淺析如何加強檔案規范化管理

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檔案工作制度化、標準化是實現檔案管理規范化的一項關鍵環節，在保證足夠的硬件條件的同時，加強文件處理工作是確保檔案規范化的一個重要措施。隨著社會發展，人們對于管理工作的關注日益密切，檔案管理作為各中小企業管理工作中極其重要的一部分，關系到整個企業的發展，并且隨著社會信息化發展程度的不斷推進，檔案管理工作的性質以及工作方式都發生了顯著變化，將信息化技術應用到檔案管理工作之中，能夠提升檔案管理水平，提高工作效率，保證工作質量，為實現持續發展的目標提供有效保障。

1 檔案管理的重要性

檔案具有極高的收藏保存價值，而且還能夠為各項數據的收集、查閱提供可靠依據。以文書檔案為例，文書檔案是企業非常重要的一個文件，它關系到企業下一階段的發展以及日常運轉，優秀的文書檔案管理工作甚至會對企業的活動具有指導意義，并結合實際及時對當前工作進行調整，從而更好地為企業發展服務。所以企業需要加大對文書檔案管理工作的管理力度，并且經過不斷的改革創新，使得文書檔案管理工作更加到位，從而能夠更好地協助其他部門的工作。對檔案進行系統化、制度化、規范化管理，借助軟件及硬件資源，建立一套科學、系統的企業管理方案，有效解決傳統檔案管理弊端，不僅能夠提高企業的社會競爭力，還能夠確保檔案管理的準確性，并且省略了很多不必要的環節，有效提高工作效率。除此之外，傳統紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，隨著近代無紙化辦公的流行，借助數字信息化技術對檔案進行信息化處理，不僅能夠節約時間，還能夠確保各項數據資料的完整，加強數據資料的私密性，無紙化辦公逐漸成為當代管理的發展趨勢，減少辦公用紙的消耗，顯著降低管理成本。

2 目前檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會的發展以及信息化水平的提升，以電子信息化技術為支撐的檔案管理已經融入到各個領域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質量。就當前檔案管理工作而言，工作內容比較繁瑣，并且對于工作質量的要求非常高，所以對于相關管理人員的要求也就比較嚴苛，即使長時間重復同樣的工作，也難以確保工作過程中不出現任何錯誤。除此之外，由于領導缺乏遠見，長期沿襲傳統的檔案管理模式進行工作，不愿意并且沒有能力對檔案管理模式進行創新改革，從而導致檔案管理方式出現問題。正是由于領導的不重視，導致一些規范、先進的管理模式沒有被引入，檔案管理工作的效率以及質量也就遲遲無法提升，制約企業的發展。

2.2 管理人員素質偏低

檔案管理人員直接參與到檔案管理工作之中，這一群體的素質將會直接影響到檔案管理工作的質量以及效率，并且會對檔案規范化改革的程度造成一定的影響。從整體水平來看，目前我國從事檔案管理工作的人員素質普遍偏低，且這一群體年齡普遍偏大，對于新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，將會對新制度的的推行造成一定的阻礙。除此之外，由于檔案管理的工作節奏比較慢，長期以來大部分管理人員養成不好的工作習慣，對于工作懷抱得過且過的態度，不會主動發現問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態度是導致檔案管理工作效率始終無法得到明顯提升的關鍵因素。

2.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

檔案管理工作量比較大，并且在處理檔案時需要保持極高的注意力，導致檔案處理速度較慢，除此之外，隨著工作節奏的加快，檔案的產出速度也在不斷地提升，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，雖然已經有的企業已經引入了信息化檔案管理模式，但是檔案的收集、錄入過程也需要花費大量的人力，并且由于目前檔案信息化管理程度還不夠高，大多數企業仍舊處于起步階段，部門之間無法實現檔案資源的互聯互通，檔案信息無法共享，導致檔案的價值無法完全發揮，這也是制約檔案規范化管理的一個重要因素。

3 加強檔案管理工作規范化的具體實施方法

3.1 健全管理制度建設

將數字信息化技術融入到檔案管理工作之中，加強員工對于檔案管理工作的重視程度，充分貫徹落實信息化管理理念。根據當前企業對于下一階段的發展規劃，制訂一套與企業當前發展相一致的檔案管理方案，深化企業改革。就目前檔案管理工作中出現的一系列問題，進行科學、系統、全面的分析，在人事檔案調取、查閱的時候，需要嚴格按照相關制度進行。建立健全檔案管理制度，能夠有效預防檔案數據遺漏、丟失，確保相關檔案的準確性，除此之外，還需要對相關檔案管理工作流程進行完善，建立更加系統性和科學性的檔案管理工作制度。除此之外，建立相關制度規范檔案整理的流程，能夠提高檔案整理歸檔的效率，提升檔案管理現代化水平，尤其注意在對檔案進行整理的過程中，并不是簡單的收集分析，需要對整合的檔案材料有一個完整的認知，更重要的是檔案完整性的保障。

3.2 構建數字化檔案

在建立數字化檔案前首先需要建立電子版檔案，因此首要任務就是將有關信息提前收集并整理到計算機之中，并確保錄入的人事信息是正確的，有關工作人員在需要打印檔案時，可以通過在計算機上搜索尋找到打印目標，找到目標檔案信息之后直接進行打印，這樣能夠明顯提升工作效率，檔案管理人員不需要再浪費大量的時間尋找檔案。其次，當電子檔案完善后，由于檔案資料已經全部儲存在電腦或是移動硬盤上面，便于攜帶，并且不容易丟失，具有極高的私密性。最后，由于數字化人事檔案的成功建立，在接下來的時間內只需要每隔一段時間對其中的檔案信息進行更新，能夠最大程度地保證檔案信息與實際變更的一致性。另一方面，為了確保各項資料的私密性以及準確性，需要對檔案管理人員隊伍進行優化調整，提高整個管理隊伍的人員素質，雖然現在已經有大部分企業都引入了數字檔案，但由于管理隊伍的素質參差不齊，導致沒有取得應有的效果，所以需要引入計算機方面的人才，并且定期組織進行培訓，提升檔案管理隊伍的整體計算機水平，從而使檔案信息管理的工作效率能夠得到進一步提升。

3.3 建立網絡檔案管理

在檔案數字信息化的管理過程中一定要尤其重要網絡人格化檔案管理工作的創建，從而能夠借助網絡計算機實現計算機管理網絡的實施和建立，對局域網進行合理引用，并將各個部門作為主要依據，展開相關的整理工作，從而推動企業整體的發展。總之，隨著社會科技信息的進步，企業想要得到發展，不被時代淘汰，就要緊隨時代潮流，與時代接軌，將數字信息化技術融入到檔案管理工作之中，對檔案管理進行優化調整，最終提升檔案的使用率。網絡信息檔案管理工作的建立和開展，不僅可以更好的促進企業管理工作方面工作效率及工作質量的提升，還能夠更好地滿足當前時代對檔案管理工作的要求。

3.4 加強檔案信息化管理

在大數據時代下，檔案管理信息化成為檔案管理工作的重心，檔案管理信息化有助于實現檔案的規范化管理，提高檔案管理效率和水平，檔案工作部門一定要對檔案管理工作的開展給予一定程度的重視，在此前提下建立健全的管理體制，選拔具備各方面不同知識層次的人才加入檔案管理隊伍當中，并加大財力與物力投入力度，使信息資源得到合理充分的運用，從整體上對檔案管理團隊進行優化；除選拔人才以外，檔案工作部門還需重視對檔案信息化管理人才的培養與強化，制定完善的教育培訓方案，優化系統的知識結構體系，同時在大數據時代下，部門還需重視檔案管理人員各方面綜合素質的培養，例如科技檔案管理、信息工程等方面的相關內容，使檔案管理人員更多地去接觸、觀摩學習相關領域的專業技能知識，打造復合型人才。

4 結語

總而言之，在檔案管理工作中融入信息化技術，實現檔案價值的充分利用，實現檔案管理規范化、制度化，不僅能夠有效解決傳統檔案管理弊端，還能夠確保檔案管理的準確性，在檔案管理工作中省略了很多不必要的環節，顯著節約資源，降低管理成本，減少不必要的時間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質量，并且還能夠借助檔案優化企業人力資源配置，實現檔案價值的充分利用，最終提升企業的社會競爭力，推動企業的進一步發展。