高速公路檔案精細化管理實踐與探索

魏秀平

北京首都高速公路發(fā)展有限公司 北京 100020

1 引言

對高速公路單位來說，檔案是在規(guī)劃、籌備、建設、經營、管理的過程中形成的具有保存價值和利用價值的記錄，也是國家檔案的其中一個重要組成部分，是高速公路管理的重要依據。高速公路檔案能夠反映高速公路單位在一定時期內的項目建設狀況和整體發(fā)展水平，為高度公路單位的日常經營管理提供重要的參考價值。

當前，隨著高速公路規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展進程的加快，實現精細化管理成為高速公路檔案管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)。實行精細化管理，能夠更有效地提升高速公路檔案管理工作的效率，最大限度地保證檔案資料的準確性、安全性和完整性，并在一定程度上助力于提升檔案管理人員的服務水平，為后續(xù)檔案的開發(fā)和利用奠定堅實的基礎。

2 精細化管理的內涵

相較于其他管理理念，精細化管理更追求“精”和“細”，是一種新的檔案管理理念。實行精細化管理的主要目的就是提升管理質量和管理效率，這也是對普通管理模式的一種深化。精細化管理重視一下幾點：明確管理職責、社會分工到位、服務質量精細、提升管理質量、兼顧成本降低。隨著社會經濟的發(fā)展和服務理念的深化，精細化管理已經在各行各業(yè)中普及開來，其中也包括高速公路檔案管理。隨著高速公路建設項目的數量增多，相關的檔案資料也在不斷增加，在很大程度上增大了檔案管理工作的難度。面對信息量大、種類繁多的檔案資料，高速公路檔案管理部門及其工作人員應當在明確職責和權限的基礎上，實現全方位、精細化的檔案管理。

3 當前高速公路建設項目檔案管理存在的問題

3.1 精細化管理機制有待進一步完善

當前，高速公路建設項目中涉及的有些施工單位存在管理水平低的現象，沒有完善的成本約束機制，無法將項目建設過程中的責任落實到具體的個人，也未對施工進度做出明確的要求，知識建設項目不能按時交付，增加了高速公路的建設成本。另外，有些施工單位為了追求自身經濟利益的增加，偷工減料，導致建設項目的質量不符合標準，檔案的形成和整理也受到了嚴重的阻礙，不利于建設項目檔案精細化管理。

3.2 檔案質量管理水平仍需提高

高速公路建設項目本身帶有很輕的長期性、復雜性和繁瑣性，其中涉及到眾多的管理項目和管理部門，這就決定了檔案管理工作也具有了復雜性和多樣性。在實際的建設項目中，經常會出現過于注重成本管理而忽略施工進度和建設質量的問題，使得檔案資料的收集整理與建設項目進展不能協調開展，這對于技術檔案資料的科學管理非常不利，進而導致設計圖紙丟失、信息被篡改、信息不全面等問題，在很大程度上增加了高速公路建設項目檔案管理的難度。

3.3 檔案管理模式有待創(chuàng)新

在當前檔案管理水平亟需提升的大背景下，傳統的檔案管理模式已經無法真正滿足建設項目高效管理的需求。在開展檔案管理工作的過程中，普遍的做法是設置小型項目管理點，由兩到三名管理人員進行簡單的記錄和登記，在這個過程中信息技術并未得到充分的利用，更不能有效應對當前愈加繁瑣的檔案管理工作，非但不能提高檔案管理的效率，反而增加了檔案管理的成本。

4 高速公路檔案精細化管理的措施

4.1 完善檔案精細化管理制度

針對當前高速公路檔案精細化管理機制不完善的問題，應當對現有的檔案管理制度加以系統化、完善化，制定嚴格規(guī)范的管理規(guī)章，規(guī)范檔案管理人員的工作行為，實現檔案收集、分類、歸檔、整理等工作流程的規(guī)范化，并按照建設項目的類型進行分類。在高速公路檔案管理系統中，檔案涉及到建設項目相關的各種材料，如建設合同、設計方案、人力資源協議等，其中建設合同是建設項目從啟動到驗收的重要依據，在高速公路建設項目驗收的時候需要對合同內容進行核對。因此，高速公路單位應當在遵循國家法律法規(guī)的基礎上，結合實際情況，制定檔案管理相關的規(guī)章制度，為檔案精細化管理提供制度支撐，在規(guī)章制度的制定完成之后，高速公路單位應當根據實際需要召開論證會，補充并完善相關制度，保證制度的科學性和可操作性。

4.2 組建精細化的檔案管理團隊

高速公路單位應當以專業(yè)化檔案管理團隊為工作思路，堅持每個檔案管理人員都能持證上崗，都必須具備專業(yè)的檔案管理證書，避免非檔案管理專業(yè)出身的人員加入檔案精細化管理團隊，進而最大限度地發(fā)揮專業(yè)檔案管理團隊的優(yōu)勢，真正提高檔案管理工作的質量和效率。另外，高速公路單位應當注重優(yōu)秀人才的引進和培養(yǎng)，在人才引進方面，應當選聘一些高素質、專業(yè)功底扎實的優(yōu)秀人才，在人才培養(yǎng)方面，應當定期組織對檔案管理人員進行專業(yè)知識與技能培訓教育，既要鼓勵檔案管理人員創(chuàng)新工作方式，又要充分發(fā)揮他們的檔案管理技能，為推動檔案精細化管理打下堅實的人才基礎。

4.3 創(chuàng)新檔案管理模式

高速公路單位應當在科學分析檔案管理要求的基礎上，建立檔案管理信息化系統，對檔案的收集、分類、歸檔、整理等工作流程進行信息化處理，為檔案資料設置專門的數據系統和專屬賬號，防止檔案信息泄露，保證檔案資料的安全性和完整性。同時，檔案管理人員應當定期對檔案管理系統進行檢查、監(jiān)控，對檔案實行全方位的管理。

5 結語

總而言之，高速公路檔案精細化管理具有十分重要的現實意義，不僅能夠保證建設項目管理的科學性，更重要的是促進建設項目的順利進行，對于管理過程中出現的問題，檔案精細化管理能夠結合具體要求制定管理方案、采用信息技術開展檔案管理工作，進而實現檔案管理工作質量的有效提升，促進高速公路單位的健康發(fā)展。