淺談檔案管理存在的問題及對策

謝莉

（四川省隆昌市普潤鎮人民政府，四川隆昌 642150）

由于檔案管理工作涉及內容較多、政策性強以及對保密性的要求較高的原因，該工作一直受到國家相關部門的高度重視。就目前來說，我國檔案事業已經初步形成了綜合性的管理方式流程，但當前管理模式上還存在著許多不足之處需要我們及時完善，最終形成較為完善的的工作模式流程。對此，我們必須從企業單位實際發展狀況出發，努力提高管理人員承擔責任的意識，通過不斷健全和完善檔案管理的相關制度來使從業人員的行為受到約束，促進資料的開發與利用。

1 檔案管理的簡要概述

檔案作為企業工作發展的關鍵，其管理效率將對企業運行與發展產生重要的影響。檔案管理主要是把檔案作為企業終點管理對象所展開的多種活動，涵蓋了單位對于檔案各種信息的收集、整理、鑒別和使用等多個環節。隨著信息科技的高速發展，檔案管理工作也初步建立起一套較為系統、全面和專業化的管理模式與流程，這讓我國檔案管理工作的展開更加順利，同時也為企業事業的可持續性推進奠定了基礎。目前，檔案作為社會多重信息資源的重要載體，能有效地為企業日常工作做出有效總結。所以，實現檔案工作的高效管理就顯得至關重要。

2 檔案管理工作中所存在的重要問題

2.1 沒有形成足夠的重視

長時間以來，許多從事與檔案管理工作的領導者都對該工作存在有較大的誤解。他們認為檔案工作的主要內容是對某些重要信息進行抄寫，屬于保管類的事務性工作而并非企業健康發展中的重要工作，也無法為企業增加經濟收益。以上這些對于檔案管理工作的錯誤認識都體現了企業領導人員以及工作人員對檔案工作的不夠重視，同時也對其工作的內容缺乏了解，這也正是當前檔案工作無法適應社會需求的重要原因所在。

2.2 管理不當

多數從業于檔案知識管理的人員沒有經過專業的培訓，這也就意味著這些人員對于檔案存在的重要性及工作要求不了解，從而無法實現檔案信息的高效率收集與整理。除此之外，多數檔案人員在從事檔案工作的過程中還身兼數職，沒有將檔案工作作為自身精力投入的重點對象，對待工作不夠認真主要表現在工作人員的不負責任以及收集資料都不夠準確上。在日常工作過程中，檔案人員將材料放入檔案盒中并未及時的整理歸檔，這也正是當前檔案管理水平難以提高的關鍵原因。

2.3 硬件環境設施不夠齊全

個別單位對檔案管理必備的設施設置不夠齊全。某些單位沒有設立專門的檔案室，或者檔案室在設計的過程中沒有充分結合企業所有檔案數量狀況，造成個別單位因為檔案數量較多而無法放置的現象，當然是內部環境的狹窄與潮濕等因素都會導致檔案材料出現變質、蟲蛀等現象影響檔案資料所收集信息的完整性。此外，某些管理檔案的單位必備的切刀、檔案夾等沒有購置齊備，最后影響到檔案歸檔的時間。

2.4 資金投放不到位

由于檔案信息在后期的保存過程中需要較高的外界環境條件，所以企業需要花費大量資金來保證檔案存放的不會丟失、不會出現質量上的問題。在實際調查中發現，除了某些單位沒有設立專門的檔案室以外，還存在有造成檔案材料無法保存的惡劣條件。在信息化高速發展的今天，通過運用科技手段來維護信息檔案已經成為當今管理檔案的新興模式。如此，這就需要企業投放大量資金。

2.5 檔案管理作用得不到充分發揮

現階段，我國多數企業的檔案管理工作都存在有混亂的現象，在加上當管理資料信息的收集不夠齊全、信息的整理與歸檔不夠科學和規范，這都造成許多企業檔案管理工作與服務發展背道而馳，其功能與作用也得不到充分的發揮，最終影響到企業資料信息歸檔整理的持續性發展。眾所周知，如果企業不能充分發揮檔案管理工作應有的作用與功能，就會讓工作人員所辛苦收集的資料變成一堆無人問津的廢紙，根本無人查閱。所以，這將更加不利于我們對單位的背景與情況進行了解。另外，在充分發揮檔案資料作用的同時，單位也應該將精力投放于學習其他先進單位對資料管理的經驗，從而全面推進檔案管理工作的進步。

3 有效落實檔案管理工作的相關措施

3.1 提升檔案管理人員素質

企業應該重視干部檔案工作的隊伍建設，任用責任心強以及作風正派的黨員從事檔案工作的管理，并同時加強他們的素質教育培養，充分發揮黨員的先鋒模范作用。檔案工作人員素質相對檔案管理效果有著直接影響。身為從事于檔案的工作人員，要充分重視自身專業水平的提升，可以參加企業組織的定期培訓或者自學課程來對檔案工作所涉及到的各項環節和內容有充分了解，并按照其規定的基本要求來對檔案進行科學管理，提升檔案質量。通過對新型管理模式的積極探索，有利于檔案工作越來越走向科學化和規范化，進而為社會進步與發展提供高質量信息。

3.2 完善檔案管理制度體系

健全檔案管理制度是保證高質量管理的重要措施，對其工作制度的建立主要按照以下幾個方面的要求。首先，規章制度的建立應該體現科學化和規范化，同時必須結合企業發展的實際狀況與檔案管理的實際要求，保障所建立起來的規章制度能夠滿足單位管理需要。其次，制度的建立應該滿足可操作性，通過建立方便實用的規章制度將有利于發揮制度對檔案管理過程的指導作用。另外，企業還要堅持制度約束的雙向性和執行的嚴肅性。其主要目的為對領導和職工的言行進行約束，同時以嚴肅的態度貫徹落實部門對各項規定的執行力，做到獎罰分明，充分體現出其制度建立的權威特點。

3.3 不斷改進檔案功能

通過結合企業自身發展特征，企業應該對檔案的功能不斷重新定位，使其檔案所記錄的各種信息趨于客觀性和全面性。第一，工作人員應該對過去所收集的檔案信息進行綜合整理，發現并保留信息當中所包含的重要部分。第二，豐富和擴充檔案的具體內涵，從而使檔案所具備的各項功能能夠更加符合企業對信息的個性化需求，最終用最好的信息來服務單位。除此之外，在信息化加速發展的現階段，這一背景對我國檔案工作的各項要求也逐漸提高，需要盡最大努力利用當代科技新技術和新手段實現高效率的信息化管理。目前階段，無論是國內還是國外檔案管理都在利用計算機進行工作。從這一趨勢上來看，用計算機輔助人事檔案管理將成為發展的一大趨勢。

3.4 努力提升服務化水平

增強服務意識是檔案管理人員做好檔案管理工作的重要出發點與落腳點。工作人員應該對服務的方向、態度充分明確，在思想上形成創新意識、使服務質量得到提升。服務質量在很大程度上將成為衡量檔案工作人員職業道德素質的重要標準。充分發揮檔案所收集信息資源的重要作用將成為推動社會現代化建設服務的堅實基礎，同時也是從事管理工作所必須完成的任務。在新的歷史條件趨勢下，檔案工作必須充分結合時代發展的要求，從改變人員思想上出發，樹立人員創新與服務意識。

3.5 加大對檔案工作的資金投入力度

為了更好的保證檔案資料的完整保存，企業每年都需要拿出一定預算來完成檔案室內部硬件設備的修葺，對于已經被蟲蛀了的檔案柜要進行更換。同時，為了充分順應社會信息發展的趨勢，檔案室內部還應該配備相關的計算機的現代化設備來輔助辦公，同時利用計算機等多媒體手段來實現檔案管理的信息化也是一種很好的選擇。這不僅為檔案資料的保存提供了良好的外界環境條件，還使管理檔案的模式得到了明顯的創新，利用信息化手段為檔案在后期歸檔、保存提供了重要的作用。

3.6 促進檔案資料的開發與利用

檔案資料的科學與合理利用是檔案管理工作的最終目標。在新的形勢發展下，企業必須加強對于檔案管理資料最大限度的開發和利用，從而充分發揮檔案管理的效益。企業需要積極開展形式多種多樣、內容內涵豐富的有關檔案管理的咨詢服務、走訪宣傳等活動，認真搞好單資料的開發與利用。除此之外，工作人員也應該按照相關制度與規定做好檔案的登記工作，學會利用先進的計算機等科技手段輔助辦公，做好對檔案管理資料的高效率調閱和整理，真正達到讓檔案管理為社會發展所服務的目標。

4 結語

綜上所述，檔案管理作為企業平時管理工作的組成部分，對于促進企業健康發展有著重要的影響意義。針對現階段檔案管理當中管理方式以及步驟所存在的問題，企業必須采取具有針對性的措施來增強其管理的效率。管理人員在做好對于資料進行收集與整理工作的同時，還要樹立創新思維，努力提供較為優質的服務，從而使檔案管理的價值與功能得到充分發揮。對于不熟悉檔案管理業務的工作人員來說，更需要對所收集的資料進行及時查閱，從中發現問題解決問題，以客觀和公正的態度投身于檔案管理工作當中，讓這一工作發揮出更大的成效與作用。