大數據背景下電子檔案管理的創新思路

林晨

（河南省中醫院，河南鄭州 450000）

大數據時代的到來，滲透經濟發展的各個領域，因此企業的檔案管理也應該順應時代的發展，注重電子檔案管理水平的提升，關注高效的電子檔案管理在促進企業發展及提升企業整體管理水平中的重要意義。在大數據時代背景下展開的電子檔案管理，無論對于企業、公民、事業單位還是商戶來講，均為一種行之有效的信息管理及企業管理手段，因此在這樣的發展背景下，應注重提升相關人員的電子管理專業化水平，更新管理理念，與時俱進，緊跟時代發展步伐，不斷優化管理，以促進我國電子檔案管理水平更上一個臺階。

1 大數據背景下進行電子檔案管理的創新具有的優勢

首先，與傳統的紙質檔案管理相較，電子檔案的安全性更高，信息處理效率更佳，可有力保障企事業單位的信息安全。信息檔案中管理的內容不僅僅是記錄企事業單位發展的過程，也涉及大量關于企事業單位重要的文件及信息，諸多檔案中包含了許多具有很高法律效力的文件及資料，因此無論是泄漏或損壞均可直接影響企事業單位的核心利益，對企事業單位的平穩發展帶來巨大影響。而通過優化電子信息檔案管理，我們不僅可以快速訪問所需的文件，而且還實現了對重要文件進行的必要的保護，以盡量減少在訪問檔案的過程中，出現檔案泄漏或有損壞等不良事件的發生，對檔案保密管理水平的提升具有積極作用。

其次，在大數據信息化發展的背景下，不斷優化電子信息檔案的管理，可以提高員工的整體素質和工作效率，提供信息輸入及共享可有效減輕員工的工作量，推動企業管理向現代化發展。與此同時，電子信息管理在企事業單位中的應用，可以及時、高效地對文件進行檢查并實現缺失文件的快速補充，操作方面快捷，且安全性高。除此之外，電子檔案管理水平的不斷，使企事業單位的檔案管理實現計算機統一標準化，提高智能化管理水平，為各項任務的具體實施奠定良好基礎，推動企事業單位的管理向科學化、標準化發展。

最后，為公民信息和社會穩定發展提供了強有力的保障。目前，大多數公民的信息通過電子信息檔案存儲在計算機中，這些信息不僅與公民生活及工作的發展有著密切的聯系，而且關系到公民的隱私，一旦發生大范圍的個人隱私信息泄漏，公民的隱私得不到有力保護，不僅會給公民的生活帶來麻煩，還可能會引發社會動蕩，影響社會穩定及發展。因此，要為公民的信息安全和社會穩定提供強有力的保障，就必須探索電子信息檔案管理的優化與創新，這一點需要從不同層次進行探討研究。

2 現階段電子信息檔案管理存在的不足

2.1 管理模式落后，重要資料收集及管理不佳

在傳統電子信息檔案管理中，多使用分散管理模式，這種管理模式對于企事業單位來講管理成本最低，但這種分散管理模式存在著一個難以避免的缺陷，即數據不完整性突出，如在工作中需要對某個時間段的某一個事件的資料進行調取或者翻閱時，傳統的檔案管理模式不能將一個電子信息的所有信息全部傳送出去，而是需要來回地至多處進行資料調取，有時由于部分數據丟失或操作失誤，使電子信息不完整的發生率升高。

2.2 電子信息檔案登記信息不夠細致，資料丟失率高

電子信息檔案管理的重要數據需要通過電子信息檔案反映出來，而登記信息是一個重要的環節，是把控電子檔案管理質量的第一個質量關。但傳統的電子信息檔案登記信息不夠細致，因此在過去的檔案管理中，重要資料的缺失、遺留或者錯亂現象普遍存在，此外，傳統的電子信息檔案登記完全借助人工輸入完成，雖然管理載體是計算機，但一般來說，電子信息檔案登記信息本身的安全性并不高，丟失重要信息的概率居高不下。

2.3 單純的人力管理，人力物力消耗大

我國人口眾多，廉價勞動力人口也較多，以廉價勞動力彌補傳統的電子信息檔案管理中人力資源管理的不足的現象是十分普遍的。在勞動密集型的生產方式中，純人工管理也是傳統電子信息檔案管理中的一個方式，集中管理大量電子信息檔案是檔案工作者的浪費時間和精力，由于人工管理的存在，不可避免地會出現大量的管理失誤，因此大量檔案信息數據隱患存在在其中。

2.4 精細化管理難度大

社會經濟的發展，其產生的經濟信息及社會信息也隨其逐漸增加，這樣的形式下電子檔案管理需要處理的信息量也就越來越大，這些龐大的電子信息檔案，如果只采用傳統的管理方法進行處理，必然會出現檔案歸檔不及時、資料缺乏實時性或真實性等現象，檔案資料遭到破壞甚至丟失，成為許多重要的電子信息檔案普遍存在的現象，使其實現精細化管理難度更加大，與電子信息檔案管理的初衷和目的相背而行。

3 大數據背景下電子信息檔案管理的創新思路

3.1 注重強化檔案管理的基礎設備投入

在大數據時代背景下，基礎設備的投入是提升檔案管理綜合質量的關鍵，企事業單位應積極學習新的管理觀念與知識，提升將計算機、數據存儲設備、數字掃描輸入輸出設備等硬件層面輸入作為提升整體檔案管理水平的基礎。同時，還要注意文件管理制度、檢索系統及識別管理系統的建立，并在具體操作中持續改進完善，為有效實施各種信息檔案管理工作奠定良好的設備基礎。此外，我們還應注意對職業管理人員近的培訓和引入，要求檔案管理人員不僅要掌握電子信息檔案管理的相關知識，還要掌握計算機應用技術，在這樣的背景下發展電子檔案管理，其管理質量及效率才能等進一步提升，才能充分發揮其利用價值。

3.2 注重管理模式的完善及改進

一是優化檔案管理體系。企事業單位在進行檔案資料的收集、整理及提取環節時，應將企事業單位的實際情況作為基礎，采取綜合管理的形式，進行科學管理。在大數據時代的發展背景下，全面落實相關的評價機制，督促相關人員轉變傳統檔案管理觀念，接受新的管理理念及手段，真正與時俱進，與各項任務的具體實施相結合，對各項管理制度進行不斷完善，督促有關人員充分調動工作積極性。其次，實施紙電子一體化的管理模式，兩種檔案管理方式各有利弊，傳統管理方式難以保存海量數據，但也具有固定的管理優勢，因此不容忽視。與現代電子檔案管理措施相較，雖然電子數據管理在安全保護方面存在一些不足，但它可以實現海量的數據保存、數據添加、刪除及快速查詢，并具有很高的效率。因此，在大型數據網絡查詢系統和互聯網查詢系統中，機密信息及重要信息可不錄入互聯網查詢系統中，通過裁判員的分流使信息安全防護水平得到提升。

3.3 注重管理人員綜合素質的全面提升

大量的檔案資料在經濟發展及社會發展中產生，在大數據的背景下，面對越來越復雜、越來越多的信息數據，對電子檔案管理者的綜合管理能力也提出了更加高的要求，要求相關管理人員不僅具備更強的信息處理、分析和實時更新數據庫及海量數據處理能力，提升對計算機等基礎設備的維護和升級也有所了解，企業在設備維護及升級方面可根據實際需要安排專項人員開展工作，實行人員負責。因此，企業檔案管理人員應及時了解時代發展理念，將創新科學管理理念引進至實際工作中，注重檔案管理的隊伍建設水平，以確保企事業單位的檔案管理專業化水平及技術水平緊跟時代發展，同時制定大數據相關技術，科學技術的掌握，為進一步開發利用檔案資料的利用價值奠定基礎，促進電子信息檔案使用范圍的不斷擴大。

4 結語

傳統的檔案管理模式顯然已經難以滿足現代化海量數據處理及管理的要求，隨著海量電子信息檔案資料的產生，企事業單位的檔案管理壓力也隨之之間加大，因此轉變管理理念、創新檔案管理模式勢在必行。電子檔案管理的創新必須順應時代的發展，大數據背景下進行的電子信息檔案管理創新，可有效推動企事業單位檔案管理水平及管理質量的全面提升，不斷創新和完善管理理念及管理制度，發揮電子檔案管理在推動企事業單位中的真正價值，為企業創造出更高的社會及經濟效益。