信息化背景下高校干部人事檔案的安全管理

吳偉瑩

[摘 ? ?要] 檔案既是信息，也是一種記錄方式。很多高校干部人事檔案工作仍處于邊緣地帶，信息化程度低，存在重視不夠、投入不足、實力不硬等問題，都對檔案安全構成了威脅。為解決這些問題，必須提高管理人員素質，規范信息利用，加強網絡安全，實行電子檔案異地異質備份，建立完整的檔案安全體系，從而確保檔案安全。

[關鍵詞] 高校檔案;信息化;檔案安全;現狀;對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 055

[中圖分類號] G271 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）19- 0127- 02

0 ? ? ?前 ? ?言

檔案安全是檔案工作的生命線。高校干部的人事檔案作用廣，利用率高，不僅關系到選拔聘任、薪酬分配、職稱評定，還為離退休等工作提供了重要依據。信息化技術的迅猛發展，使得高校也開始重視檔案信息化管理。高校檔案管理也呈現出管理觀念現代化、管理渠道多元化、管理方式數字化、信息載體多樣化等特征。因此，加強高校檔案安全管理勢在必行。

檔案安全工作就是 “預防結合”，做到積極預防、綜合防范，這是一種長效的安全機制。這種長效的安全機制是在相關部門的支持下基于制度體系執行力及組織協調能力，根據具體的標準，評估各項潛在的影響檔案安全的因素，制定防范措施，最終形成四個核心能力：檔案安全的基礎支撐能力、檔案開放利用的駕馭能力、檔案安全的保管維護保障能力以及檔案安全保障的社會影響力，從而確保檔案安全[1]。

1 ? ? ?高校干部人事檔案安全管理的現狀

干部人事檔案利用率越來越高，不僅體現在職務晉升、職稱評審、退休工資核定等，在遺產繼承、房屋產權公正等方面也起著至關重要的作用，因此，人們對干部人事檔案的重視程度在提高，高校檔案安全管理工作也在不斷改善中，但仍存在以下幾個方面的問題。

1.1 ? 檔案安全管理重視程度不夠

目前，大多數高校為了進一步發展，將學校主要力量都集中在人才引進、師資培養、基礎設施擴建等方面，對無收益的檔案工作關注甚少，致使干部人事檔案工作發展緩慢甚至處于邊緣地帶。此外，檔案管理人員以及分管領導等跟不上檔案信息化發展的步伐，對新理念理解不透徹，仍然采用舊思想、舊方法管理檔案，只注重紙質檔案，忽視電子檔案，只注重實體管理，忽視軟件技術。此外，檔案安全管理制度不健全等都加大了檔案安全管理的風險。

1.2 ? 檔案安全管理硬件投入不足

隨著信息技術的發展，檔案工作勢必要由實體管理向信息管理與實體管理相融合的方向轉變。部分高校還未成立專門的檔案館，檔案室庫房就在辦公室樓里，沒有齊全的防火、防霉、防盜設備，有的甚至沒有配備最基本的恒溫、抽濕系統，更不要提檔案信息化管理了。經費的投入影響著基礎設施的完整性以及信息化程度，從而影響紙質檔案的保存，而且容易造成電子檔案泄露，無法有效應對突發事件。隨著時代的發展，檔案安全工作至關重要，要想把實體檔案與電子檔案都做好，必須加大對檔案安全管理的投入。

1.3 ? 檔案安全管理專業實力不硬

檔案工作是一項專業性的技術工作，具有長期性、系統性的特點。隨著信息技術的發展，不僅對檔案工作人員的思想素質、業務素質有較高的要求，而且對信息技術、軟件操作的要求也越來越高。但目前，大部分人對檔案工作存在誤解，仍認為檔案工作無須專業技能、無須專業技術、無須參加培訓，導致很多從事檔案工作的人員綜合素質與崗位不相適應，有些甚至兼職人員在處理檔案工作。檔案管理人員信息技術水平偏低，對檔案的安全管理意識淡薄，工作人員的流動性高等影響了檔案工作的持續穩定發展，使其產生滯后性，無法適應新形勢，大大增加了檔案安全管理的風險系數。

2 ? ? ?影響高校干部人事檔案安全的因素

2.1 ? 外部環境方面的因素

外部環境因素主要包括自然環境以及基礎設施環境。自然環境多是指自然界發生的人力不可抗拒的因素，尤其是火災、地震、泥石流等災害。這些無法預測且不可抗拒的因素，都嚴重威脅著檔案安全。就地震而言，1976年唐山大地震以及2008年汶川大地震都使當地檔案館遭到了毀滅性破壞[2]。基礎設施環境包括存儲檔案的庫房及庫房的設備配置。檔案室庫房屋頂的防雨雪性能;庫房墻壁的堅固性、隔熱性、防潮性、防塵性;庫房地面防水防潮效能;檔案室溫濕度測量及控制設備、防火報警器及滅火器、監控錄像設備、消毒滅菌設備是否配置齊全等，這些因素都會影響到檔案的安全管理。

2.2 ? 檔案自身方面的因素

檔案自身方面的因素指的是影響檔案實體以及電子檔案的安全隱患。很多檔案隨著保存年限的拉長，原先用鉛筆、圓珠筆、藍水比等填寫的字跡變得模糊不清，很難辨認，而且紙質檔案在保存過程中容易發生霉變，在利用過程中也容易發生破損，這些因素都容易造成檔案損失。電子檔案對軟件和硬件方面的要求比較高，它不是一成不變的，它需要與時俱進，更新換代，而大部分高校檔案部門并未形成規模化發展，因此電子檔案的安全隱患一方面體現在電子檔案的收集以及后期整理過程中易造成遺漏或缺失，甚至信息錄入到軟件系統也不能保證信息的正確率達到100%，另一方面，電子檔案的保存存在泄露及丟失的風險。

2.3 ? 管理制度方面的因素

健全的制度是檔案標準化管理的基石，檔案標準化管理是檔案安全的根本保證。經過多年發展，中國檔案事業已逐漸成熟，各種檔案法律法規，規章制度以及操作規范等都趨于完善，但關于檔案安全方面的法律法規卻比較少，電子檔案的安全管理制度更是缺少。信息化環境下適應高校檔案管理特點的各項規章制度和法規標準的不健全、不完善，使得檔案安全管理無法可依，無法追究責任，無法保障檔案安全，檔案事業無法健康發展。