智慧校園背景下高校檔案工作面臨的挑戰與應對之道

■劉勁松/廣東農工商職業技術學院

一、智慧校園建設的發展趨勢和要求

近年來，隨著信息技術的不斷發展，大數據、云計算、物聯網、人工智能技術得到普遍運用。2019年6月6日，工信部正式向中國電信、中國移動、中國聯通、中國廣電發放5G商用牌照，標志著5G時代的到來。高校管理、服務的數字化也隨之有了更強的信息技術作為支撐。在數字校園的基礎上建設智慧校園，建設更加智能化、科學化、個性化、開放化的教學環境，提高更加舒適便捷的生活服務水平，已經成為高校信息化建設的新趨勢。國家標準文件《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》（以下簡稱“框架”）的制定，對智慧校園的架構、實現做出了規范化的要求，是智慧校園建設重要技術依據。

“框架”指出：智慧校園建設要充分“充分融合物聯網、云計算、智能控制等先進技術，以云服務為支撐，建立教育教學平臺；以數據整合為中心，建立智能管理平臺；以一卡通為載體，建立方便、便捷的生活服務平臺，搭建以信息網絡為基礎的智能化、充分互動、環保節能的全網絡式智慧校園。”“框架”提出，智慧校園建設要實現管理信息化。要通過統一身份認證、公共數據中心和一卡通等手段，完成校園信息的集成和流程的整合。要實現服務信息化，建設網絡辦事平臺，針對教職員工提供個性化定制工作界面，整合學校各項業務系統，協調工作業務流程，為廣大師生提供一站式信息公開服務。為此，智慧校園要建設完備的存儲災備、云服務等系統。要充分利用手機等移動終端，借助物聯網技術對校園資源、辦公、管理、服務各個方面和環節進行綜合管理和服務。

二、高校檔案工作面臨的挑戰

檔案管理與服務，是高校管理服務的一項工作內容，在長期的發展過程中，已經形成了較為穩定的管理服務模式和制度規范。但是，隨著智慧校園建設的迅速推進，檔案管理服務的傳統模式和規范受到不小的挑戰。概括而言，主要存在以下問題：

首先，檔案業務流程所面臨的挑戰。數字化校園時期，高校檔案資源的產生與管理基本是紙質化時代的電子翻版，檔案資源的收集、歸檔范圍沒有太大變化，只是將紙質版數據化。即便如此，由于資金、技術、人員的限制，廣大高校依然存在大量歷史檔案數據化未全部實現數據化。而智慧校園環境下，高校各項業務工作的開展，都需要大量的資源、數據作為支撐。學校業務工作的各個方面，都要實現其數據化、互聯化。除傳統檔案資源需要收集管理外，必將產生大量的檔案數據。如果不革新管理思維，創新適應智慧校園建設需求的檔案業務流程，高校檔案工作很難對這些數據加以有效收集、整理、歸檔，也必將無法適應智慧校園的發展。

其次，檔案日常管理面臨的挑戰。智慧校園建設，高度依賴信息技術。高校檔案管理也必須提高信息技術管理水平。智慧校園環境下，不僅要保障檔案管理要技術設備的完善，檔案管理所需的網絡、終端、數字化信息采集設備、存儲空間等設備，還要隨著技術的發展不斷更新換代。在此基礎上，檔案的智慧化管理才有順應智慧校園的總體發展，而不至于影響其進程。除此之外，高校檔案管理還需要依據智慧校園，建立校園數據信息的檢索、查閱與利用系統。尤其需要指出，檔案信息還要注意其保密性。涉及學校的人事信息、資產設備信息、科研信息、師生個人信息等方面的檔案，一定要嚴格按照保密工作要求管理。智慧校園環境下，信息安全風險大幅度提高，對信息安全管理提出更高要求。建立適應智慧校園環境的檔案信息安全管理制度必不可少。

再次，檔案利用服務面臨的挑戰。傳統的高校檔案服務的業務范圍比較狹窄，主要體現在學校基本信息、學科專業設置、師資力量、設備資產、教學科研等方面。而當前高校師生、教育管理部門和學生家長、社會對檔案信息有了更多樣的需求。這些需求可能會涉及學校的動態發展趨勢、科研進展狀況、師生交流互動與評價、家校互動情況等。由于需求來自不同角度，不同機關單位、個人對高校檔案的需求與其業務工作、關注點不同，是全方位、多樣性、具體化的，因此局部化、單一化、概括化的檔案信息服務，已經無法滿足這樣的需求趨勢。高校檔案管理要探索智慧化、個性化的服務，才能更好地開發利用好高校檔案。

三、智慧校園環境下檔案管理的路徑和方法

加強高校檔案管理的頂層設計。高校必須認識到，智慧檔案館的建設，是智慧校園建設的重要組成部分。智慧檔案館建設，不僅是拉幾條網線、買幾臺電腦、學校主頁給個頁面那么簡單。它要求的是將檔案工作融合滲透到智慧校園管理、服務的每個層面。智慧校園建設之中，要將檔案智慧化管理利用納入建設規劃，智慧檔案館與智慧校園建設同步論證、同步規劃、同步建設。要改變傳統檔案管理的流通、歸檔、管理、利用的程序化思維，將檔案管理工作與學校日常運作同步融合。要通過大數據技術，深入挖掘、整合高校信息資源的價值，將高校檔案管理從存儲服務轉變為深度挖掘，實現高校信息資源的多方面、多角度整合，為學校建設發展提供科學可靠的參考，為教育教學提供更深入的檔案信息服務。

搭建高校檔案管理的技術平臺。智慧化檔案管理，由于所依據的技術與傳統檔案管理發生了劃時代的革新，因此相關的技術保障必須跟得上。首先，要完善校園網絡（包括5G網絡）建設，要配置檔案管理所需硬件如計算機、掃描儀等基礎設備。高度信息化環境下，檔案管理必須重視網絡安全防御。要做好檔案信息的加密、備份，對網絡環境實施全時動態監測。可以考慮借助技術成熟的信息服務平臺，或者商業化手段，委托互聯網存儲、服務機構代為管理、保存、備份。其次，要依據國家檔案局關于檔案信息化相關技術標準及指導要求，制定適應未來信息化趨勢的文件、檔案信息資源的格式標準。檔案管理未來的發展趨勢是逐步開放化、信息化，檔案管理不能再像傳統紙質、實物文檔時代各自為政，標準紊亂。檔案信息需要通過資源實現統一的技術標準、文件格式，才能實現便捷傳輸與利用。才能更好地、長久地服務師生、服務社會，信息化檔案的動態化、實時化服務和利用才能實現。

以上工作，要求新時代的檔案工作人員，既要熟悉傳統檔案管理工作，還要掌握信息化條件下的檔案管理。檔案工作，是涉及學校所有領域和部門的基礎性管理工作，但是長期以來，有些高校存在對檔案工作重視不足的情況。檔案管理人員的業務素質和專業化水平也不夠高，尤其是掌握信息技術處理、開發和利用的專業技術人員存在嚴重不足。而高校由于人員編制、崗位設置的實際情況，也幾乎不可能完全按照檔案工作要求補足技術人員。因此，如何有效整合高校自有技術力量和技術人員，滿足智慧檔案管理需要，需要學校領導層面統籌協調。本單位技術力量不足的情況下，也應該考慮通過高校聯合、校企合作、技術外包等途徑實現。要讓檔案管理人員盡快適應智慧校園環境下的新的工作要求，檔案管理人員的日常業務培訓，也要不斷推進。

智慧校園建設，是教育事業發展與改革的必然趨勢。智慧檔案館建設，將極大簡化高校檔案管理工作流程，節約大量人力物流，檔案資源的信息化利用才真正做到實時化、動態化，其意義和價值是值得為之投入和付出的。基于檔案工作的政策性、標準性、規范性等特殊性質，建議國家檔案局基于“框架”要求，制定各級學校智慧檔案館建設的相關技術標準及驗收標準，統籌推進高校乃至全國智慧檔案館網建設。這樣，智慧檔案館網的建設，才能有統一的標準和正確的方向。