檔案工作者素質與檔案利用效果的關系

陳揚

摘 要：隨著社會的發展，我國的檔案管理的方法也突飛猛進。檔案意識是人們對檔案及檔案管理工作在社會各個領域實踐活動中所處的地位、所起的作用、所具有的性質的一種認識，這種認識的正確與否和強弱程度，直接關系著檔案效益的發揮。在檔案工作各環節中，檔案提供利用占主導地位，它是檔案工作的終極目標，是檔案自身價值的根本體現，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。檔案利用工作的質量和效率，取決于檔案工作者的綜合素質。檔案工作者的檔案意識淡薄，專業素質低下，工作思維固化，是導致工作方式陳舊、管理手段落后、服務思維狹隘等一系列弊病的元兇。因此，提高檔案工作者業務能力，增強創新服務意識，強化職業認同感，是檔案管理科學化水平提升的關鍵，對其工作效率和工作質量會產生極大的影響，直接影響著檔案的現實作用的充分發揮。

關鍵詞：檔案工作者素質;檔案利用效果;關系

企業檔案工作不僅包括收集管理各類檔案資源信息載體，防止檔案信息的散失，保障檔案信息的安全;還包括為科研生產、經營管理提供檔案信息的服務和利用。但在企業檔案信息資源的服務利用工作中，長期存在忽視檔案利用效果分析的情況，影響到檔案信息資源的深層開發與利用，一定程度上制約了檔案工作的良性發展。與統計利用總量相比，做好利用效果的統計、分析并研究檔案資源利用效果的實際效益更為重要。加強檔案資源利用效果的分析研究，能夠為企業的經營管理、科研生產提供更準確、更優質的服務;同時也是提升檔案工作影響力的有效措施。

1 企業檔案利用效果分析的重要作用

1.1 有利于了解檔案真正的價值和作用

檔案資源的價值需要通過提供利用來體現。只有通過檔案的利用和開發，才能顯現檔案資源的真正價值。有些單位和領導對檔案工作不夠重視和支持，主要原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態，被動服務的模式使檔案不出效益、不出成果的觀念在一些人心中根深蒂固。有保存價值的檔案資源一般都具有利用價值。在實際工作中，資源利用頻率與利用價值是成正比的。資源利用頻率越高，利用效果越大。利用效果分析中，對于利用頻率的統計就體現了這一點。因此，檔案資源的價值必須通過檔案利用產生的效益得以明確和體現。

1.2 有利于推動檔案的保管鑒定工作

眾所周知，檔案的保管期限定為永久、定期兩種。檔案到了規定的保管期限，就要組織相關部門進行鑒定，確定對其銷毀或延長保管期限。而利用效果是鑒定工作的重要依據，檔案利用頻率高、效益大，即使保管期限已滿，也應該延長保存期限;反之，檔案利用率低，利用效益小，即使未到保管期限，也應適當縮短保管期限。通過調查掌握檔案利用的效果，深入分析檔案的實際價值，能夠有效降低鑒定工作的難度，提高檔案鑒定工作的效率。

1.3 有利于提升檔案工作的影響力

通過對檔案利用效果的統計和研究，分析檔案利用效果，可以深入了解利用者對檔案資源利用需求的共性和差異性。從而創新檔案的服務方式，拓寬利用渠道，為利用者提供更精確的利用體驗，做到預見性服務和超前服務。使利用者充分認識檔案、重視檔案，為企業的經濟建設服務。通過利用效果的分析與研究，獲得翔實準確的利用數據，能夠充分實現檔案存儲利用價值。參與并完成這項工作，對不熟悉檔案的利用者而言，無疑會起到良好的宣傳和教育作用，提升各部門對檔案工作的認知度和認同感。

2 企業檔案利用效果分析存在的主要問題

2.1 忽視檔案利用效果統計產生的效益

片面追求檔案利用總量的提升。檔案部門編制年報時，為掌握庫存檔案利用情況，都要統計大量的利用數據。這其中包括利用人數、利用案卷（冊）數、頁數及檔案復制數量等。在采集數據的環節往往忽視了檔案資源利用效果信息的記錄。統計檔案利用總量，雖然在一定程度上也能反映檔案的利用情況，但往往流于片面，說明不了檔案工作為企業生產經營直接創造的價值和發揮的作用。檔案資源利用數量的增長只能反映檔案部門工作量的增長，卻不能體現檔案工作創造價值或效益的提升，更無法體現檔案保障企業運營的重要價值，這是檔案管理工作中實際存在的普遍問題。

2.2 忽視跟蹤采集利用效果的完整信息

檔案利用效果反饋越及時數據越準確。在實際工作中，利用者在利用檔案資源時，均需要申報查閱利用信息。除利用者的身份信息外，還需要說明利用檔案資源的目的。利用者填報利用目的往往流于隨意，如“工作需要”“提供參考”等。由于檔案部門不作填寫信息的精確要求，隨著服務利用的結束，檔案部門也隨之失去了及時采集檔案利用效果信息的機會。檔案信息資源利用分為兩個階段：第一階段，即利用者向檔案管理部門查（借）閱檔案資源或檔案部門主動為利用者提供檔案資源，這一過程只反映檔案的利用情況;第二階段，即檔案資源通過利用者在實際工作中的應用，產生社會效益或創造出經濟效益，這一階段才能體現檔案的真正價值。為了獲得準確完整的利用效果，檔案部門必須參與整個利用過程，即在提供利用時要有目的地做深層次的調查研究，并詳細記錄，同時全程跟蹤利用者的利用行為，采集利用效果的所有數據，從源頭完善利用效果分析數據的來源，保障利用效果的完整性和準確性。

3 優化措施分析

3.1 轉變觀念，創新服務

檔案的利用工作向來是以“你來我取”框式管理方式，形成故步自封的工作狀態。檔案工作者應打破固定思維，掌握利用需求，更新服務方式，改變長此以往檔案提供利用“坐堂等客”的被動利用方式。通過各種途徑掌握利用者的需求情況，變被動服務為主動服務，通過信息發布、參加會議、調查研究等方式，掌握企業生產及項目改造等工作的動向和需要的檔案信息，了解企業各部門對檔案信息的需求，提前有針對性地做好服務工作，把許多埋藏在庫房深處有實用價值的檔案挖掘出來，進行深層次的開發。另外，檔案工作者要適應時代發展需求，借助計算機信息平臺，一方面可以提高信息獲取能力，從而更好地進行檔案利用，另一方面，通過上網學習，從中獲得信息資源，使自己掌握新知識、新技能。

3.2 科學管理，提高效率

完整準確的信息資源、科學規范的管理方法，是檔案利用工作的根本保障。檔案的提供利用是檔案工作的出發點和終極目的，檔案的各個工作環節最終都服務于檔案利用工作，從收集、整理、鑒定、檢索編目到安全保管，只有各個工作環節落實到位，才能實現檔案工作標準化、規范化、科學化、信息化管理，為檔案利用工作提供堅實的基礎。隨著科學技術的發展和信息化水平的提升，檔案部門應及時改進檔案管理方式、強化檔案管理水平，在做好紙質檔案管理基礎上，逐步完善檔案電子化管理，更好地記錄各種文字、聲音、圖像和視頻信息，由過去單一的紙質檔案管理發展過渡到檔案紙版與電子版雙重管理。實現紙質檢索與電子檢索并存的利用方式，對檔案資料的查全率及查準率提供雙重保障，有效提升檔案的利用效率。

4 結語

檔案意識與檔案工作的應用成效密不可分，通過社會對檔案價值和檔案工作重要性的深刻認知，擴大檔案工作在社會上的影響，是提升檔案認知度最有效的手段。檔案工作者應不斷探尋新的服務方式，以超前的服務理念、優化的信息服務，確保檔案的專業性、利用的主動性、服務的超前性，發揮出檔案高效便捷利用的社會功效，為企業提供有價值的信息資源，將潛在生產力化為現實生產力，為檔案工作贏得應有的社會地位，更為檔案工作人員展示自我、跨越發展提供展示的平臺。

參考文獻

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