檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

石巖 國家海洋局大連海洋環(huán)境監(jiān)測中心站

檔案是記載人類文明發(fā)展、社會重要實踐活動和科研成果的重要文件，檔案有很高的收藏管理價值，是推動社會發(fā)展進(jìn)步的重要動力。而隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案信息也越來越多，這就給檔案管理者帶來了很大的難度。因此，要結(jié)合當(dāng)前信息時代發(fā)展的特點，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，這就需要將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理，以此來推動檔案事業(yè)的發(fā)展。而檔案管理工作離不開基礎(chǔ)工作。

1 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應(yīng)時代發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對檔案實體進(jìn)行人工收集、整理、保管和利用。但隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步以及社會日新月異發(fā)展，電子政務(wù)和電子商務(wù)逐漸流行起來，政務(wù)也已采取全面公開的方式，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，因此要加快檔案管理的現(xiàn)代化工作，做到與時俱進(jìn)。

實行現(xiàn)代化的檔案管理是社會主義和諧社會對檔案管理提出的新要求，和諧社會要求檔案管理部門既要為政府各項工作提供基礎(chǔ)服務(wù)支撐，又要使其成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。檔案管理工作要做到與時俱進(jìn)，為整個社會服務(wù)，在社會主義新農(nóng)村建設(shè)、社會保障體系建設(shè)、和諧社區(qū)建設(shè)等各個方面，發(fā)揮服務(wù)效能。

檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的過程中檔案事業(yè)占有十分重要的地位。在檔案外部環(huán)境和內(nèi)部需要都發(fā)生變化的情況下，檔案管理的現(xiàn)代化無疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位、實現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢，可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。

2 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

計算機(jī)作為一種高效的處理復(fù)雜信息和數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化先進(jìn)工具，其首要特征是要求輸入到計算機(jī)中的數(shù)據(jù)必須是科學(xué)的、準(zhǔn)確的，所以實行計算機(jī)管理的前提條件是要做好信息輸入與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機(jī)工作的技術(shù)要求。

目前我國的綜合性檔案館大部分都是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量非常多，而且很多檔案的跨度都比較長，長期以來都是采用封閉式的管理。檔案管理主要的目的是保管，以案卷不丟失為原則。再加上不同時期對于檔案管理的質(zhì)量有不同的要求，檔案在管理的過程中沒有使用同一管理標(biāo)準(zhǔn)，這也就形成了基礎(chǔ)檔案管理普遍較差的局面。其問題集中起來主要反應(yīng)在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。傳統(tǒng)的檔案管理僅僅是為了保留檔案，沒有使用目錄和統(tǒng)一的檔號，一卷多冊的現(xiàn)象也比較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有些標(biāo)題不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；這非常不利于人們的使用，在使用過程中就會出現(xiàn)盲目翻閱的現(xiàn)象，更容易使檔案存放混亂。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，分組的標(biāo)準(zhǔn)又按照時間來分的，也有按照職能部門管轄權(quán)限分的，還有的按照文種來分。六是案卷厚薄不一，由于檔案的內(nèi)容不同，這就導(dǎo)致案卷的薄厚不同，有的可能一兩頁紙，有的可能上百頁紙才能詳細(xì)的記錄一項事件。

總之綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

檔案管理的最終目的是為了提高檔案數(shù)據(jù)的利用率，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求，更好地為社會服務(wù)，但是對于一些比較復(fù)雜的檔案案卷來說，有些并沒有很大的使用價值，不是很重要的案卷，而有些則是利用率較高，保管價值大的案卷，因此，在現(xiàn)代檔案管理的過程中就必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，利用計算機(jī)對重要檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，這樣才能保證檔案管理工作的高效性。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中要注意區(qū)分案卷的層次性，一般情況下將案卷分為三個層次，分別是重要文件或反映問題龐雜的文件需要進(jìn)行文件級著錄；那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄。這樣將案卷分為不同的層次，方便人們后期的使用查閱，對于檔案管理人員而言，明確檔案的級別也方便檔案的后期更新。

3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)

對于一些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引；而對于一些特殊的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r間用案卷目錄直接錄入，并通過計算機(jī)來進(jìn)行統(tǒng)一的分類。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題體”雖然具備統(tǒng)一的功效，但是在查找的過程中卻存在一定的弊端，因此，可以將“關(guān)鍵詞”取代“主題詞”，通過文件的題目，或是文章中的主題內(nèi)容，總結(jié)出關(guān)鍵詞，并進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機(jī)時利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理，這樣不僅可以解決手工標(biāo)引速度較慢的問題，而且通過關(guān)鍵詞來進(jìn)行查找，可以在一定程度上縮減查找時間，提高效率。

4 結(jié)語

總之，在檔案管理中，檔案管理人員務(wù)必要遵循相關(guān)要求，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，提高檔案管理效率，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的積極、健康發(fā)展。