司法機關案卷檔案保存機制探討

高苗苗

摘 要：司法機關案卷檔案文件形式多種多樣，內容復雜，保存意義大，難度也大，單位應打造高素質專業化檔案管理團隊，創新案卷檔案保存模式和管理理念，實現案卷檔案保存與利用的銜接，提升案卷檔案管理保存水平。

關鍵詞：司法機關;案卷檔案;保存機制;探討

一般來說，司法機關是指人民法院，但是從廣義上講，人民法院、人民檢察院、公安部門、司法行政部門都屬于司法機關的范疇，因為這些部門的工作性質及內容不同，所以，在檔案管理上，也存在不同的要求。鑒于司法機關的政治性質，對于案卷檔案的保存有著極高要求[1]。在信息化及互聯網時代背景下，司法機關應該合理應用現代化科技，優化案卷檔案保存機制，提升檔案保存的可靠性和安全性，同時優化檔案利用率。

1 司法機關案卷檔案概述

司法機關在日常工作過程中，會產生大量工作檔案，包括案卷檔案、會計檔案、行政檔案、黨建檔案等。其中，案卷檔案屬于訴訟文書檔案，包含訴訟文書、證據材料等內容，是司法機關檔案管理部門的重點管理對象。

與其他行政機關工作檔案不同，案卷檔案它的本質是檔案，是反映人們社會活動的歷史記錄，是法律援助工作的總結，僅此一份，一旦損壞或丟失，將造成不可估量的損失。而且，案卷檔案除了是一種信息的保存外，還具有持續的效力，因為，按照《中華人民共和國檔案法》、《人民法院檔案管理辦法》等法律法規的規定，案件結束后，案卷檔案即可入檔。但是，案件經法院審判后的結案，并不等同于法律意義上的結束，按照《訴訟法》所規定的再審制度，如若案件審判后，出現新的證據，是可以推翻審判結果進入再審程序的，需要重新開啟原有案件卷宗，持續更新，完整反映案件的審判過程[2]。

除了保存意義重大外，司法機關案卷檔案保存難度也極大。案卷卷宗中包含各類法律文書、證據材料、法律條文等，文件形式多種多樣，內容復雜，紙質檔案、實物檔案、電子檔案共存，保存方法各異，管理難度大。而且，按照《人民法院檔案管理辦法》的規定，案卷卷宗的保存期限為長期或永久。

2 司法機關案卷檔案保存現狀

1）案卷檔案管理人員綜合素質不足。司法機關工作性質特殊，政治地位敏感，工作人員大多為國家公務員，而且檔案管理工作由書記員、法官助理等兼任，還有一部分是專門聘請的專業人員，從案卷檔案管理團隊組成上來看，專業方向不一，很難協調好雙方的工作。而且，在信息化時代，部分案卷檔案為數字形式檔案，在無紙化辦公要求下，各地紛紛開展檔案管理的信息化建設，這要求檔案管理人員，能夠掌握基本的計算機知識和技能。但是，從目前來看，兼具司法專業知識、檔案管理知識及信息素養的檔案管理人員，少之又少。兼職檔案管理人員，熟知法律知識，但是缺乏專業的信息管理知識;專職檔案管理人員，專業素養過關，但是法律知識欠缺;而一些工作經驗豐富的老員工，可能在常年工作下，法律素養及專業素養均較高，但是學習能力退化，信息素養偏低[3]。

2）保存模式和管理理念落后。現階段，司法機關所采用的案卷檔案保存模式、管理理念較為落后，缺乏大局觀念，重內不重外。雖然說，案卷檔案是在司法機關審判活動中形成的記錄，但是，案卷檔案的利用并不局限于審判業務部門，執行部門等也可能要利用這些檔案，其他法院及上級法院，由于需要調取相關聯的案例，或者對案件審判展開司法監督，調用相關案卷檔案。而且，監獄管理部門在對在押犯人作出減刑假釋處理時，檢察機關在起訴過程中確認案件當事人情況時，也需要用到這些檔案[4]。現階段的保存模式和管理方法，有違案卷檔案保存和管理的初衷，無法發揮其信息指導價值。

3）案卷檔案的保存與利用銜接不足。保存的作用，是為了后續更好的利用，所以，這是兩個密切銜接的過程。但是，現階段在司法機關案卷檔案管理中，保存與利用明顯脫軌。通常情況下，法院的案卷調取都比較緊急，為了保證司法效率，案卷調用、歸檔的信息輸入，通常會比實踐更慢一步，很容易發生紕漏。這一現象的發生，與檔案保存方式較為傳統有關，檔案利用信息無法及時反應在管理平臺上，造成了檔案管理的不透明。而且，實體案卷的利用十分不便，程序繁瑣，而且，在利用過程中，管理難度大，很容易出現各種意外。

3 司法機關案卷檔案機制的構建

1）打造高素質專業化檔案管理團隊。針對目前檔案管理人員總體素質無法滿足案卷檔案保存要求的問題，司法機關應該積極作出改變，打造專業協調的檔案管理隊伍。首先，協調好檔案管理部門的工作，合理分工，充分發揮司法人員對于案卷內容的敏感性，嚴格按照案件進程的法律程序，有序存檔，保證檔案內容質量，便于后期的檔案查詢和利用。充分利用檔案管理人員的專業度，優化檔案保存方式，做好案卷檔案保存工作。其次，為了打造全能型的檔案管理人員，司法機關應對癥下藥，制定個性化的培訓方案，比如說兼職檔案管理的書記員、法官助理等，需展開展檔案管理專業教育，幫助其熟練掌握現代化的案卷檔案保存理念和方法。引進高學歷具備較高信息素養的檔案管理專業人才，并引導其在日常工作中，逐步熟悉法律知識，掌握司法程序，同時，推動專職人員和兼職人員的交流互動，互相學習，共同提升[5]。

2）創新案卷檔案保存模式和管理理念。要想提升案卷檔案利用率，更好的發揮其社會效用，司法機關應該轉變現有的管理模式，改變各級法院各自管理本院形成訴訟檔案的方法，實現案卷檔案的集中統一保存管理，實現資源的共享。國家應該充分重視基層法院的案卷檔案保存管理工作，給予足夠的資金支持，讓基層法院能夠健全檔案管理部門，打造現代化案卷檔案保存室，配置足夠的檔案管理專業人員，為全國司法檔案庫的構建，打下良好的基礎。同時，推動案卷檔案的數字化建設，借助電子卷宗，實現檔案內容的異地共享，加強實體卷宗的調用、借閱管理，降低檔案損毀、丟失風險。

3）實現案卷檔案保存與利用的接軌。司法機關應該嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施細則》、《機關檔案工作條例》、《人民法院檔案管理辦法》等規章制度，完善案卷保存機制，設立相對應的檔案機構，按照檔案分類和載體差異進行案卷檔案保存。為了優化案卷檔案的利用，應該充分應用計算機技術、數據庫技術、數字化技術及互聯網技術，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，建立共享數據平臺，實現信息的異地共享，使用者登陸平臺后，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，大大提升工作效率。

4 結語

司法機關在審判活動中，會產生大量訴訟文書檔案，案卷檔案就屬于其中的一種，數量最多，且內容最為繁雜，相較于其他檔案，管理難度大，且專業性較強，需要嚴格按照相關準則進行內容的采集、整理、分析、保存和利用[5]。隨著時間的延長，案卷檔案內容會不斷增加，依靠傳統的管理方式，采用原始資料保存的方法，可行性低，很容易出現案卷檔案丟失、損壞的情況。為了形成一個龐大的案卷檔案庫，相關部門應該借助現代化信息技術，實現案卷檔案的紙質化保存和數字化管理，全面提升案卷檔案管理利用水平。

參考文獻

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[5]宋能君，廖從偉，王方方.司法責任制改革背景下統一業務應用系統的完善——以重慶檢察五分院的應用為視角[J].法制與社會，2018（07）：166-168.