衛生檔案的特點及其開發利用研析

張艷麗

摘 要：在醫療衛生單位管理中，衛生檔案能發揮重要的基礎作用，促進醫療衛生技術的發展，本文研究衛生檔案的特點，總結了兩點：專業性強，來源途徑廣;衛生檔案管理工作需要標準程序的支持。并在此基礎上進一步探究有效開發和利用衛生檔案的措施，希望能為關注此話題的研究者提供參考意見。

關鍵詞：衛生檔案;規章制度;精細化管理

從當前的形勢來看，醫療衛生單位對醫療衛生檔案管理工作不夠重視，各項資源的投入還遠遠不足，使得醫療衛生檔案管理在實際運行中表現出種種問題：收集整理的衛生檔案不夠全面;檔案信息化水平較低;檔案資料管理手段有效性差。對此有必要深入分析衛生檔案的特點，加大對醫療衛生檔案的管理力度。

1 衛生檔案的特點

1.1 專業性強，來源途徑廣

衛生檔案是非常專業的，以衛生監督檔案為例，首要職責就是衛生監督。衛生監督檔案記錄的是衛生監督過程中產生和反應監督執法的內容，該文書檔案以多元形式存在，真實反映了衛生監督主體的實際情況，記述的內容有很強的專業性，主要包括行政處罰檔案、衛生行政許可檔案、日常監督檔案。衛生檔案的服務對象是特定的，衛生監督檔案必須要保證保密性良好，這由衛生監督工作的實際特點決定。衛生監督檔案不能像其他檔案一樣在社會公開，它有特定的服務對象，絕大部分的內容只能由內部掌握，而不能在社會范圍內擴散，更不能隨意公開。就衛生監督檔案而言，有很多分散的原始資料，綜合辦公室負責管理衛生監督檔案。衛生監督檔案的載體資料有很多類型，包括人事、會計、基建、執法、許可和黨務。文件的來源途徑也有很多，可能是上級下發的，也可能是來源于日常監督中發現的案件資料，還有可能來源于社會舉報[1]。

1.2 衛生檔案管理工作需要標準程序的支持

自新醫改實施以來，對醫療衛生檔案管理工作的要求就有所增加。但是從現實情況來看，衛生檔案管理工作領域的相關研究還有待加深。針對醫療衛生檔案管理工作所制定的規章制度和工作細則還不夠具體，這就導致很多地方衛生醫療衛生檔案管理出現了各種各樣的問題。主要有以下幾方面的表現：第一，工作人員的衛生檔案工作意識還比較弱，存在很多醫療衛生部門對檔案工作的定位是醫療衛生行業的附屬，其主要功能是記錄醫療衛生系統的日常運行活動，只把衛生檔案看做是一種工作工具，而沒有意識到衛生檔案管理工作所蘊含的潛在經濟效益，由此可見，工作人員不夠重視衛生檔案管理工作。第二，針對衛生檔案管理所建立的規章制度還不夠完善，就衛生檔案管理工作而言，有著系統性和專業性都比較強的特點。在歸集和整理衛生檔案時，要保證規范化進行，所以有健全而又完善的規章制度非常關鍵。要積極明確衛生檔案的工作程序和標準，也要有效確定檔案質量。但是從目前的實際情況來看，針對衛生檔案管理所建立的規章制度系統性不佳，也不夠細化具體，在單位內部檔案管理工作中所發揮的作用微乎其微。

2 有效開發和利用衛生檔案的措施

2.1 運用新的檔案工作管理理念

開展衛生檔案管理工作需要新的管理理念的支持，作為醫療衛生單位應對檔案管理工作引起重視，尤其是單位中的管理層人員，必須要充分認識到衛生檔案能在醫療衛生事業中能夠發揮的作用，為醫療衛生檔案管理工作的順利開展提供有力支持。為了實現這一目標，不僅要堅持創新，還應該積極踐行共享理念，為衛生檔案工作的順利開展提供有價值的指導意見。與醫療衛生單位的自身的實際情況相結合，保證建立的檔案管理工作模式能滿足醫療衛生機構的實際需求。在衛生檔案管理工作方面要加大資金投入，及時更新管理設備，加大人力投入。使衛生檔案管理工作的外部環境獲得有效改善，如此一來衛生檔案管理工作也就有了良好的基礎保障。對于檔案管理部門來說，有必要積極轉變工作理念，使檔案服務意識得到強化，在開展檔案管理工作時，要嚴格按照業務要求進行。建立并完善檔案管理規章制度體系，工作的重點是檔案資料的歸集、積累和歸檔。使得醫療衛生檔案得到充分開發和利用，提高醫療衛生整體水平。

2.2 避免檔案遺失失密

檔案的質量在很大程度上與資料的收集過程有關，資料收集者積極主動收集資料要保證資料是完整準確的。資料收集涉及到的內容有照片、音像材料、電子材料和工作日志，不管是收集還是整理，都應該積極進行。在收集資料時使用的方法應該是靈活的，從而在根本上保證檔案資料是安全的。針對某些重要的檔案，相關工作者有必要采取跟蹤收集的手段，更好挖掘檔案中具有保存價值的信息，并及時把這些信息收集起來。積極協助相關工作人員，妥善保管其中具備保存價值的文件，并嚴格執行歸檔和處理手段，避免出現檔案遺失的不良情況，也防止檔案受到破壞。在此基礎上要進一步加大對檔案的管理力度。就比如說突發的公共衛生事件，醫院展開檔案管理工作應當凸顯“以防為主”的要求。在醫院內部從事檔案安全管理的工作人員，要積極強化自身的防范意識，對檔案管理工作引起高度重視確保檔案庫房是堅固的。做好檔案保護制度的構建工作，對監控重點加以明確，將信息技術充分利用其中，避免出現失密的不良情況，防止非法分子竊取衛生檔案，這很有可能在社會范圍內造成不良影響，甚至危害人民群眾健康。

2.3 實施精細化管理手段

做好醫療衛生檔案開發利用工作，應實施精細化管理手段，做好檔案開發利用工作，通過檔案反映醫療衛生單位的實際運行情況，為醫療衛生工作的有效開展提供真實可靠的依據。為了實現這一目標，要重視檔案信息庫的建設工作，從海量的數據中進一步挖掘其中的價值，在深入分析的基礎上實現充分利用。比如與醫療衛生單位的實際情況相結合，建立功能強大的檔案管理應用平臺，該平臺能為業務運行、績效考核、財務計劃的運行、核算醫療成本、核查固定資產的使用情況提供有力支持。建設的醫療衛生檔案應用平臺能使內部的管理工作的實際情況獲得改善，也能為控制成本提供幫助[2]。在智能管理技術的支持作用下，檔案管理的專業化、精細化和規范化管理水平都會有所提高。要重視對醫療衛生檔案管理工作人員的教育和培訓，使醫療衛生檔案管理的工作質量獲得提高。建立檔案管理工作人員隊伍，與檔案管理工作的實際情況相結合，有力提高檔案管理人員的綜合素質和職業技能，及時更新檔案管理工作的知識和技術，使衛生檔案管理的信息化水平獲得提高，充分發揮醫療衛生檔案的價值。

3 總結

綜上所述，開發和利用衛生檔案要對新醫改的相關要求加以分析，發揮新理念的指引作用，應用標準化、制度化的檔案管理方法，由于醫療衛生檔案專業性強，來源途徑廣，對其進行管理、開發和利用需要標準化程序的支持，所以應運用新的檔案工作管理理念，避免檔案遺失失密，此外還需實施精細化管理手段。

參考文獻

[1]曹國萍.醫院突發公共衛生事件檔案的特點與管理初探分析[J].臨床醫藥文獻電子雜志，2018，5（72）：185.

[2]熊婧，馬思明，裴雪暉.大數據時代對醫療衛生檔案管理發展的影響綜述[J].低碳世界，2018（01）：347-348.