人事檔案管理若干問題研究

周麗艷

摘 要：在一個人的成長過程中，人事檔案管理見證和記錄了一個人不同階段不同時期的人生軌跡，也是企事業單位、政府機關考核和監管居民身份、各種經歷和行為的證據材料，對個人和社會都具有重要意義。目前人事檔案管理因為管理權、所有權、人權保障等方面存在責任不到位、管理不到位、維護不到位等種種問題，給國家人事檔案管理工作造成了很多麻煩，需要對制度、管理模式、監管機構進行改革和調整，從而提高人事檔案管理水平，使其更加規范化、系統化、科學化。

關鍵詞：人事檔案管理;創新管理;人權保障

人事檔案管理是將人事檔案進行收集、鑒別、整理、利用及轉遞的過程及活動，是個人展示人生經歷、學習生涯、人際關系、社會交往、工作經驗的資料，是用人單位歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。規范人事檔案管理工作是適應國家社會主義事業的需要，是簡政放權、提高辦事效率、便捷人民生活的需求。

1 人事檔案管理的所有權問題

人事檔案管理所有權是人事檔案管理的重要內容，但我國目前對于該問題還沒有明確的規定，導致出現了部分企業私扣檔案、職工私改篡改的現象，人事檔案的準確性、客觀性、公正性得不到保證。一種說法是人事檔案管理的所有權歸企業單位所有，即員工在崗位上工作、活動的經歷、過程、結果由單位記錄記載，是個人在單位活動的所形成的可供查閱考證的歷史證據，所以所有權理應歸工作單位所有，但是當員工不論以何種理由與工作單位解除工作關系時，單位不得出于維護企業利益的目的而以人事檔案為威脅，克扣員工正當合法應得的利益，理應在勞動關系解除時轉出個人檔案，也就是說單位對人事檔案管理的所有權并不是永久的，而是暫時的。另一種說法是人事檔案的所有權完全歸個人所有，從人事檔案的內容上來看，是對個人人生階段、社會關系、學習經歷的記載，是完全屬于個人隱私性的物質，也是一個人在社會上的信用憑證，所以有很多人會為了方便省事，或者是節省人事檔案保管的費用， 便將個人檔案自己保管。 然而這種歸個人所有的檔案，在法律法規上是明令禁止的，企業職工管理中指明檔案的轉移必須通過機要交通或者專人取送，禁止個人私自保存他人的檔案。個人保管檔案固然省事省錢，但因為檔案是直接與個人利益掛鉤的，私自占有無法保證檔案的絕對真實性和有效性，失去了真實性個人檔案也就失去了使用價值，所以人事檔案管理的所有權不歸個人所有。

2 人事檔案管理的人權保障

所謂“人權”是指“人，因其為人而應當享有的各種權利”，每個人都應該受到合乎人權的對待，具有普適性和道義性，人權保障一直以來都是社會的焦點。在人事方案管理方面上，由于體制機制不健全、責任擔當不明確等原因，出現了多部門共管或者無人管理的局面，管理源頭的不明確導致許多部門、單位私自管理人事檔案，國企、私企、行政單位都存在著為追求自身利益最大化而故意扣留下屬檔案的現象，許多員工努力通過考試或是其他方式尋找到了待遇更優厚、更有利于實現人生價值的工作崗位，卻因為原有單位不允許轉出、調動人事檔案而不得不放棄目標繼續從事自己討厭的職業，員工的人權失去了合法維護和保障;又比如個人檔案所在的部門，因為管理不當、存放不當，受自然災害的影響，出現了字跡模糊、紙張殘缺的現象，眾所周知，人事檔案一經破壞后很難恢復，很難再實現從出生、入學、畢業、工作全階段的二次記錄，給個人信息所有者完成了很大麻煩和困擾，不利于人民向勞動部門或機關單位提供身份證明;另外檔案管理部門存在監管不到位的情況，給了那些惡意修改檔案內容的不法分子可乘之機，檔案的真實性、公正性無法得到保障，或是部分部門較為落后，無法實現檔案信息的動態記錄和管理，被管理信息的當事人的知情權與信息管理、保存出現無法挽回的偏差。

3 改革措施

3.1 明確所有權

在前文中可以得知人事檔案管理的所有權不能單一的歸個人、企業或服務機構所有，為了保證個人檔案的絕對真實和動態管理，應當明確所有權歸國家所有，無論是保存在國家機構的干部領導的人事檔案，還是保存在人才服務機構的非國企等其他企業的個人檔案，都屬于國家人事檔案管理機構的有機組成部分，人才服務機構以及人事管理部門都只能是暫時享有記錄記載個人信息、管理個人社會經歷的權利，其國家對于人事檔案管理的高度所有權不能隨人員流動造成的檔案轉移而轉移，必須始終堅持國家對于人事檔案管理的所有權。

3.2 改革管理制度

針對人事檔案管理存在的若干問題，必須對管理制度進行改革。首先需要將管理與互聯網大數據相連接，及時將動態信息完整記錄在案，保證信息的完整性和實時有效性，不得出現漏刪添改信息;第二要加強對企事業人力資源部門的監管監察，成立人事檔案管理小組，監督企業為強制性留住人才、維護企業利益、實現利益最大化而出現的私扣個人檔案、抹黑個人信息等現象，用法律法規維護每一位公民的人權和利益;第三要增強公民的知情權，可以開設電子檔案通過個人身份驗證的方式方便公民查找個人信息，減免不必要的個人信息審閱的費用和程序，保障公民準確及時了解個人記錄在檔案信息的內容和動態，另外還要虛心接受公民對于個人信息管理的建議。

4 結論

人事檔案管理是一個宏大的項目，保證人事信息保存的真實有效性和社會價值是檔案管理的重點內容，國家相關機構部門要針對人事檔案管理存在的具體問題具體分析，根據國家、人民需求提出解決方案和改革措施，保障我國人民的合法權益不受侵害，更好的為社會主義建設事業服務。

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