高職院校行政秘書工作的實(shí)踐與思考

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廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書，是指協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理行政事務(wù)及相關(guān)管理工作的基層行政工作人員，是連接學(xué)校職能部門、二級(jí)學(xué)院、教師三者的橋梁和紐帶，具有承上啟下、聯(lián)系左右和互通信息的作用。行政秘書工作多而廣、雜而瑣，工作內(nèi)容涉及到二級(jí)學(xué)院管理的方方面面，其工作狀態(tài)好壞對(duì)二級(jí)學(xué)院發(fā)展有著直接影響。

一、高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作職責(zé)

高職院校行政秘書的主要工作職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好日常事務(wù)，主要包括：(1)協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，組織和協(xié)調(diào)本院日常行政工作，協(xié)助做好安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生檢查等綜合治理工作；(2)負(fù)責(zé)學(xué)院文體、公益、慰問(wèn)活動(dòng)的組織、安排、落實(shí)和服務(wù)工作；(3)按照規(guī)定保管和使用本部門行政公章。負(fù)責(zé)本院常規(guī)行政文件的起草和打印，以及公文的登記、交換、傳遞、立卷、歸檔等保管工作；負(fù)責(zé)本院各種會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的相關(guān)工作，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。負(fù)責(zé)辦理相關(guān)的票務(wù)預(yù)訂、訪客接待工作；(4)做好全院教職工的考勤相關(guān)工作，參與教師考核評(píng)分工作，負(fù)責(zé)教師工作量的統(tǒng)計(jì)核對(duì)；(5)負(fù)責(zé)與各院系、部及行政部門的工作協(xié)調(diào)；(6)協(xié)助學(xué)院做好資產(chǎn)管理及負(fù)責(zé)部門辦公設(shè)備的管理使用工作；(7)負(fù)責(zé)學(xué)院各類經(jīng)費(fèi)的領(lǐng)取與發(fā)放，負(fù)責(zé)學(xué)院辦公設(shè)備、辦公用品的檢查、報(bào)修、采購(gòu)、登記、統(tǒng)計(jì)、保管、發(fā)放等工作；(8)協(xié)助制定每學(xué)期、每學(xué)年經(jīng)費(fèi)計(jì)劃，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)結(jié)算。兼任報(bào)賬員，負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支報(bào)賬、記賬工作；(9)協(xié)助管理本部門信息化工作。

二、高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書現(xiàn)狀剖析

(1)部分行政秘書工作懈怠、執(zhí)行力不強(qiáng)。行政工作枯燥乏味，工作內(nèi)容多、范圍廣、種類雜、重復(fù)性強(qiáng)，這種機(jī)械化的工作狀態(tài)很容易使從業(yè)者變得焦躁不安、心煩易怒，對(duì)行政工作將會(huì)產(chǎn)生極大的影響，工作難以順利開(kāi)展。長(zhǎng)久以往，從業(yè)者會(huì)產(chǎn)生低落、厭煩等被動(dòng)情緒，降低工作積極性，工作拖拖拉拉，得過(guò)且過(guò)，缺少積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，從而忽視本職工作，錯(cuò)誤頻發(fā)。

(2)工作界限不清，權(quán)責(zé)不明。行政秘書工作的特征通常是輔助性和服務(wù)性的，但是高職院校少有對(duì)行政秘書權(quán)責(zé)范圍做明確規(guī)定，經(jīng)常是以領(lǐng)導(dǎo)安排工作為主，以自己工作習(xí)慣和工作認(rèn)識(shí)為輔來(lái)管理和服務(wù)。這就導(dǎo)致行政秘書工作界限不清，工作出現(xiàn)重復(fù)甚至錯(cuò)位。有的辦公室主任把秘書的工作一起做了，忙得像陀螺；有的領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)甩手掌柜，秘書安排工作；有的秘書替輔導(dǎo)員等代勞，自己的工作卻顧不上做。

(3)發(fā)展空間小，職稱職位晉升相對(duì)困難。高職院校職稱評(píng)聘過(guò)程較重視專業(yè)技術(shù)成果，行政工作人員特別是行政秘書，工作內(nèi)容和工作性質(zhì)決定其具有隱蔽性的特點(diǎn)，難以將工作內(nèi)容整理成業(yè)績(jī)成果，難以界定。此外，行政秘書在職務(wù)晉升渠道狹窄，發(fā)展空間較小，晉升機(jī)會(huì)很少，很多人在崗十幾年仍然是科員級(jí)別，沒(méi)有機(jī)會(huì)晉升。

三、高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書工作的建議

(一)自身改善

(1)以學(xué)立本，豐富自身，提高服務(wù)意識(shí)。行政秘書只有不斷的學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)，才能不斷的改善工作方法，提升工作效率，才能適應(yīng)并做好行政秘書工作。提升自身素質(zhì)，包括提升業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)、心理素質(zhì)和身體素質(zhì)。其中業(yè)務(wù)素質(zhì)是行政秘書的核心素質(zhì)。文字表達(dá)能力和溝通能力是行政秘書的基本功。行政秘書要多看多練多思，提升文字和語(yǔ)言表達(dá)水平，做到各類文書觀點(diǎn)鮮明、層次清晰。心理素質(zhì)是行政秘書做好服務(wù)工作的關(guān)鍵。行政秘書要想在繁雜的工作中發(fā)揮潛能做出成績(jī)，就要具有積極樂(lè)觀的心態(tài)和堅(jiān)定的信心。行政秘書還要增強(qiáng)信息處理能力，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新方法，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高工作效率和工作質(zhì)量[1]。

(2)以干固本，準(zhǔn)確定位，完成本職工作。行政秘書要具備謙虛謹(jǐn)慎、實(shí)事求是的工作態(tài)度，具有高度的責(zé)任感和使命感，做事一絲不茍、鍥而不舍、團(tuán)隊(duì)協(xié)作的精神，將“恪守職責(zé)、愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)”的意識(shí)內(nèi)化于心外化于行，積極適應(yīng)高職院校發(fā)展的需求，具備全心全意為廣大師生服務(wù)的精神，認(rèn)準(zhǔn)自己的角色定位，完成本職工作[2]。行政秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，及時(shí)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；善于處理與教師之間的關(guān)系，及時(shí)清楚明了地做好上傳下達(dá)通知文件的工作；積極為教師們排憂解難，解除后顧之憂；善于協(xié)調(diào)與各職能部門之間的關(guān)系，快速、高質(zhì)量的完成各職能部門布置的工作任務(wù)。

(3)以律正本，慎獨(dú)修身，規(guī)范工作運(yùn)行。行政秘書要遵守一定的職業(yè)道德，有保密意識(shí)。行政秘書往往會(huì)參加學(xué)院建設(shè)發(fā)展的重要會(huì)議、領(lǐng)取機(jī)要文件，行政秘書要恪守職業(yè)道德，遵循保密制度。其次，秘書在工作中要保持嚴(yán)明的紀(jì)律，在工作中要做到不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該看的不看，不該說(shuō)的不說(shuō)，認(rèn)真對(duì)待好工作中的每一件事情。做到從接電話到財(cái)務(wù)管理，事無(wú)巨細(xì)都心存敬畏認(rèn)真完成。

(4)以思升本，創(chuàng)新方法，提升工作水平。在有較強(qiáng)的工作責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)基礎(chǔ)上，行政秘書還需要具備問(wèn)題意識(shí)，具有創(chuàng)新精神。面對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，善于總結(jié)梳理，尋找解決辦法，提出改進(jìn)方案，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。行政秘書還要具備反思意識(shí)，即對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反思，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升工作水平?？梢詫⒎此冀Y(jié)果整理成反思筆記，以便自己以后翻閱參考，尋求最佳解決方案。反思筆記對(duì)業(yè)績(jī)成果材料的總結(jié)也有很強(qiáng)的參考性。反思筆記也是向領(lǐng)導(dǎo)和同事進(jìn)行交流最佳形式。

(二)學(xué)校重視

1、提高待遇，提供良好培訓(xùn)機(jī)會(huì)

高職院校要完善現(xiàn)行的薪酬分配制度，適當(dāng)提升行政秘書的薪資待遇，實(shí)現(xiàn)同工同酬；要重視行政秘書的工作業(yè)績(jī)，建立合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制；重視行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，加大對(duì)行政秘書的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)力度，可定期開(kāi)展行政秘書業(yè)務(wù)知識(shí)講座，組織行政秘書外出交流學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)行政秘書進(jìn)行學(xué)歷提升，鼓勵(lì)行政秘書獲得相應(yīng)的資格證書等，提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高工作效率、發(fā)揮協(xié)調(diào)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，使行政秘書在高職院校能發(fā)揮出積極的作用。

2、轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，建立合理晉升機(jī)制

職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹(shù)立管理也是學(xué)問(wèn)，優(yōu)秀的行政秘書也是人才的觀念，認(rèn)識(shí)到提升高職院校行政管理離不開(kāi)行政秘書。高職院校要建立適應(yīng)于行政秘書的職業(yè)發(fā)展體系，完善現(xiàn)行的晉升制度，重視和評(píng)價(jià)行政秘書的業(yè)績(jī)成果，建立適用的評(píng)價(jià)機(jī)制，讓行政秘書能看到發(fā)展方向，提高工作積極性，激發(fā)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，建立良好的職業(yè)發(fā)展愿景。

高職院校二級(jí)學(xué)院行政秘書在是學(xué)校建設(shè)發(fā)展中起著重要作用，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院行政秘書隊(duì)伍建設(shè)是高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。同時(shí)，行政秘書只有不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)素養(yǎng)，提升自身業(yè)務(wù)水平，才能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，才能更好為師生服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)[3]。