原則，而是要結(jié)合利用者的情況加以確定，同時(shí)結(jié)合電子檔案所涉及的內(nèi)容加以有效的管理。通常情況下，對不同內(nèi)容的電子檔案要設(shè)置不同的利用權(quán)限，對涉密電子檔案不能采取拷貝的方法進(jìn)行使用，在瀏覽這類文件過程中也一定使其處在有效的監(jiān)控范圍當(dāng)中。而通過網(wǎng)絡(luò)方式對電子檔案進(jìn)行利用時(shí)，要加密處理有密級的相關(guān)信息內(nèi)容，同時(shí)定期或不定期的對所使用的“密鑰”加以更換，防止因?yàn)椴僮麇e(cuò)誤而造成不可挽回的損失。

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作者簡介：

晏彩霞（1968.6-），女，漢族;籍貫：陜西西安市;專科，館員，從事工作檔案管理。