論努力學習現代化的檔案管理新技術

劉繼紅

摘要：檔案事業的發展，因素是多方面的，而其中最為重要的便是觀念，因為它決定著思路，決定著方向，也決定著未來。隨著新技術革命的發展和信息化時代的到來， 各類檔案信息量的劇增以及檔案信息載體的日趨多樣化，使得傳統的檔案觀念及舊有的以手工管理為主的檔案管理模式受到了前所未有的沖擊，如何運用現代化管理手段建立起支持檔案信息存貯、處理和傳輸的高效率的檔案信息管理系統，已成為擺在廣大檔案工作者面前的一項重大課題。

關鍵詞：檔案;技術;管理

1現代化的管理新技術是檔案館可持續發展的需要

數字檔案館是隨著檔案館信息化程度的提高而產生的一種新型檔案館，數字檔案館的建設歸根到底就是檔案館信息化的建設。數字檔案館似乎更加強調的是存儲和利用檔案信息資源的信息空間，虛擬性較強，包括多種檔案信息數據庫，強調檔案信息網絡化和高度的檔案信息資源共享化，從廣義上講應該包括檔案館數字化的內容。檔案館數字化主要是指將現有館藏檔案信息數字化，接收應歸檔的電子文件及其元數據，將數字化的檔案信息資源在網上的發布和傳遞，利用網絡實現檔案信息資源共享。

檔案館是行政區域內永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史料的中心。檔案館又是綜合性檔案館，其館藏可以反映所在地的政治、經濟、科學、文化、教育等社會各方面的情況。檔案館豐富館藏的目的就是為了更好地向社會提供利用， 檔案部門只有建立起內容豐富、結構合理、富有特色的館藏信息資源， 才能夠更好地為構建和諧社會服務。由于檔案館現代化技術的應用和建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是加速檔案管理現代化的客觀要求。

檔案是一種非常有用的信息資源，而檔案館正是一個海量信息的儲存地。檔案工作在現實生活中可以扮演重要的角色。我們應該營造一個良好的氛圍，有效地保護和利用檔案，使之為我國的經濟建設服務。檔案館現代化主要是將檔案館的檔案資源進行數字化加工，這已經成為網絡時代檔案館資源建設的發展方向和檔案館努力追求的目標。而檔案資源的數字化又是數字檔案館的檔案信息數據庫的主要來源。因此，在大力發展市場經濟和當前轉變經濟發展方式調整經濟結構的新形式下，檔案工作如何服從、服務于經濟建設，是檔案工作者面臨的新課題。

2努力學習現代化的檔案管理新技術

不斷學習電子文件及電子公文的規范化管理。檔案資源是國家綜合檔案館的立館之本， 是開展檔案館工作的物質基礎。它是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案總和， 是黨和國家的寶貴財富。加強檔案資源建設， 是檔案館建設的一個重要組成部分。規范檔案管理，制定完善檔案登記備案管理辦法和檔案管理應急預案，開展檔案安全專項督查，同時加強檔案安全設施建設，建立健全網絡監察系統。以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合于技術工作領域的規范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現，特別是約束力強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案館數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。

做好檔案輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列基礎工作。檔案管理自動化是對檔案館自身管理行為現代化的確定，而這種現代化是建立在計算機數字化管理基礎上的。這個特征是基礎性的，有普遍意義的，是開展其他數字化工作的前提條件。檔案資源建設是檔案館立館之基、興檔之本。檔案局要將征集特色檔案資料作為重要工作內容，常抓不懈。組織力量，大力開展檔案的收集和征集工作。豐富館藏是檔案信息化建設的基礎。按照檔案館收集的范圍和標準，還要大力開展檔案的征集工作。

加強資源建設。首先，開展檔案資源清查，廣泛征集散存散失在民間、具有人文特色的珍貴檔案、歷史檔案和名人檔案，同時對館藏檔案及現行公開文件中的民生檔案信息進行整合開發，做好備案記錄工作。其次，創新服務方式，加快推進檔案管理數字化建設，完善網上查閱功能，并在實行群眾免費查閱檔案，為群眾提供更好的服務。第三，積極開展編研工作。檔案編研工作要“立足館藏，服務社會”，最大限度挖掘館藏檔案信息資源，緊緊圍繞黨和政府的需要、群眾的需要和社會需要，為領導服務、為基層服務、為社會服務。

3結語

檔案是歷史的真實記錄，是一種特殊的文化資源。檔案館作為公共文化設施，匯集、積累、保護檔案資源，為社會公眾提供多樣化的服務，承擔保存和傳播人類知識的關鍵角色。

參考文獻

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